İdarenin ilk madde ve malzeme alımlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilen tutarların tamamı tüketilmediği halde 630 Giderler Hesabı kullanılarak aynı gün taşınır işlem fişi (giriş ve çıkış) düzenlenerek gider kaydı yapılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 113, 114, 115 ve 116’ncı maddelerinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi gereken mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarına giriş ve çıkış işlemleri açıklanmıştır.

Yönetmelik’in Stoklar hesap grubuna ait işlemlerin açıklandığı114’üncü maddesinin (4) numaralı bendinde; 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nda izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, muhasebeleştirme işlemlerinin kullanıma ilişkin taşınır işlem fişleri yerine üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Yönetmelik’in 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı “Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Yapılan inceleme sonucunda;150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedildikten sonra taşınır işlem fişinde aynı gün giriş ve çıkış yapıldığı, kullanılıp kullanılmadığına bakılmaksızın 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının alacak, 630 Giderler Hesabının borç kısmına kayıt yapıldığı; dolayısıyla aynı gün düzenlenen taşınır işlem fişleri (giriş ve çıkış) ile ilk madde ve malzeme alımlarının günlük olarak kayıtlara alındığı ve kayıtlardan çıkarıldığı tespit edilmiştir.

Tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların muhasebe kayıtlarının; ilgili birimce tüketildiğini kanıtlayan ve üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede (üç ayı geçmemek üzere) taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir listeye binaen yapılması gerekmektedir.

Giriş kaydı yapılan mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından hangi hallerde çıkarılacağı ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Genel itibariyle tüketilmek amacıyla ilgili birimlere gönderilen ya da kırılma bozulma vb. suretiyle tüketilemeyecek duruma gelen ya da hurdaya ayrılan ilk madde ve malzemeler kayıtlardan çıkarılmaktadır. Ancak ilgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususlar gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurumun ambarında bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olmaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar doğrultusunda, ilk madde ve malzemelerin kayıtlarla giriş yapıldığı gün tüketilmeden çıkış yapılması stokların takibi konusunda risk arzetmektdir.