Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödeme belgelerine Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde sayılan bazı kanıtlayıcı belgelerin eklenmediği görülmüştür.

Mahalli idarelerin, bütçelerinden gider yapmak suretiyle temin ettikleri ihtiyaçları karşılığında ödenen bedeller için hangi kanıtlayıcı belgelerin düzenlemesi gerektiği Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde belirlenmiştir

Yönetmelik’in 2’nci maddesinde tarif edilen tanıma göre Ödeme belgesi, Yönetmelik ekinde yer alan, kesin ödemeler için düzenlenen Ödeme Emri Belgesi ile ön ödemeler için düzenlenen Muhasebe İşlem Fişi’ni ifade etmekte olup diğer tüm kanıtlayıcı belgeler bu iki belgeye ek yapılacaktır.

Harcama yapılan işin türü ve konusu itibarıyla ödeme belgelerine eklenecek kanıtlayıcı belgeler de farklılıklar göstermektedir. Yönetmelik’in 8’inci maddesinden 48’inci maddesine kadar olan kısmını kapsayan “Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler” başlıklı İkinci Kısım’ında harcamanın türüne göre (aylıklar, sosyal yardımlar, ödül ve ikramiyeler, yolluklar, mahkeme harç ve giderleri, bakım onarım giderleri, vergi ve benzeri ödemeler, mal ve hizmet alımları, taşınmaz alımları ve sayılan diğer harcama türleri) hangi kanıtlayıcı belgelerin ödeme belgesine ekleneceği ayrıntılı olarak sayma suretiyle açıklanmıştır.

Ayrıca 49’uncu maddede de, 4734 sayılı Kamu ihale Kanunu’nun 22’nci maddesinin

(d) bendi ile yapılacak doğrudan temin kapsamındaki mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için düzenlenmesi gereken kanıtlayıcı belgelere yer verilmiştir.

Kurum tarafından düzenlenen ödeme belgelerinin fiziki olarak incelenmesi sırasında, bazı ödeme belgelerinin yalnızca ödeme emri belgesi ve/veya muhasebe işlem fişi ile faturadan ibaret olduğu, çok büyük bir kısmı doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilen mal ve hizmet alımlarına ilişkin belgelerin içine muayene kabul komisyon tutanağı ya da bu mahiyette bir belge konulmadığı, ihale kapsamında temin edilen akaryakıt için yapılan hakediş ödemeleri içeriğinde fiyat farkı hesap tablosu dışında herhangi bir belgenin bulunmadığı ve diğer harcamalar için düzenlenen ödeme belgelerinde de yine Yönetmelik gereği eklenmesi gerekli olan bazı kanıtlayıcı belgelerin eksik bırakıldığı görülmüştür.

Kamu idaresi tarafından 2022 yılı itibarıyla ödeme emri belgelerinin Harcama Belgeleri Yönetmeliği'ne göre düzenlenmeye başlandığı belirtilmiş olsa da 2022 itibarıyla yapılacak işlemler bulgu konusu hatanın denetim döneminde var olan etki ve sonuçlarını ortadan kaldırmayacaktır.

Sonuç olarak, kamu harcamalarında, Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile belirlenen kanıtlayıcı belgelerin ödeme emri belgelerine eklenmesi gerekmektedir.