İdare tarafından ihale kapsamında temin edilen malların teknik şartnameye uygun olup olmadığının kontrol edilmediği, muayene ve kabul işlemleri yapılmadan kullanıma verildiği görülmüştür.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in;

“Komisyonun görev ve sorumlulukları” başlıklı 7’nci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde; “Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler.”

“Muayene işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde; “Bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekmektedir.

1. Yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya dokümana uygun olarak teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesinden itibaren en geç beş işgünü içinde idarece muayene ve kabul işlemlerine başlanır.

2. İdare tarafından öncelikle yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yer, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir. Bildirimin postaya verilmesini takip eden yedinci gün yükleniciye tebliğ edilmiş sayılır. Bildirim imza karşılığı elden tebliğ edilmek suretiyle de yapılabilir.”

“Muayenede aranacak hususlar” başlıklı 13’üncü maddesinde; “Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır.

...”

“Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesi” başlıklı 16’ncı maddesinde; “Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulur. Tutanaklarda muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhaları özetlenir. İzlenecek yöntem, usul ve sonuç belirtilir. Bu tutanak komisyonca imzalanır ve mevcutsa yüklenici ve/veya vekiline imzalattırılır.

…”

“Muayene raporlarının düzenlenmesi” başlıklı 20’nci maddesinde ise; “Muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan nitelikler ayrı ayrı yazılır. Bunlar karşılaştırılır ve sonuç “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilir ve komisyon üyeleri tarafından imza edilir.”

Hükümleri yer almaktadır.

Yukarıda muayene işlemlerine yönelik verilen mevzuat hükümlerinde özetle; muayene komisyonunun İdareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceleneceği, bu kapsamda malların fiziksel olarak muayene edilmesi gerektiği ve yapılan muayene sonucunda düzenlenecek raporda ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan niteliklerin ayrı ayrı yazılarak malların niteliklere uygun olup olmadığının ayrıca belirtileceği ifade edilmiştir.

Bahse konu Yönetmelik’in “Kabul İşlemleri” üçüncü bölümünde ise muayene edilen malların kabulünün nasıl yapılacağına ilişkin düzenlemelere yer verilmiş ayrıca kısmi kabul müessesesi de düzenlenmiştir.

Buna göre Anılan Yönetmelik’in;

“Kısmi kabul yapılması” başlıklı 24’üncü maddesinde; “İhale dokümanında belirtilmiş olması şartıyla, taahhüt konusu işin tamamlanmış ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi kabul yapılabilir. Kısmi kabul yapılan bölümler için bu Yönetmelik hükümleri aynen uygulanır.”

“Kabul” başlıklı 25’inci maddesinde; “Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır.

…”

“Sözleşme ve eklerine uymayan işler” başlıklı 26’ncı maddesinde ise ; “İhale dokümanında hüküm bulunması halinde yüklenici tarafından mala ait teknik dokümandan farklı olarak önerilen mal veya işler, ancak ihale dokümanında belirtilen asgari özelliklere haiz ve mevcudundan daha iyi özelliklere sahip olduğu muayene ve kabul komisyonu tarafından onaylanması halinde kabul edilebilir. Ancak bu takdirde yüklenici ilave bedel isteyemez.”

Denilmektedir.

Yukarıda muayene işlemlerine yönelik verilen mevzuat hükümlerinde özetle; ihale dokümanında belirtilmiş olması şartıyla, taahhüt konusu işin tamamlanmış ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi kabul yapılabileceği, muayene işlemleri sonucunda komisyonun olumlu raporuna istinaden kabul işlemlerinin yapılacağı ve teknik şartnameden farklı olarak sunulan malların ise sadece asgari şartname hükümlerini sağlaması veya daha iyi özelliklere sahip olması halinde kabul edilebileceği ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede; İdare tarafından gerçekleştirilen 2022/609121 ihale kayıt numaralı “2022 Yılı 2’nci Dönem İhtiyaç Malzemeleri Mal Alımı” işinde birbirinden nitelik olarak çok farklı ve müstakil kullanıma elverişli mallar olmasına rağmen ihale dokümanında kısmi kabul yapılacağına ilişkin düzenleme yapılmadığı, bu nedenle ihale kapsamında temin edilen 164 farklı kalem malın tamamının teslim edilmeden kabul işlemlerinin yapılamadığı; ancak dayanıklı taşınır niteliğindeki malların çoğunun muayene edilmeden kullanıma verildiği görülmüştür.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; muayene ve kabul işlemlerinin ürünlerin fazla olması ve birimlerin dağınık olması nedeni ile yüklenici ile teslim edilen müdürlük arasında yapılan teslim tutanağı doğrultusunda yapıldığı, bundan sonra yükleniciden malzemelerin yazılı olarak talep edileceği ve kısmi kabul yapılması hususunda gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak; İdare tarafından muayene ve kabul işlemlerine azami özen gösterilerek bu işlemlerin mevzuatta belirtilen şekilde yapılması, kısmi kabule ilişkin ihale dokümanlarında düzenleme yapılarak kullanıma verilmek istenen malların kısmi kabulünün yapılması ve işin sözleşme şartlarına uygun olarak yürütülüp yürütülmediğinin denetlenebilir olması açısından yükleniciye verilecek sürelerin, yapılacak ihtarların ve benzeri talimatların şifahi olarak değil sözleşmede de belirtildiği üzere yazılı olarak yapılması gerekmektedir.