Yönetim bilgi sistemleri güncelleme yazılım destek hizmeti alımlarında açık ihale yapılmadığı; doğrudan teminle yapılan alımlarda fiyat araştırması yapılmadığı ve sözleşme bedellerinin yüklenici firma tarafından belirlendiği tespit edilmiştir.

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5'inci maddesinde, idarelerin, bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu oldukları; ihalelerde

açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel usuller olduğu belirtilmiştir.

Kurum cevabında, "İdarenin ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını esas aldığı" belirtilmekte ise de; yazılım destek hizmeti alımı için 2010 yılında açıklık ve rekabet koşulları sağlanmadan pazarlık usulüyle (21/f) ihale yapılmış olup, ihaleye tek firma katılmıştır. İhalenin 3 yıllık olarak açık ihale usulüyle yapılması halinde, katılımın çok daha yüksek olacağı ve ihale bedelinin daha ekonomik olacağı açıktır.

Öte yandan, doğrudan teminle alımlarda ilk ihale şartnamesinin esas alındığı ve harcamaların buna göre yapıldığı belirtilmekte ise de; bu ihaleye ilişkin sonuç ilanındaki, "İhalenin niteliği, türü ve miktarına ilişkin ayrıtılı bilgiye EKAP'ta yer alan ihale dokümanı içinde bulunan idari şartnameden ulaşılabileceği" ifadesine rağmen 08.12.2010 tarihinde yapılan ihaleye ilişkin EKAP'ta ihale dokümanı bulunmamaktadır. Bu nedenle, ihaleye davet edilen diğer üç firmanın, proje konusunda ne derece bilgi sahibi oldukları belli değildir. Oysa kamu ihaleleri açısından rekabet ilkesi, idarenin en ehil sözleşmeciyi en uygun bedele bulabilmesini, diğer bir ifadeyle, en kaliteli mal ve hizmeti en uygun bedelle alabilmesini amaçlamaktadır. Kamu İhale Kurumu rekabet ilkesini; ‘’İdarenin ihtiyaç çerçevesi içerisinde isteklilerin birbirleri ile serbestçe yarışabilmeleri yani belli kıstaslar çerçevesinde belli bilgilere sahip olunmasının amaçlandığı’’ şeklinde tanımlamıştır.

4734 sayılı Kanun’un “Doğrudan Temin” başlıklı 22’nci maddesinin (c) bendinde; mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınmasına imkan tanınmıştır. Bu hükme göre, asıl sözleşmeye dayalı olarak yapılacak sözleşmelerin toplam süresi 3 yılı geçemeyecektir. Yani asıl sözleşmeye dayalı olarak birer yıllık üç sözleşme yapılabilecektir.

Yazılım destek hizmeti alımı için açıklık ve rekabet koşulları sağlanmadan pazarlık usulüyle (21/f) ihaleye katılan tek firma ile ilk sözleşme 1 yıllık olarak 2011 yılında yapılmıştır. Buna göre; 2012, 2013 ve 2014 yıllarında asıl sözleşmeye dayalı olarak sözleşme yapılabilecektir. 2015 yılından itibaren ise, yeniden mevzuata uygun olarak açık ihale yapılması zorunludur.

Öte yandan Kanun’un 22’nci maddesinin sonunda, Kanun maddesinde bentler halinde sayılan alımlarla ilgili genel ve bağlayıcı nitelikte, doğrudan teminle alımlarda, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılmasının zorunlu olduğu vurgulanmıştır.

Buna göre, 4734 Sayılı Kanun’un 22’nci maddesinin (c) bendi kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile ilgili olarak tek yükleniciden alım yapılabilir olması; piyasa fiyat araştırması yapma zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. Yukarıda yer verilen mevzuat, alımın tek yükleniciden yapılacak olması dahi piyasa fiyat araştırmasını zorunlu kılmaktadır. Yazılım güncelleme destek hizmeti alımlarında fiyat araştırması yapılmamış olup, sözleşme bedelleri yüklenici firma tarafından belirlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin (22.4.) numaralı maddesinde, 4734 sayılı Kanun’un 22 nci maddesinin (c) bendi kapsamında yapılacak alımlarda, Kanun’un 5 inci maddesindeki rekabet, saydamlık, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri ile Kanun’un temel alım usullerinin gereği olarak; daha önce sözleşmeye bağlanmış asıl işin kapsam ve miktarının, idarenin ihtiyacını karşılayacak şekilde tespit edilmesi; toplam süreleri üç yılı geçmemek üzere asıl sözleşmeye dayalı olarak yapılacak alımların ise, ihtiyaca ilişkin asıl sözleşmeye bağlanan mal ve hizmet alımıyla ilgili olarak önceden öngörülmemekle birlikte ihtiyacın gereği olarak ortaya çıkmasına ve tamamlayıcı nitelikte bir alım olmasına dikkat edilmesi gerekmektiği belirtilmiştir.

Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasını sağlama sorumluluğu çerçevesinde, yazılım güncelleme destek hizmeti alımlarının mevzuata uygun olarak ihale edilmesi; ilk sözleşmeye dayalı olarak yapılacak alımlar için ise fiyat araştırması yapılması ve sözleşme bedellerinin yüklenici firma tarafından belirlenmesine imkan tanınmaması gerekmektedir.

Bilgi yönetim sistemi yazılım güncelleme destek hizmeti alımı için aynı firma ile 2020 yılı sonuna kadar yeni sözleşme imzalanmışsa da, bu hizmet alımı için zamanında ve rekabet koşulları sağlanmak suretiyle açık ihale yapılması zorunludur.