Yapılan incelemede; Belediyenin performans bilgisine ilişkin veri kayıt sisteminin olmadığı, görülmüştür.

Veri kayıt sistemi, bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği, üretildiği, performans yönetim sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edildiği ve raporlandığı sürecin tamamını ifade eder. Veri kaynağı ise, veri kayıt sistemine bilgi sağlayan unsurları içerir.

Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülebilmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün ne şekilde yapılacağının belirlenmiş olması gerekir. Veri kayıt sistemi, performansın ölçümüne yönelik belirlenmiş bir yazışma süreci olabileceği gibi, ilgili göstergeye yönelik gerçekleşme sonuçlarını gösteren detaylı bir bilişim programı da olabilir.

Veri kayıt sistemi; kamu idaresi tarafından ilgili yıl performans programında belirlenen hedef ve göstergelerdeki ilerlemeyi izlemek ve gerçekleşmeleri ölçmek için kullanılan veri kaynakları arasında iyi bir uyum olacak şekilde tasarlanmalı, kurulmalı ve kullanılmalıdır. Veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumluluklar, belirlenmiş olmalı ve veri güvenilirliğini sağlamak için risk azaltıcı kontroller, mevcut olmalıdır. Ayrıca, veri kayıt sisteminin işleyiş, izleme ve kontrol fonksiyonları da birbirinden ayrılmalıdır.

Bu itibarla; Belediyede güvenilir bir şekilde performans bilgisinin, üretilmesi ve raporlanmasına yönelik bir veri kayıt sisteminin bulunmadığı tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında; “Bulguda performans ölçüm sisteminin sağlıklı ve güvenilir biçimde inşasına yönelik veri kayıt sisteminin olmadığı değerlendirilmiştir. Bulguda da belirtildiği üzere stratejik planın ve performans programının izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması şarttır. Bu nedenle Stratejik Planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye dönük proje ve faaliyetlerin uygulanabilmesi için amaç, hedef ve faaliyetler bazında, sorumluların kimler/hangi birimler olduğu, faaliyetin (projenin) ne zaman gerçekleştirileceği, hangi kaynakların kullanılacağı gibi hususların yer aldığı bir Performans Programı hazırlanmaktadır.

Veri kayıt sistemi ile performans programlarının ve buna bağlı olarak stratejik planın etkin takip edilmesi için mevcut yönetim bilgi sistemine ilave yazılım modüllerinin tasarım çalışmaları başlatılmıştır. Tüm harcama birimlerinin aktif halde kullanacağı mevcut muhasebe modülü ile entegre gerekli performans bilgisinin oluşturulmasını sağlayacak, güvenilir veri elde edebileceğimiz bir otomasyon yazılım programı ile sağlıklı veri analiz ve kayıt sistemi çalışmaları başlatılmış, ancak henüz sonuçlandırılamamıştır. Veriler halihazırda “Microsoft Office-Exel” ortamında tutulmakta olup, en yakın zamanda sistem yönetim bilgi sistemi üzerinde metodik olarak izleme ve değerlendirmesi ve sağlıklı veri ve istatistiklerin temin edilmesi sağlanacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından bulguda belirtilen görüşler doğrultusunda işlem

tesis edileceği ifade edildiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.