İdare envanter kayıtlarında yer alan taşıtlar ile muhasebe kayıtlarında yer alan taşıtlara ilişkin bilgilerin uyumsuz olduğu ve bazı kamu kurumlarına tahsis edilen araçların takip ve kontrolünün yapılmadığı tespit edilmiştir.

İdarenin sahip olduğu taşıtlar diğer tüm taşıtlar gibi tescil edilmekte ve araç sicil ve tescil sistemi kayıtlarında yer almaktadır. Kamu kurum ve kuruluşları ise sahibi oldukları taşıtları ayrıca envanter kayıtlarında tutmakta ve bu kayıtlar vesilesiyle kontrol ve denetim işlemlerini gerçekleştirmektedirler. Gerek araç sicil ve tescil sisteminde gerekse de idarelerin kendi bilgi sistemlerinde taşıtlar kayıt altına alındığından her iki kaydın birbiri ile tutarlı olması gerektiği açıktır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Aynı Kanun’un 48’inci maddesinde ise;

“…

Kamu idarelerine ait malları edinme, kiralama, tahsis, yönetim, kullanma ve elden çıkarma işlemleri, mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılır. Bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenler sorumludur.” hükmü yer almaktadır.

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “Kişisel sorumluluk ve zarar” başlıklı 12’nci maddesinin birinci fıkrasında; Devlet memurlarının, görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirmek ve kendilerine teslim edilen Devlet malını korumak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri almak zorunda olduğu ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri gereğince, İdarenin sahip olduğu araçların trafik tescili ve taşınır kayıtları yapılmak suretiyle Kurum envanterinde de takip edilmesi gerekmektedir. Söz konusu tescil işlemlerinin takibi ve mevcut durumları muhtemel hukuki ihtilafların önlenmesini de temin edecektir.

2023 yılı denetimi sırasında Türkiye Noterler Birliğinden alınan İdare adına tescil edilmiş taşıtların listesi ile İdare taşıtlarına ilişkin envanter kayıtlarının karşılaştırılması sonucunda; İdare adına kayıtlı araçlardan, biri diğer kamu kurumlarına tahsis edilmiş bulunan araç olmak üzere iki aracın kayıp olduğu, bir adet aracın da hurdaya ayrıldığı fakat kayıtlardan düşülmediği tespit edilmiştir. Bununla birlikte araç envanteri ile muhasebe kayıtlarının karşılaştırılamaması, değerleme ve güncellemelerin yapılmamasından dolayı, İdare kayıtlarının analiz yapılabilir sağlıklı veriler elde etmekten uzak olduğu değerlendirilmektedir.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından, ilgili müdürlüklerin koordinasyonu ile Belediye araç envanterinin çıkarılacağı ve muhasebe kayıtları ile uyumunun sağlanacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda yer alan mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, tahsis edilen araçların kayıt, kontrol ve takibin yapılması, araç envanteri ile muhasebe kayıtları arasında analize ve karşılaştırmaya imkân verecek şekilde düzeltme ve güncellemelerin yapılması gerekmektedir.