Dokuz Eylül Üniversitesi YİTDB tarafından ihale edilen ve yürütülen tüm yapım işlerinde inşaat ile ilgili şantiye defterlerinin tutulmadığı görülmüştür.

05.09.1979 tarih ve 16745 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış olan Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin kapsamının belirtildiği 1 inci maddesinde; “Madde 1 -Devlet ve kuruluşları, Katma Bütçeli Daireler, İl Özel İdareleri, Belediyeler ve Kamu İktisadi Kuruluşları ve tüm Kamu Kuruluşlarınca Yaptırılan her türlü yapı, tesis, onarım, bakım, imalat, ameliyat, etüt ve proje işlerinin kontrolü bu Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. ” denilmiştir.

Yönetmeliğin “Kontrol Amiri ve Yetki Sorumlulukları” başlıklı 8'inci maddesinin 8.1. ve 8.2. alt bentlerinde;

“8.1. Yönetim ve denetimi kendisine verilen işlerin, sözleşme ve eklerine, şartnamelere, fen ve sanat kurallarına uygun olarak ve iş programı gereğince iyi bir biçimde yapılıp süresinde bitirilmesini sağlamakla görevli ve sonuçlarından sorumludur.”

“8.2. Kontrol mühendisliğince düzenlenecek, röleve, ataşman defteri, plankote, proje, hesap, tutanak, şantiye defteri ve işin yürütülmesi için gerekli diğer evrakın zamanında ve usulüne uygun olarak hazırlanmasını ve kontrollük hizmetinde çalışanların görevlerini eksiksiz olarak yapmalarını titizlikle izler. Bu evrakı kontrol ettiği tarihleri yazarak imzalar.”

denilmektedir.

Yönetmeliğin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10'uncu maddesinde; “ Kontrol mühendisi, kendisine verilen işleri, sözleşme ve eklerine, şartnamelere, uygulama projelerine, fen ve sanat kurallarına ve iş programına uygun olarak yürütülüp süresinde bitirilmesini sağlamak için (aşağıda belirtilen işleri) kendisi çalışarak, işin büyüklük ve önemine göre emrine verilen kontrol yardımcıları, sürveyanlar ile diğer personelin hizmetlerinden de yararlanarak yapmakla görevli ve sorumludur.” hükmü yer almaktadır. Aynı Yönetmeliğin 10.18 alt bendinde; “ 10.18. Şantiye, röleve ve ataşman defterleri ile tutanakların düzenlenmesi için her türdeki kayıtları tutar, tutturur ve denetleyerek her kısım için başlangıç ve bitim tarihlerini saptar.” denilmektedir.

Yönetmeliğin “Şantiye Defteri” başlıklı 10.18.1. Maddesinde; “ Şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve no’ su ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları, ile birlikte imza eder. (Şantiye defteri, çift yapraklı ve biri zımbalı olarak düzenlenecektir. Zımbalı kopya imzadan sonra müteahhide verilir.)” hükümleri mevcuttur.

Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 29'uncu maddesinde; “İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.

Yüklenici bu belgelerle defteri imzalamış olmakla içindekileri ve yapılan hesapların doğruluğunu kabul etmiş olur. İmzalamaz ise veya ihtirazi kayıtlar altında imzalarsa karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için, defter ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere, on gün süre verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse belgelerin ve defterlerin içinde kayıtlı hususları kabul ve imza etmiş sayılır. Bu sonucu tespit eden bir tutanak düzenlenerek ataşmana eklenir. Ataşman defterinde, mürekkep veya sabit kalem kullanılacak ve yazı, rakam, resim, kroki ve kesitler özenle, açık ve noksansız olacak, kazıntı ve silinti olmayacaktır. Herhangi bir yanlışlık yapıldığı veya görüldüğü takdirde ilk

rakam ve yazı okunacak şekilde üzeri kırmızı mürekkeple çizilip, doğrusu yazılarak aynı renkli mürekkeple imza edilir.” hükmü yer almaktadır.

Üniversite tarafından ihalesi yapılan yapım işlerinde şantiye defterinin usulüne göre düzenlenmesi yukarıdaki ilgili mevzuat çerçevesinde bir zorunluluk olup, yapım işlerine ait sözleşmelerin uygulanmasına ilişkin yapılacak kontrollerde kontrol teşkilatının etkin çalışması açısından bir gerekliliktir. YİTDB tarafından yaptırılan inşaat ve onarım işlerinin hiçbirisinde şantiye defteri tutulmamış, bunun sonucu olarak söz konusu yapım işleri üzerindeki denetim sırasında sadece müteahhit tarafından tutulan defter ve kayıtlara itibar edilmek zorunda kalınmıştır.

Mevzuatla kendilerine verilen görevi yapmayarak kamuyu özel şahıslar/firmalar karşısında zayıf konuma düşüren yapım işleri kontrol teşkilatlarında görevli personelin eylemlerinin İdare tarafından değerlendirilmesi uygun olur.

Ayrıca; İdarenin hatalı uygulamasını düzeltip düzeltmediği hususu gelecek yıl denetimlerinde izlenecektir.