İdare bünyesinde kullanılmasına ihtiyaç duyulan akaryakıt, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca yapılan 2017/508099 ihale kayıt numaralı “Akaryakıt Alımı” işi ile temin edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun temel ilkelerini düzenleyen 5’inci maddesine göre idareler ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 25’inci maddesinin (f) fıkrasında ise sözleşmenin uygulanması sırasında yüklenicinin ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak taahhüdünü yerine getirmemesi yasak fiil ve davranışlar arasında sayılmıştır.

İdare tarafından 15.11.2017 tarihinde ihalesi yapılan ve 08.12.2017 tarihinde sözleşmeye bağlanan Akaryakıt Alımı İşine ait Teknik Şartnamenin 3’üncü maddesinde aynen;

“Yüklenici şu an idaremizde kurulu bulunan akaryakıt istasyonuna işin yerine getirilebilmesi için varlığı zaruri olan aşağıda özellikleri belirtilen otomasyon sistemini idareden herhangi bir ücret ve hak talep etmeden kurmayı ve işler vaziyete getirmeyi kabul ve taahhüt etmiş sayılır.”

İfadelerine yer verilerek ihale kapsamında istenen tank otomasyon sistemi, pompa otomasyon sistemi ve taşıt tanıma otomasyon sistemine ait özellikler belirtilmiştir. Ancak yerinde yapılan denetim neticesinde teknik şartnamede bahsedilen sistemlerin kurulmadığı görülmüştür. Bahsi geçen sistemler ciddi bir maliyeti gerektirip ihaleye katılan isteklilerin ya da ihaleye katılabileceklerin teklif tutarlarını veya ihaleye katılıp/katılmama durumlarını etkileyebilecek niteliktedir. Kaldı ki bu durum İdarenin de zararınadır; zira ihale kapsamında

taahhüt edilen sistemlerin yapılmaması, var olan eski sistemlerin kullanılmasına ve yenilenmemesine sebebiyet vermiştir.

İhale kapsamında kullanılan taşıt tanıma sisteminin doğrudan ilgili taşıta entegre olmaması iç kontrol riski oluşturmaktadır. İdarece kullanılan taşıt tanıma sistemi, bankamatik kartı benzeri bir şekilde kartın okutulması ile yakıt alımına izin vermektedir. Bir kart bir plakaya tanımlı olsa da farklı araçlar için de alım yapılabilmektedir ve bunların kontrolü sadece ilgili birim tarafından manuel olarak yapılmaktadır. Hakedişlerin incelenmesi esnasında da belli bir plakaya tanımlanmış karttan İdarenin başka araçlarına da yakıt alınabildiği görülmüştür. Bu şekilde bir uygulama yerine tanımlanan araç dışında başka araçlara yakıt alımına izin vermeyen, ilgili araçlara monte edilebilen “Akıllı Halka” ve “Taşıt Kimlik Ünitesi” benzeri taşıt tanıma sistemleri ile kilometre kontrolü de yapılabileceğinden iç kontrol riskleri azalacak, sistemin daha düzgün ve kontrollü işletilmesine katkıda bulunulacaktır.

Buna göre, istekli olabilecek firmalar ihale dokümanını inceleyerek katılım gösterip göstermeyeceklerine karar vermekte; katılım gösterenler de dokümandaki şartların tamamını göz önünde bulundurarak tekliflerini sunmaktadırlar. Bu yüzden teknik şartnamede belirtilen hususların eksiksiz olarak gerçekleştirilmesi ya da ihtiyaç duyulmayan hususlara ihale dokümanında hiç yer verilmemesi, rekabet ilkesinin sağlanması açısından önem arz ettiği gibi ihtiyaçların uygun şartlarla karşılanması ilkesinin hayata geçirilmesine de hizmet edecektir.

Kamu idaresi cevabında; özetle akaryakıt alımında kurulu olan otomasyon sisteminin ilk yüklenici tarafından yapıldığı, bu sisteme uygun yakıt alımı yapılmakta olduğu, otomasyon sisteminin akaryakıt alımının ayrılmaz parçası olduğundan yüklenici nezdinde yapılmasının uygun görüldüğü ve otomasyon sisteminin bakım ve güncellenme maliyetlerinin yaklaşık maliyete eklenmediği belirtilmiş,

İhale kapsamında kullanılan taşıt tanıma sisteminin hatalı uygulamaları ile otomasyon sisteminin kurulmamış olmasının hatalı olduğu hususuna İdare tarafından da iştirak edildiği, söz konusu riskleri bertaraf etmeye yönelik çalışmaların yürütüleceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak kamu idaresi cevabında otomasyon sisteminin bakım ve güncellenme maliyetlerinin yaklaşık maliyete eklenmediği ifade edilmişse de yaklaşık maliyetlerin gizli olduğu ve ihaleye katılım gösterecek istekliler tarafından bilinemediği nazara alındığında,

ihale dokümanına göre tekliflerini oluşturan istekliler için söz konusu hususun önem arz etmediği anlaşılacaktır.

Bulgu konusu tespite itiraz edilmediği ve risklerin önlenmesine yönelik çalışmaların yürütülmeye başlandığı ifade edildiğinden söz konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetim dönemlerinde izlenecektir.