İdare tarafından ihalesi gerçekleştirilerek sözleşmeye bağlanan 2017/533247 ihale kayıt numaralı “Sokak Hayvanları Toplanması ve Rehabilitasyonu Hizmet Alım İşi” 01.01.2018-31.12.2018 tarihleri arasında toplanacak hayvan başına ve araçların yapacağı kilometre birim maliyet hesabına göre 12 aylık toplama, rehabilitasyonu ve geri bırakma; ayrıca ölmüş hayvanların usulüne uygun şekilde alınarak insan ve çevre sağlığına zarar vermeyecek şekilde bertaraf edilmesi iş ve işlemlerini kapsamaktadır. Buna göre yüklenici firmanın yaptığı iş ve işlemlerin fiyatlandırması aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

Tablo 11: Hizmet İşine Ait İş Kalemi Listesi

2018 mali yılına ilişkin hesap ve işlemlerin incelenmesi sonucunda; hizmet alımı işine ait hakediş dosyalarına hakediş raporundaki bilgileri destekleyici belgelerin eklenmediği, ihale kapsamındaki yemek yardımının hatalı yapıldığı, izinli personelin iş yapmış gibi gösterildiği tespit edilmiştir. Şöyle ki:

Anılan ihale kapsamında hem hakediş ödemelerine esas kanıtlayıcı belgelerin

incelenmesi hem de ihale konusu işin işleyişi ve süreci hakkında bilgi sahibi olunmasını amacıyla, yerinde yapılan denetimler sonucunda tespit edilen hatalı uygulamalar şunlardır:

-Gelen canlı hayvanlara sicil numarası verilerek veya küpe takılarak belli bir sistematik içinde takibinin yapılmadığı,

-Ölü olarak gelen hayvanların bertaraf edilmesi işine ait fotoğraf vb. kayıt olmadığı, sadece toplama formlarından takibinin yapıldığı,

-Gelen hayvanlar için kullanılan ilaçlar ile ilgili düzenli bir takibin yapılmadığı; ilaç stok durumunun belirlenemediği,

-Tüm personele ayda 26 gün boyunca brüt 8,00 TL yemek ücreti öngörülmüş ve hakedişlerde ödemesi yapılmış olmasına rağmen personele idare yemekhanesinden yemek verildiği,

-Personel puantaj cetveli ile yüklenici firmadan alınan bilgi ve belgelere göre yıllık izin kullanan işçilerin izin kullandıkları tarihlerde hayvan topladığı ve toplama formlarında imzalarının olduğu görülmüştür.

Yapılan değerlendirme neticesinde, hakediş dosyalarında mevzuatta öngörülen belgeler mevcut olmasına rağmen bu belgelere esas kanıtlayıcı bilgi ve belgeler(fotoğraf, fatura vb) yeterli görülmemiştir. Bu nedenle, yukarıda tespit edilen hususların düzeltilerek söz konusu uygulamanın daha düzenli hale getirilmesi idarenin iş ve işlemleri takip etmesini kolaylaştırarak, denetime esas yeterli bilgi ve belge sunmasını sağlayacaktır.

Kamu idaresi cevabında; “Gelen canlı hayvanlara sicil numarası verilerek veya küpe takılarak takibinin yapılmadığı belirtilmiştir. Belediyemiz sokak hayvanları ile ilgili olarak 5199 sayılı Kanun kapsamında çalışmalar yapmaktadır. Ekiplerimizin topladığı hayvanlar 5199 sayılı Kanuna bağlı yönetmeliğin, ek-2 ‘Sahipsiz Hayvan Kayıt Defteri’ ne, hayvanlara yapılan tedavi aşı ve kısırlaştırma işlemleri de yazılarak kaydedilmektedir. 5199 sayılı Kanun kapsamında kısırlaştırma, aşı ve parazit uygulaması yapılan hayvanlara anestezi altında küpe takılmaktadır. Küpe takmak hayvanlara acı veren bir uygulamadır. Gelen her canlı hayvana küpe takılması gerektiğinde hayvanlara sadece küpe takmak için anestezi verilmesi gerekecektir. Hem maliyet, hem de hayvan için stres ve ölüm riski artacaktır. Tedavisi yapılan her hayvana anestezi verilmesine gerek olmamaktadır.

Kullanılan ilaçlarla ilgili düzenli takip yapılmadığı ilaç stok durumunun

belirlenmediği belirtilmiştir. Kliniğimizde kullanılan ilaçların temin izni, kullanılması ve stok kontrolü, Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından denetlenmektedir. Bu amaçla Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından kurulan ‘Hayvan Bilgi Sistemi’nde e-reçete, ilaç takip sistemi başlığı altında sahipsiz hayvanlara kullandığımız ilaçlar, veteriner hekimler tarafından reçete edilmektedir. Sistemde güncel ilaç stok durumumuz da görülmektedir.

