Büyükşehir belediyesi taşınır işlemlerinin incelenmesi sonucunda İdare tarafından gerçekleştirilen yapım işlerinde kullanılmak üzere temin edilip stoklara alınan kilitli parke taşı, agrega (kum, çakıl) ve bitümün gerek temin edilmesi gerekse de kullanıma verilmesi sırasında taşınır kayıtlarının yapılmadığı ve bu malzemelere ilişkin dönem sonlarında herhangi bir sayım da yapılmaması nedeniyle adı geçen taşınırların muhasebe kayıtlarında yer almadığı tespit edilmiştir.

18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve Cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi hükmüne istinaden ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan tüketim malzemeleri için taşınır işlem fişi düzenlenip taşınır kayıtlarının yapılması gerekmektedir. Bu genel hükmün istisnası yine aynı maddede yalnızca satın alındığı andan itibaren herhangi bir stok yapılmaksızın kullanıma verilen tüketim malzemeleri için tanımlanmıştır.

Yönetmeliğin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde ambarın tanımı; “Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer” şeklinde yapılmıştır. Dolayısıyla Belediyeye ait plent tesisinde ve diğer ambarlarda stoklanan bulgu konusu tüketim malzemelerinin ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınması ve tüketime verilmek suretiyle çıkışları sırasında düzenlenecek taşınır işlem fişleri ile kayıtlara alınması gerekirken adı geçen ilk madde ve malzemelere ilişkin taşınır kayıtlarının tutulmadığı tespit edilmiştir.

Yine Yönetmeliğin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde;

“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

…

(7) Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.

…

(9) Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur” denilmektedir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480’inci maddesinin 3’üncü fıkrasında; “Her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarırlar. Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil eder” denilmektedir.

Buna göre; yıl içerisinde harcama yetkilisinin gerek duyması halinde taşınırların sayımı yapılabilmekte ve her halükârda dönem sonlarında ambarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımının yapılması gerekmektedir. Yıl sonu sayım çalışmaları kapsamında fiilen ambarda ve ortak kullanım alanlarında olan taşınırların sayımı ve dökümü yapılarak taşınırların fiili miktarı tespit edilir. Bunlar defter değeri ile karşılaştırılır, defter değeri ile fiili değer arasında fark olması halinde bunun nedeni araştırıldıktan sonra tespit edilen duruma bağlı olarak düzenlenen giriş veya çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilerek kayıtlı durum fiili duruma uygun hale getirilir. Tüm bunlara dayanılarak İdarenin dönem sonu temel tablolarının hazırlanmasına esas teşkil eden kesin mizan cetveli çıkartılır. Belirtilen bu nedenlerle temel mali tablolarda yer alan taşınır kayıtlarının gerçek değerini göstermesi açısından özellikle dönem sonu sayımlarının yapılması gerekmektedir.

Kamu İdaresi cevabında mevzuatın öngördüğü taşınır kayıt işlemlerinin yapılmaya başlandığı belirtilmiştir.

Sonuç itibarıyla, İdarenin; stoklanarak kullanılan kilitli parke taşı, agrega (kum, çakıl) ve bitümün temininde ve kullanıma verilmesinde taşınır kayıtlarının yapılmamasının taşınır mal yönetiminde zafiyet oluşturduğu, özellikle dönem sonu sayımlarının yapılmamasından dolayı İdarenin dönem sonu temel mali tablolarında yer alan 150- İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı tutarların güvenilir bilgi taşımadıkları değerlendirilmektedir. Yukarıda yer alan mevzuat hükmü ve yapılan açıklamalar gereği adı geçen ilk madde ve malzemelerin taşınır kayıtlarının yapılması ve dönem sonlarında sayım çalışmalarının yapılarak fiili durum ile muhasebe kayıtlarının uygunluğunun sağlanması gerekmektedir.