Karar Künyesi
Taşınır Kontrol Yetkilisi İle Taşınır Kayıt Yetkilisi Görevlerinin Aynı Kişide Birleşmesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında; taşınır kayıt yetkililerinin, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendireceği, taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde taşınır kayıt yetkilisinin birden fazla olabileceği ayrıca kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtlarının harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebileceği;
Taşınır kontrol yetkililerinin anlatıldığı ikinci fıkrasında ise harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından taşınır kontrol yetkilisi görevlendireceği, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görevin harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği belirtilmiş olup;
Aynı Maddenin üçüncü fıkrasında ise taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceği,
ifade edilmiştir.
Belediye taşınır hesapları üzerinde yapılan incelemelerde taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisinin aynı kişi olduğu görülmüştür.
Düzenlenmemesi Gereken Hallerde Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Belge ve cetveller” başlıklı 10 uncu maddesinde; ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere taşınır işlem fişi düzenleneceği belirtilmiş; maddenin devamında ise ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolananlar hariç olmak üzere taşınır işlem fişi düzenlenmeyecek haller sayılmış olup;
“Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler,
Tesis, makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar,
Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları,
Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri,
Bütçenin temsil ve tanıtma giderleri tertibinden makam için alınan yiyecek ve içecekler.” denilmek suretiyle taşınır işlem fişi uygulamasına ilişkin açıklık getirilmiştir.
Yapılan incelemelerde;
-Taşıt bakım onarımı sırasında kullanılan bijon, fren balatası, kampana, şase civatası vb. taşınırlar ( Ör; 1738 No’lu ödeme emri ile taşıt bakım onarımı ),
-Hizmet alımı, tadilat gibi işler ( Ör; 2186 No’lu ödeme emri ile sistem odalarının
tadilatının yapılması ),
-Bütçenin temsil tanıtma kaleminden başkanlık makamında ikram edilmek için alınan yiyecek ve içecekler ( Ör; 9126, 9132, 9760 No’lu ödeme emri belgeleri ) için taşınır işlem fişi düzenlendiği görülmüştür.
Dayanıklı Taşınırlar İçin Değer Artışı Sayılacak Harcamaların İlgili Taşınırın Değerine Eklenmeyerek Giderleştirilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Dayanıklı taşınırlarda değer artışı” başlıklı 14 üncü maddesinin birinci fıkrasında; kullanım devamlılığının sağlanması için yapılan bakım ve onarım harcamaları hariç olmak üzere dayanıklı taşınırların; niteliğini, kullanım şeklini değiştiren, hizmet kalitesini ve taşınırlardan sağlanan faydayı artıran ve benzeri amaçlarla yapılan değer artırıcı harcamaların, taşınırın kayıtlı maliyet değerine taşınır işlem fişi düzenlenmek suretiyle ilave edileceği belirtilmiş; ikinci fıkrasında ise bu şekilde maliyetlere ilave edilecek değer artırıcı harcamaların nitelik, tür ve tutar itibarıyla Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirlenebileceği ifade edilmiştir.
İlgili Bakanlık tarafından çıkarılan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine ilişkin 1 Sayı No’lu Genel Tebliğin 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında; Taşınır Mal Yönetmeliğine ekli listede yer alan dayanıklı taşınırlar için 14.000 TL’yi aşmayan tutarda yapılan harcamaların, değer artırıcı harcamak olarak kabul edilmeyeceği belirtilmiştir.
Yapılan incelemelerde, 254 Taşıtlar Hesabında yer alan bir taşınır için örneğin; 11647 numaralı ödeme emri belgesi ile KDV dahil 77.800 TL bedel karşılığında açılır kabin kasa yaptırıldığı ve söz konusu harcamanın ilgili taşınırın değerine eklenmeyerek doğrudan giderleştirildiği görülmüştür.
Tüketime Verilen Taşınırların Toplu Çıkış Yapılarak Giderleştirilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22 nci maddesinde; tüketim malzemelerinin, taşınır istek belgesi karşılığında düzenlenecek taşınır işlem fişi ile çıkışlarının kaydedileceği, taşınır işlem fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı, tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılacağı belirtilmiştir.
Aynı Yönetmeliğin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30 uncu maddesinin birinci fıkrasında; maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların çıkışları için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesinin zorunlu olduğu,
İkinci fıkrasında; muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği,
Üçüncü fıkrasında ise; muhasebe yetkililerinin taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen taşınır işlem fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydedeceği,
ifade edilmiştir.
Mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi ve muhasebe yetkililerinin de ilgili tutarları hesaplara kaydetmesi gerekmektedir.
Taşınır hesapları ve muhasebe kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, birtakım taşınırların tüketime verilmediği halde toplu olarak çıkışlarının yapıldığı görülmüştür. Buna ilişkin örnekler aşağıda sıralanmıştır;
-06.02.2018 tarih ve 1112 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 1216 adet plaket
-28.02.2018 tarih ve 1897 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 1293 adet plaket
-28.02.2018 tarih ve 1912 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 300 adet duvar saati
Yukarıda kayıt tarihleri belirtilen taşınırlar, 28.02.2018 tarih ve 1939 numaralı muhasebe işlem fişi ile doğrudan giderleştirilerek taşınır kayıtlarından çıkarılmıştır.