Tüm personele ayda 26 gün boyunca brüt 8 tl ödeme yapılmasına rağmen, idare yemekhanesinde yemek verildiği belirtilmiştir. Rehabilitasyon merkezimiz merkeze uzaktır. Yakın bölgelerde yemek için uygun yerler bulunmamaktadır. Ekiplerimiz öğle saatlerinde topladıkları hayvanları bırakmak için kliniğe zaten gelmek zorundadırlar. İş kaybı olmaması için düzenli yemek saatleri olmalıdır. İdarenin yemekhanesinden getirilen yemekleri, aylık yemekhaneye ücret ödeyerek yemektedirler.

Yıllık izin kullanan işçilerin hayvan topladığı belirtilmiştir. Hak ediş evraklarımız ekipteki kişiler sabit olduğu için matbu olarak hazırlanmaktadır. Matbu evrak üzerindeki “izinli” kısmı ilgili kişiler tarafından sehven işaretlenmemiştir. Toplama formunun ön yüzünde o elemanın var ya da yok olduğu ile ilgili bölümde işaretleme ile belirtilmektedir.” denilmiştir.

Sonuç olarak Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında özetle: gelen her canlı hayvana küpe takılması için anestezi verilmesi gerekeceği bu durumda hem maliyet hem de hayvan için stres ve ölüm riskinin artacağı; ölü olarak gelen hayvanların hızlı bir şekilde bertaraf edilmesi gerektiği; kullanılan ilaçların veteriner hekimler tarafından reçete edildiği ve sistemde güncel ilaç stok durumunun görüldüğü; İdarenin yemekhanesinden getirilen yemeklerin ücretlerinin aylık olarak alındığı; matbu evrak üzerindeki “izinli” kısmının ilgili kişiler tarafından sehven işaretlenmediği ifade edilmiştir.

Ancak uygulamayı sadece küpe takma işlemine indirgeyerek anestezi işlemi için hem maliyet hem de hayvan için stres vb. nedenler oluşturduğunu savunmak tarafımızca yerinde görülmemektedir. Takip işlemi çeşitli yöntemler ile yapılabilmektedir. En uygun yöntemin seçilerek hakediş evraklarına kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi hem denetim hem de idare tarafından yapılan kontrol süreçlerinin en temel parçasıdır.

Yine ölü olarak gelen hayvanların imha sürecinde en uygun yöntemin seçilerek hakediş evraklarına kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Kullanılan ilaçlar ile ilgili temin izni, kullanılması ve stok kontrolü, Tarım ve Orman Bakanlığı tarafından denetlenmektedir denilse de yerinde yapılan denetimler esnasında tarafımıza düzenli, yeterli bilgi ve belge sunulmamıştır. Şöyle ki belli bir dönem de alınan ilaçlar ile bu ilaçlardan kullanılan ilaçların uygulama yapılan hayvan sayısına karşılaştırması gerek fatura gerek güncel ilaç stoğu gerekse uygulama yapılan hayvan sayısı açısından karşılaştırması için sunulan belgeler tarafımızca yeterli görülmemiştir.

İdarenin yemekhanesinden getirilen yemeklerin aylık yemekhaneye ücret ödenerek yenildiği belirtilmişse de hakediş dosyalarında bununla ilgili bilgi ve belgeye rastlanılmamıştır. Ayrıca ihaleye çıkılmadan rehabilitasyon merkezinin merkeze uzaklığı, yakın bölgelerde yemek için uygun yerler bulunmaması vb. nedenler düşünülerek ihale teknik şartnamesinin buna göre hazırlanıp ihaleye çıkılması uygun olacaktır.

Matbu evrak üzerindeki “izinli” kısmının ilgili kişiler tarafından sehven işaretlenmediği, toplama formunun ön yüzünde o elemanın var ya da yok olduğu ilgili bölümde işaretleme ile belirtilmektedir denilse de yükleniciden temin edilen ve yıllık izinde olan personelin, hakediş dosyalarında sunulan bilgi ve belgelerde, yıllık izinde olduğu sürelerde hayvan topladığı görülmüştür.

Sonuç olarak, bulguda tablo olarak yer verildiği üzere yükleniciye toplanacak hayvan başına belli kriterler çerçevesinde ödeme yapılmaktadır. Bu nedenle, yukarıda tespit edilen hususların düzeltilerek söz konusu uygulamanın daha düzenli hale getirilmesi idarenin iş ve işlemleri takip etmesini kolaylaştırarak, denetime esas yeterli bilgi ve belge sunmasını sağlayacaktır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.