Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesinde bulunan yaklaşık 15.000 adet yazma eserin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminde (KBS) taşınır kayıtlarına alma işlemlerinin tamamlanmadığı ve 440 adet kitabın kayıtlardan çıkarıldığı görülmüştür.

Ankara Üniversitesinin 2013 ve 2018 yıllarında yapılan Sayıştay denetimlerinde; Cumhuriyet döneminde kurulan Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesi kütüphanesinde 15.000 cilde yakın yazma eserin bulunduğu, bu eserlerin bir envanterinin ve ayniyat kayıtlarının bulunmadığı, Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuatın uygulanmasında eksiklikler olduğu tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesi uyarınca hazırlanan ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesinde, “Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.” denilmek suretiyle taşınır mal yönetiminin bütüncül bir sorumluluk anlayışı ile yürütülmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Ancak Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesi kütüphane koleksiyonu içerisinde bulunan, büyük kısmı nadir ve tarihi eser sayılabilecek, yaklaşık 15.000 yazma eserin envanter kayıtlarının oluşturulma işlemlerinin tamamlanmadığı, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) ve Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) programına girişlerinin yapılmadığı ve söz konusu demirbaşların giriş kaydının olmaması nedeniyle Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında düzenlenmesi gereken taşınır belge ve cetvellerde yer almadığı, giriş kayıtlarının olmaması nedeniyle hiçbir değerleme çalışmasının da bulunmadığı, söz konusu taşınırların tamamının 255.06 Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar Grubu (ilgisine göre 255.07 Kütüphane Demirbaşları Grubu) hesap grubunda ilgili kodlarda uygun kayıtlarının olmadığı; bu nedenlerle eserlerdeki kayıp ve/veya noksanların ve bu konuda sorumluluğu bulunanların tespitinin neredeyse imkansız hale geldiği, eserlerin doğru biçimde kataloglama ve tasnifi

sağlanamadığından, araştırmacı ve ilgililerin hizmetine sunulmak üzere mikrofilm ya da benzeri yöntemlerle dijitalleştirilip taranmasına başlanamadığı, kütüphanenin bu fonksiyonunun yerine getirilemediği görülmektedir.

Bu eksiklikler sebebiyle idarenin 255 no’lu Demirbaşlar Hesabında (255.06 hesap grubuna ait ayrıntı kodları ile bu hesap grubu dışındaki diğer ayrıntı kodlarda ve ilgisine göre

255.07 hesap grubunda takip edilmesi gerekenlerde) kayıtlı tutarların gerçeği yansıtmadığı sonucuna ulaşılmaktadır.

Hal böyleyken 2019 yılı sonuna kadar 2019/186,233,587,596,605,615,628,641 ve 741 numaralı fişlerle iz bedelleri üzerinden ancak 2008 adet nadir yazma eserin sayım fazlası olarak giriş kaydı yapılmıştır. Böylece; konu gerek 2013 gerekse 2018 yılı Sayıştay Raporlarında yer almasına karşılık Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine (TKYS) eser giriş işlemleri 31.12.2019 tarihi itibariyle tamamlanmamıştır.

Diğer taraftan Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesi dekanlığının 12.11.2019 tarih ve 30894183-809.05-E.12238 sayılı olurla “fakülte kütüphanesinin 2. Katında Temmuz-Ağustos döneminde yapılan sayımda 440 adet dokümana ulaşılamadığı” gerekçesiyle toplam 440 adet kitabın kaydı TKYS den düşülmüştür.

Bu işlemle ilgili olarak dekanlık ve kütüphane görevlileriyle görüşülmüş ve özellikle kitapların en son hangi ziyaretçi, öğrenci, memur veya akademisyene ödünç olarak verildiği bilgisi sorulmuş ancak bu kayıtların log kayıtlarının tutulmadığı ve silinme işlemiyle birlikte bu tür kayıtların da yok edildiği ifade edilmiştir. Diğer taraftan alınan bütün tedbirlere rağmen kitapların ödünç verilmeden de kullanıcılar tarafından kütüphaneden çıkarılabileceği de değerlendirilmektedir. Haliyle düşümü yapılan kitapların gerçekte kaç yıldır kayıp olduğu ve düşümü yapan memurların, kayıplardan sorumlu olup olmadıklarını tespit etmek de mümkün görülmemektedir. Bu durumda kontrol ve sayım süreçlerinde eksiklikler bulunduğu anlaşılmıştır.

Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesinde bulunan yaklaşık 15.000 adet yazma eserin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminde (KBS) taşınır kayıtlarına alma işlemlerinin tamamlanmaması sorununun Sayıştay Raporlarına yansımış olmasına rağmen 2019 yılında da çözüme kavuşturulmamasının işin özelliğiyle ilgili olmadığı, yıllar içinde oluşan kayıp ve eksikliklerin zamana yayılarak ortaya çıkması muhtemel sorunlardan kurtulma çabasının bir sonucu olduğu düşünülmekle birlikte anılan eserlerin kayıt altına alınmaması sonucunda,

ilerleyen tarihlerde eserlerin yok olması veya hasar görmeleri halinde, meydana gelecek kamu zararının ve bu zarardan sorumlu tutulacak ilgililerin tespitinde güçlük yaşanması riski de devam etmektedir. Bir başka ifadeyle, sağlıklı bir kayıt sisteminin kurulmaması muhtemel sorunların soruşturulmasına da engel teşkil edecektir .

Bu hususlar 2020 yılı denetiminde takip edilecek olup Kurumun da kendi İç Denetim Birimine bu işlemleri inceletmesi gerekir.