Belediyenin ambar ve depolarında yerinde yapılan incelemede; yılsonu sayım işlemlerinin yapılmadığı, depo mevcut durumu ile kayıtların örtüşmediği, dayanıklı taşınırların numaralandırılması işlemlerinin yapılmadığı, stok durumunu gösterir dijital kayıtların anlık durumu göstermediği görülmüştür.

18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin;

“Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde; “Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.”,

“Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin ilk fıkrasında;“Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.<span>”,</span>

“Sayım ve devir işlemleri” üst başlıklı 6’ncı bölümün “ Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise;

“1) Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

1. Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır. (1)

2. Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır.

3. Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir. (1)

4. (Değişik: 14/3/2016-2016/8646 K.) Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kamu görevlilerine taşınır teslim belgesiyle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgiler dikkate alını

5. Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilir.

6. Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.

7. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.

8. Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.”

Denilmektedir.

Belediyenin satınalma ve stok işleyiş sistemleri depolara gidilerek yerinde incelenmiştir. Döküm listeleri üzerinden örneklem yapılmak suretiyle parasal tutarı yüksek olan kalemlerin yerinde sayımı gerçekleştirilmiştir.

Depo mevcut durumu ile kayıtlar örtüşmemekte, belediyenin fiziki sayım sonuçları Şubat ayı olmasına rağmen tutanak ve imza altına alınarak kaydi envanter bilgileri ile örtüştürülmemiştir.

Manuel kayıt sistemi kullanılıyor olması, stok çıkışlarının yazıldığı deftere mal ve malzemenin kodunun ve adının net olarak yazılmaması, kullanılmakta olan dijital kayıt sisteminin anlık olarak stok durumunu gösterir bir sonuç vermemesi, mevcut dijital kayıt sistemine onbeş günlük aralıklarla işleme yapılması dolayısıyla aradaki yeni giriş ve çıkışların anlık durumu mevcut durumdan eksik veya fazla göstermesi, elle tutulan defter ve cetvellerin anlık işlenmemesi nedeniyle söz konusu farklılıkların ortaya çıkıyor olması stok hakimiyetini etkilemektedir.

Belediyenin bugüne kadar sadece depodaki ve sistemindeki kaydi kayıtları karşılaştırıp hesap denkleştirme yoluna gitmekte olduğu anlaşılmıştır.

Halbuki yıl sonu tarihi itibarıyla envanter işlemleri kapsamında fiziki sayım yapılmalı, mevcut durum tutanak altına alınarak kaydi kayıtlar ile uyumlu olup olmadığının karşılaştırılması ve fazla veya eksik mal veya malzeme olması durumunda Yönetmelik gereği tutanak ve kayıtların yapılması gerekmektedir.

Mahsup dönemi bitmiş olmasına rağmen fiziki sayım tutanaklarının imzalanıp kaydi kayıtlara esas olan belgeler ile karşılaştırılması yapılmadığından mevcut stok durumu bilinemediği gibi depolardaki eksik veya fazla mal ve malzemenin var olup olmadığı da anlaşılamamıştır.

Sonuç olarak, depo akışı kesilerek fiziki sayım yapılması, tutanak ile tespit edilen durumun kaydi envanter bilgileri ile karşılaştırılması, söz konusu uygulamanın her yıl sonunda mahsup dönemi bitmeden yapılması, mümkün ise ilk giren ilk çıkar/son giren ilk çıkar stok yöntemlerini içerecek bir program dahilinde barkod sistemi kurulması gerekmektedir.