Karar Künyesi
Taşınır işlemleri ile ilgili olarak mevzuatında belirtilen bazı yükümlülüklerin İdare tarafından yerine getirilmediği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin 1’inci fıkrasında; Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu ve taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.
Aynı maddenin 5’inci fıkrasında; taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya gerekli özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.
Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirtilmiş olup taşınırların ambar veya sahada muhafazası, kontrolü ve harcama yetkilisine hesap verme gibi başlıca görev ve sorumluluklar sayılmıştır.
Bu çerçevede, Eyüpsultan Belediyesi taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Bazı Dayanıklı Taşınırlar Üzerinde Taşınır Sicil Numaralarının Yer Almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği ifade edilmiştir.
Aynı maddenin devamında; “(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” <span>denilmektedir.</span>
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numaralarının verildiği ancak bu sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde bazı taşınırlar üzerinde yer almadığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
Bazı Birimlerde Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi ve Ortak Kullanım Alanı Sorumlusunun Görevlendirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; “Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.” denilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik’in 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında ise taşınırların; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği ifade edilmektedir.
Öte yandan aynı Yönetmelik’in 32’nci maddesinin 5’inci fıkrasında; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılacağı belirtilmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; idarenin ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen Dayanıklı Taşınırlar Listesinin oluşturulmadığı ve ortak kullanım alanı sorumlusunun görevlendirilmediği görülmüştür.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; İdare taşınırlarının bulunduğu mahallin ve hangi taşınırdan hangi birimin sorumlu olduğunun kolayca tespitinin sağlanması, taşınır sayım işlemlerinin mevzuata uygun olarak sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmesi ve ortak kullanım alanı sorumlularının belirlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
Taşınır Sayımlarının Düzenli Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde;
“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır. (2) Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır. …
Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.” denilmektedir.
Diğer yandan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480’inci maddesinin 3’üncü fıkrasında; her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkililerinin dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkaracakları, hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesapların yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil edeceği ifade edilmektedir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere; taşınır kayıt yetkililerinin görevden ayrılmaları halinde kendi sorumluluğundaki ambarlarda bulunan taşınırların sayımı yapılarak düzenlenecek devir tutanağı ile yeni taşınır kayıt yetkilisine devrinin yapılması gerekmektedir.
Ayrıca; yıl içerisinde harcama yetkilisinin gerek duyması halinde taşınırların sayımı yapılabilmekte ve her halükârda dönem sonlarında ambarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımının yapılması gerekmekte, yıl sonu sayım çalışmaları kapsamında fiilen ambarda ve ortak kullanım alanlarında olan taşınırların sayımı ve dökümü yapılarak taşınırların fiili miktarının tespit edilmesi gerekmektedir. Bunların defter değeri ile karşılaştırılıp, defter değeri ile fiili değer arasında fark olması halinde bunun nedeni araştırıldıktan sonra tespit edilen duruma bağlı olarak düzenlenen giriş veya çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilerek, kayıtlı durum fiili duruma uygun hale getirilmelidir. Tüm bunlara dayanılarak İdarenin dönem sonu temel mali tablolarının hazırlanmasına esas teşkil eden kesin mizan cetveli çıkartılacaktır.
Yapılan açıklamalardan anlaşılacağı üzere temel mali tablolarda yer alan taşınır kayıtlarının gerçek değerini göstermesi açısından özellikle dönem sonu sayımlarının yapılması önem arz etmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesi sonucunda; taşınır sayımlarının düzenli yapılmadığı, bu durumun taşınır mal yönetiminde zafiyetler oluşturabileceği, özellikle dönem sonu sayımlarının yapılmamasından dolayı idarenin dönem sonu temel mali tablolarında yer alan 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ve 255- Demirbaşlar Hesabında kayıtlı tutarların gerçeğe uygun bilgi sunamayacağı değerlendirilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından bulguda yer alan hususa iştirak edilmiş ve gerekli iş ve işlemlerin tesis edileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; İdare taşınırlarının etkili, ekonomik, verimli şekilde kullanılması; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların tespitinin sağlanması, taşınırların kayıtlı durumu ile fiili durumunun uyumlu hale getirilebilmesi için taşınır sayımlarının mevzuatında öngörüldüğü şekilde ve düzenli aralıklarla yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.
Müze Defterinin Tutulmaması
İdarenin müze ve sergi salonlarında sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulunan taşınırları için tutulması gereken müze defterinin tutulmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde; müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için Müze Defteri tutulacağı, her bir taşınır için ayrı kayıt yapılacağı ifade edilmiştir.
Eyüpsultan Belediyesi Kültür İşleri Müdürlüğüne bağlı, müzayede ve sergi alanı olarak kullanılan hizmet binalarında yerinde yapılan incelemelerde; İdarenin kültürel ve sanatsal olarak değer ifade eden, tarihi eser niteliğinde taşınırlara sahip olduğu ancak bu taşınırlar için tutulması gereken müze defterinin oluşturulmadığı görülmüştür.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden İdare tarafından; söz konusu taşınırların sergilendiği binanın resmi olarak müze hüviyetinde olmaması nedeniyle müze defterinin tutulmadığı, bina içerisinde bulunan eserlerin belediyenin demirbaşına kayıtlı olduğu ifade edilmiştir. Ancak bulgu içeriğinde yer verilen madde hükmüne göre; müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için "Müze Defteri" tutulması gerekmektedir. Madde hükmünden anlaşılacağı üzere sadece sergilenenlerin değil sergilenmek üzere bir depoda muhafaza altında tutulan taşınırların dahi müze defterine kaydedilerek diğer taşınırlardan ayrı olarak takip edilmesi gerektiği ifade edilmektedir. Dolayısıyla burada dikkat edilmesi gereken husus, taşınırların sergilendiği binanın mahiyeti değil sergilenen taşınırların mahiyetidir. Bahse konu taşınırların kültürel, sanatsal ve tarihi olarak değer ifade eden taşınırlar olması nedeniyle nerede sergilendiğine bakılmaksızın müze defterine kaydedilip idarenin diğer taşınırlarından ayrı olarak özenle takip edilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak; İdarenin tarihi ve kültürel miras niteliğindeki taşınırlarının sağlıklı şekilde muhafaza edilmesi; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ve buna neden olan sorumluların tespitinin sağlanabilmesi amacıyla idarece çeşitli yollarla edinilen taşınırların kayıt altına alınması ve mevzuat hükümlerince tutulması gereken müze defterinin ivedilikle oluşturulması gerektiği değerlendirilmektedir.