Kurumun taşınır kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde, kayıp, çalıntı veya diğer kurumların kullanımında olan eserlerin Resim Heykel Müzesinde kayıtlı göründüğü ve diğer birimlerin taşınırlarının kayıt ve sayım işlemlerinde eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

1. Kayıp, Çalıntı veya Diğer Kurumların Kullanımında Olan Eserlerin Resim Heykel Müzesinde Kayıtlı Görünmesi

   Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi Resim ve Heykel Müzesi Müdürlüğünde, fiilen diğer kurumlarda bulunan, kayıtlarda kayıp, demirbaştan düşülmüş, çalıntı veya sahte olarak görünen tarihi ve sanat değeri olan resim veya tabloların taşınır kayıtlarında göründüğü, eserlerin gerçek durumunun tespiti için uzman kişilerden oluşturulan komisyonun halen çalışmalarını tamamlamadığı ve envanter çalışmalarının sonuçlandırılmadığı görülmüştür.

   5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun hesap verme sorumluluğunun düzenlendiği 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olacağı ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu belirtilmektedir.

   Aynı Kanunun üst yöneticiye ilişkin hükümlerin düzenlendiği 11’inci maddesinde ise, üst yöneticilerin sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve kanunlar ile Cumhurbaşkanlığı kararnamelerinde belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğu harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri belirtilmektedir.

   Bu kapsamda, üst yönetici ile diğer görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludurlar.

   Taşınır Mal Yönetmeliğinin sorumluluğun düzenlendiği 5’inci maddesinde, harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu, harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği hüküm altına alınmıştır.

   Resim Heykel Müzesi taşınır kayıtları üzerinden yapılan denetimlerde;

   
   

   Resim ve Heykel Müzesi malzeme sicil raporunda kayıtlı 12.924 taşınırın kaydı bulunduğu, kayıtlı taşınırlardan Resim ve Heykel Müzesi malzeme sicil raporunda kayıtlı resim ve tablolardan;

   • 404 adedinin müzede fiili olarak bulunmadığı,

   • Müzede bulunmayan 404 adet resim/tablodan 23 adedi ile ilgili “kayıp”, 7 adedi ile ilgili “demirbaştan düşülmüş”, 4 adedi için “çalınan” şeklinde açıklama yapıldığı ve bunlardan ayrı olarak bir tablonun da kayıtlarda “sahte” şeklinde bulunduğu,

   Yukarıda bahsedilen, kayıp, çalınan ve sahte şeklinde açıklama yapılan eserlerin dışında bu kapsamda başka eserlerin bulunup bulunmadığının araştırılması/sayımı için ilgili sanat alanında uzman kişilerden oluşturulan Komisyonun halen çalışmasını tamamlamamış olduğu,

   tespit edilmiştir.

   
   

   Konu ile ilgili olarak Kurum tarafından, uzman kişilerden oluşan söz konusu Komisyonun çalışmalarının devam ettiği belirtilmektedir.

   Müze taşınır kayıtlarının ilgili mevzuata uygun hale getirilmesi için çalışmaların ivedilikle tamamlanması, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamındaki sorumluluğun tesisi için diğer kurumlarda olmayan eserlerle ilgili sorumluların tespiti ve envanter çalışmalarının sonuçlandırılması gerektiği değerlendirilmektedir.

2. Taşınırların Kayıt ve Sayım İşlemlerinde Eksiklikler Bulunması

Yapılan incelemede, Üniversiteye ait bazı birimlerde taşınır kayıt ve yönetim sistemiyle ilgili bazı eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu, harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği,

“Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde, taşınır kayıt yetkililerinin, harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak tartarak, ölçerek teslim almaları, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmeleri gerektiği,

belirtilmiştir.

Ayrıca, Taşınır Mal Yönetmeliği Ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, ırk, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.

