İdarenin yaptığı bazı mal alımlarında, Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’e aykırı olarak, bedeli ödenerek alınan malların yüklenici firma depolarında tutulmuş olduğu ve alımı yapılan mallara ilişkin kabul sürecinin hatalı işletildiği görülmüştür.

4735 sayılı Kanun’un “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde;

“Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz…”

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 9’uncu maddesinde;

“Muayeneye tabi tutulacak mal veya numune, idarenin mevcut malları ile karışmaması amacıyla ve malın niteliği ve evsafı değişmeyecek şekilde, muayene sonucu alınıncaya kadar ayrı bir depoda geçici olarak saklanır.

Bunun mümkün olmaması halinde, muayene, idarenin deposu içinde ayrılacak bir yerde yapılır ve sözleşme konusu malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyici her türlü tedbir idarece alınır.”,

25’inci maddesinde ise; “Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır.

Geçici kabulün söz konusu olduğu alımlarda ise, kesin kabul zamanı ihale dokümanında belirtilir. Kesin kabul zamanı geldiğinde yüklenici veya vekili bir dilekçe ile idareye başvurur. Bu başvuru üzerine; idarece kesin kabul teklif belgesi düzenlenerek, geçici kabulü yapan komisyonca veya zorunlu hallerde yeni bir kabul komisyonu kurularak kabul işlemleri yapılır.” hükümlerine yer verilerek mal alımlarında muayene ve kabul sürecinin nasıl olması gerektiği açıklanmıştır.

4735 sayılı Kanun’un “Yasak fiil ve davranışlar” başlıklı 25’inci maddesinde;

“Sözleşmenin uygulanması sırasında aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır:

1. Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla sözleşmeye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek.

2. Sahte belge düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek.

   
   

3. Sözleşme konusu işin yapılması veya teslimi sırasında hileli malzeme, araç veya usuller kullanmak, fen ve sanat kurallarına aykırı, eksik, hatalı veya kusurlu imalat yapmak.

4. Taahhüdünü yerine getirirken idareye zarar vermek.

   
   

5. Bilgi ve deneyimini idarenin zararına kullanmak veya 29 uncu madde hükümlerine aykırı hareket etmek.

6. Mücbir sebepler dışında, ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak taahhüdünü yerine getirmemek.

7. Sözleşmenin 16 ncı madde hükmüne aykırı olarak devredilmesi veya devir alınması.” hükümlerine yer verilerek sözleşme sürecindeki yasak fiil ve davranışlar açıklanmıştır. Ayrıca bu maddede belirtilen fiil ve davranışlara ilişkin olarak bahsi geçen Kanun’un “İhalelere katılmaktan yasaklama” ve “Yüklenicilerin ceza sorumluluğu” başlıklı 26 ve 27’nci maddelerinde de ayrıntılı hükümler yer almıştır.

Mezkûr Kanun’un “Tedarikçilerin sorumluluğu” başlıklı 33’üncü maddesinde;

“Tedarikçiler taahhütleri çerçevesinde kusurlu veya standartlara uygun olmayan malzeme verilmesi veya kullanılması, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmemesi ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan doğrudan

sorumludur. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre tedarikçiye ikmal ve tazmin ettirilir. Ayrıca haklarında 27 nci madde hükümleri uygulanır.” denilerek mal tedarikçilerinin sözleşme sürecindeki sorumluluğu belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, İdarenin sözleşmesini imzaladığı, yüklenicisinin kendi iştirak şirketi olduğu, aşağıda belirtilen ve hakediş ödemesi yapılmış olan ihalelerde, bahsedilen mevzuat hükümlerine aykırı olarak, bazı bitkisel materyalin yüklenici depolarında tutulması suretiyle kabul sürecinin hatalı yürütüldüğü tespit edilmiştir.