-30.04.2018 tarih ve 3862 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 2000 adet bebek havlusu ile 2000 adet bebek battaniyesi
-16.05.2018 tarih ve 4325 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 2000 adet biberon, 2000 adet pudra, 2000 adet ıslak havlu, 2000 adet bebek sabunu ve 2000 adet bebek şampuanı
-25.05.2018 tarih ve 4711 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 850 adet plaket
-21.06.2018 tarih ve 5762 numaralı yevmiye ile 150.99.01 taşınır kodundan kayıtlara alınan 2000 adet askılı omuz çantası ile 2000 adet deri cüzdan
Yukarıda kayıt tarihleri belirtilen taşınırlar, 29.06.2018 tarih ve 6064 numaralı muhasebe işlem fişi ile doğrudan giderleştirilerek taşınır kayıtlarından çıkarılmıştır.
Taşınır Kayıt Yetkilisinin Değişmesine Rağmen Ambar Devir ve Teslim Tutanağının Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Devir işlemleri” başlıklı 33 üncü maddesinde; taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamayacağı ve yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorunda olduğu,
Ambarlarındaki taşınırları ve taşınır işlemlerine ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen taşınır kayıt yetkililerinin sorumluluğundaki taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgelerin, devir kurulu aracılığı ile yeni taşınır kayıt yetkilisine devir ve teslim edileceği, devir kurulunun, harcama yetkilisi tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt yetkililerinin de katıldığı, en az üç kişiden oluşacağını, söz konusu devir işleminin Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenerek yapılacağı,
ifade edilmiştir.
Yapılan incelemelerde, yıl içerisinde taşınır kayıt yetkilisi olarak görev yapan
personelin üzerinde bulunan taşınırları devretmeden bir sebeple iş akdinin sona ermesine rağmen, taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeleri yeni taşınır kayıt yetkilisine devretmekle yükümlü olan devir kurulunun oluşturulmadığı, söz konusu devire ilişin Ambar Devir ve Teslim Tutanağının düzenlenmeden başka bir personelin taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirildiği görülmüştür.
Dayanıklı Taşınırların Kalıcı Olarak Numaralandırılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36 ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı belirtilmiştir.
Dayanıklı taşınırlar üzerinde yapılan incelemelerde, birçok taşınmaza sicil numarası verilmediği ve taşınırlar üzerinde ilgili numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği görülmüştür.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükmünden anlaşılacağı üzere, dayanıklı taşınırlara ilişkin sicil numarasının verilmemesi ve taşınır üzerinde yaygın olarak kullanıldığı şekliyle etiket yapıştırılmaması hususu taşınırların sağlıklı bir şekilde takip edilememesi ve Taşınır Mal Yönetim Hesabının yanlış sonuçlar içermesine yol açmaktadır.
Sayım Kurulunun Oluşturulmayarak Yıl Sonu Sayımının Yapılmaması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin Hazırlanmaması
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32 nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımlarının yapılacağı, taşınır sayımlarının, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından gerçekleştirileceği,
Sayım kurulunca, ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmeyen ve kayıtları yapılmadığı belirlenen taşınırlara ilişkin işlemlerin taşınır kayıt yetkilisine yaptırılacağı, Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütununun,
defter kayıtları esas alınarak doldurulacağı ve ambarlardaki taşınırların fiilen sayılarak ve bulunan miktarların Sayım Tutanağının “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedileceği, akabinde oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların dayanıklı taşınırlar listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının Sayım Tutanağında gösterileceği,
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanması ile sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin düzenleneceği, bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturduğu,
ifade edilmiştir.
Taşınır hesaplarına ilişkin yıl sonu işlemleri üzerinde yapılan incelemelerde, taşınır kayıt yetkilisinin de arasında olacağı sayım kurulunun oluşturulmadığı, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.
Kamu idaresi cevabında; özetle; Taşınır Kontrol Yetkilisi için en kısa sürede personel görevlendirileceği,
Mevzuata göre taşınır mal yönetiminin sağlanabilmesi için gerekli çalışmaların yapılacağı,
Tüketim mal ve malzemelerinin toplu olarak değil, tüketime verildikçe taşınır kayıtlarından çıkarılması konusunda gerekli hassasiyetin gösterileceği,
Sayım ve döküm cetveli ile ilgili gerekli kayıt ve sayımların yapılarak taşınır kayıtlarının yapılması ve tutanakların oluşturulmasının sağlanacağı,
Taşınır sayım ve devir işlemlerinde barkot sistemine geçildiği, alınan malzemelerin barkot sistemine uygun bir şekilde kayıt edilmeye başlandığı, sistemin yenilenme çalışmalarının tamamlanması sonrasında dönem sonu işlemlerinin ve demirbaşların kalıcı numaralandırılması işlemlerinin tamamlanacağı ve akabinde taşınır sayım ve döküm cetvelinin doğru sonuç vermesi için gerekli kayıt ve sayımların yapılmasının sağlanacağı,
ifade edilmiştir.
Sonuç olarak kamu idaresi cevabında, bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte ve gereğinin yapılacağı belirtilmekte olup, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.