Bu düzenlemelere karşın yapılan incelemede;

Fen Edebiyat Fakültesi, Meslek Yüksekokulu ve Rektörlük özel kalem ve Genel Sekreterlik özel kalemde taşınırların barkotlama işlemlerinin henüz tamamlanmadığı,

İstanbul Devlet Konservatuarı, Fen Edebiyat Fakültesi, Mimarlık Fakültesi, Güzel Sanatlar Fakültesi, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Rektörlük özel kalem ile Genel Sekreterlik özel kalemde, taşınır sistemine marka model ve seri no.su girilmemiş taşınırlar bulunduğu, kişiye verilmiş olarak görünen taşınır kayıtlarından bazılarında ilgili kişinin bilgilerinin (ad, soyad, TC No) bulunmadığı,

Fen Edebiyat Fakültesinde, kullanılan ikinci deponun raflarının yeterli olmadığı, yazıcıların üst üste konulduğu, halen dayanıklı taşınırlar listelerinin asılmadığı birimlerin bulunduğu,

Meslek Yüksekokulunda, Rektörlük özel kalem ve Genel Sekreterlik özel kalemde ve Mimarlık Fakültesinde, dayanıklı taşınırlar listelerinde eksiklikler bulunduğu, taşınır kayıt sisteminde kişiye verilmiş olarak görünen taşınırlardan bazılarında ilgili kişinin bilgilerinin bulunmadığı,

Rektörlük özel kalemin altında 17 taşınır birimi bulunduğu, Genel Sekreterlik özel kalemin altında 18 taşınır birimi bulunduğu, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının altında 8 taşınır birimi bulunduğu bunların taşınır kayıt yetkililiğinin sadece tek bir kişi tarafından yapıldığı,

Resim ve Heykel Müzesi ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında, taşınır sistemine marka, model ve seri numarası bilgileri girilmeyen taşınırlar bulunduğu,

Güzel Sanatlar Fakültesinde, ders aracı niteliğindeki fındıklı yerleşkesinde ortak alanda bulunan 41 adet replikanın değer tespiti ve kayda alınması işleminin yapılmadığı,

tespit edilmiştir.

Konu ile ilgili olarak Kurum tarafından, barkodlama işlemlerinin bazı birimlerde tamamlandığı, bazı birimlerde ise halen devam ettiği, Fen Edebiyat Fakültesinde taşınır kayıt işlemlerinde personel yetersizliği olduğu, burada diğer birimlerden hurdaya ayrılmak üzere gelmiş olan taşınırların da muhafaza edildiği, depolamada ve yeniden kullanımda zami özen gösterildiği, dayanıklı taşınır listesi asılmasının son aşamaya geldiği, bu listelerin asılması çalışmalarının bazı birimlerde tamamlandığı bazılarında ise devam ettiği, kişiye verilmiş olarak görünen taşınır kayıtlarından bazılarında ilgili kişinin bilgilerinin (ad, soyad, TC No) bulunmaması nedeninin, maaş veri tabanında personel bilgisinin değiştirilmesi halinde taşınır zimmet bilgisinin gözükmemesi olduğu, bu bilginin taşınır kayıt yetkililerince tanımlanabildiği, bazı birimlerin taşınır kayıt yetkililiğinin bir personel tarafından yapılması ile ilgili olarak, harcama yetkililerince mevzuata göre gerekli görevlendirmenin yapıldığı, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığındandaki taşınır işlemi yoğunluğundan dolayı taşınır işlerinin sağlıklı yapılamadığı, taşınır kayıt yetkilisinin başka harcama birimlerinde görevlendirilmemesi için özen gösterileceği, birimlerdeki marka model ve seri numarası girilmemiş olan taşınırların düzeltme işlemlerinin devam ettiği ve söz konusu 41 adet replika eserin değer tespiti ve kayda alınması için Komisyon oluşturulduğu, komisyon raporuna göre kayıtların yapılacağı belirtilmektedir.

Bulgu konusu hususlarla ilgili çalışmaların ve düzeltme işlemlerinin başladığı ve yürütüldüğü görülmekle beraber, yukarıda belirtilen mevzuat gereğince, Kurumun geçmişten gelen taşınırlar da dahil olmak üzere, taşınır girişlerinde, marka model seri.no gibi ayırdı edici özelliklerin girilmesi, dayanıklı taşınır listelerinin asılması ve barkotlama çalışmalarını sonuçlandırılması, kişisel kullanımdaki taşınırların kullanıcılara ait bilgileri girmeleri, ambar koşullarının iyileştirilmesi ve ortak alanlardaki taşınırların değer tespit ve kayıt işlemlerinin tamamlanması gerektiği değerlendirilmektedir.