• 2020/449400 İstanbul Geneli Yeşil Alanlarda Kullanılmak Üzere Bitkisel Materyal Mal Alım İşi- Sözleşme Tutarı: 224.828.057,53 TL

• 2021-303240 İstanbul Geneli Yeşil Alanlarda Kullanılmak Üzere Bitkisel Materyal Mal Alım İşi- Sözleşme Tutarı: 170.210.415,75 TL

Söz konusu durumda; denetim, muayene ve kabul işlemleri sonrasında hakediş ödemesi yapılan malların İdare depolarında bulunması esas olduğundan, yapılan denetim, muayene ve kabul işlemleri hatalıdır. Yüklenici firmanın, ilgili malları zamanında ve eksiksiz teslim edip etmediği hususları sözleşme sürecinde önem arz ettiğinden, bu konularda sözleşmeye ve şartnamelere aykırı bir işlem tesis edilmemesi için İdare tarafından söz konusu sürecin mevzuata uygun şekilde işletilmesi gerekmektedir. Ayrıca, 4735 sayılı Kanun’un 25’inci maddesindeki yasak fiil ve davranışlara aykırı bir işlem tesisini engellemek için de alınan malların İdare depolarında bulundurulması ya da bahsi geçen malların İdarece fiilen teslim alınana kadar hakediş ödemesinin yapılmaması gerektiği düşünülmektedir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulguda bahsedilen işlere ilişkin denetim ve muayene süreçlerinin mevzuat çerçevesinde yapıldığı, talep edilen malların zamanında, eksiksiz ve tutanakla alındığı ve bu kapsamda hakediş ödemesi gerçekleştirildiği, İdare kayıtlarına geçirilen malların İdare depolarında bulundurulmasına hassasiyetle dikkat edilmekle beraber, İdarece talep edilen, teslimi gerçekleştirilen ürünlerle ilgili; hava muhalafeti, alınan ürünlerin canlı materyal olması ve bakıma ihtiyaç duyulması bu bakımın sağlanarak ürünlerin zarar görmemesi ve İdareye ek bir maliyet oluşturmamak amacıyla yükleniciden bir depolama alanı tespit edilmesi ve muayene kabul işlemlerinin belirlenen alanda yapılmasının talep edildiği, muayenesi ve kabulü yapılan ancak depolama alanlarında oluşan fiziki sıkıntılar nedeniyle İdare depolarına konulamayan ve dikimi gerçekleşmeyen ürünlerin bakımının sağlanması ve zarar görmemesi amacı ile İdare için özel hazırlanmış yüklenici depolarında

geçici bir süre tutulduğu, bununla birlikte arazi şartlarında ve depolama alanlarında zarar gören ürünlerin hesabının yapılarak yüklenici hakediş hesaplarından minha edildiği ifade edilmiştir.

İdare tarafından gönderilen cevapta hava muhalefeti, alınan ürünlerin canlı olması ve bakıma ihtiyaç duyması gibi sebeplerle yüklenici deposunda bekletildiği ve zarar gören ürünlere ilişkin kesintilerin yapıldığı ve sürecin mevzuat çerçevesinde işletildiği ifade edilmişse de; bulguda da bahsedildiği üzere alım sürecinde hakediş ödemesi yapılan ürünlerin alınmış, kullanılmış veya kullanılmak üzere İdare nezaretinde/gözetiminde bulunması uygun olandır. Depolamaya ilişkin çeşitli sorunların bu yöntemle değil ilgili birimlerce geliştirilecek ve İdare kontrolünü önceleyen çözümlerle gerçekleştirilmesi gerektiği düşünülmektedir. Dolayısıyla bu durum yüklenici firmanın sözleşme hukukuna uygun davranması ve alım sürecinde hataların önüne geçilmesi açısından da önem arz etmektedir.

Sonuç olarak, muayenesi ve ödemesi yapılarak İdare kayıtlarına geçirilen malların, İdare depolarında bulunmasının sağlanması suretiyle, İdarenin kontrolüne alınması ve sürecin mevzuata uygun şekilde işletilmesi gerekmektedir.