Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzuna göre faaliyet raporunun yayımlanmasından önce idarenin yıl boyunca gerçekleştirdiği faaliyetleri düzenli olarak izlemesi ve hedefler temelinde performansını ölçüyor olması gerekmektedir. Bu sebeple idarenin faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik bir sistem kurması önemlidir.

Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin (nihai bilgiyi üreten sistem) tamamıdır. Veri kayıt sistemi, performans yönetimi sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasını sağlar. Herhangi bir performans hedefi veya göstergeye ilişkin gerçekleşmenin ölçülmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün nasıl yapılacağının belirlenmiş olması gerekir.

Veri kayıt sistemi performansın ölçümüne yönelik belirlenmiş bir yazışma süreci olabileceği gibi, ilgili göstergeye yönelik gerçekleşme sonuçlarını gösteren detaylı bir bilişim programı da olabilir. Bilgilerin nasıl toplanacağı, analiz edileceği ve raporlanacağına ilişkin oluşturulan süreçlerin tamamı veri kayıt sistemi olarak adlandırılır. Veri kayıt sistemine kaynak oluşturan her bir unsur ise veri kaynağı olarak tanımlanır.

Yapılan incelemede belediyenin, performans esaslı bütçe ile stratejik planın ilişkilendirilmesi, gerçekleşme sonuçlarının izlenmesi, kurumsal performansın değerlendirilmesi ve ilgili hedef ve/veya göstergeye yönelik gerçekleşmeyi ölçmek için Süreç Analiz ve Performans Arttırma Projesi, (SAVPA) sistemini etkin kullanmadığı görülmüştür.

Performans yönetim sistemi ve onun bir parçası olan faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve raporlanması iş ve işlemlerinin koordinasyonu Strateji Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir. Daire başkanlığı, faaliyetlerle ilgili olarak belirlenen gösterge gerçekleşmelerini ilgili birimlerden alarak konsolide etmekte ve idare faaliyet raporunu hazırlamaktadır. Birimlerde ise verileri temin etmekle görevli kişiler bulunmaktadır. Veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumlulukların belirlediği görülmüştür. Ancak sisteme ilişkin riskler idare tarafından belirlenmemiştir. Veri toplamanın karmaşıklığı, veri işleme ve analizinin karmaşıklığı, sistemin yeni olması, sistemi işleten kişilerin uzmanlık seviyesi,

verilerin performansı yönetme ve ödüllendirmede nasıl kullanıldığı ve sistemde meydana gelen değişiklikler veri kayıt sisteminin güvenilir veri üretmesi konusunda ortaya çıkabilecek risk alanları vs. olarak sayılabilecek konularda çalışma yapılmamıştır. Aynı şekilde verilerin güvenilirliğine yönelik bazı hususlarda risk tespit ve değerlendirmesi yapılmaması, idare tarafından bu riskleri azaltmaya yönelik uygulamaya konulacak kontrollerin de tespit edilememesine neden olacaktır.

Veri kayıt sistemi kurma anlamında yapılanın birimlerde personeller belirleme ve o kişilerden bu verileri talep etmekten ibaret olduğu görülmüştür. Ancak her hedef ve göstergenin tanımı yani ölçülecek unsurların nelerden oluştuğu, ölçme yönteminin ne olacağı, kim tarafından hangi sıklıklarla ölçüleceği, ölçülen verilerin analiz ve değerlendirmelerinin nasıl yapılacağı, ölçülen verilerin kim tarafından kontrol edileceği, ölçüm sisteminin risklerinin değerlendirmesinin kim tarafından yapılacağı, tespit edilen risklere ilişkin olarak hangi prosedürlerin izleneceği ve ölçülen verilerin ilgili birime hangi sıklıkla ve yöntemle bildirileceği gibi hususların belirlenmediği görülmüştür.

Belediye tarafından performans ölçümü için gerekli olan performans bilgisinin oluşturulmasını sağlamak üzere hangi periyotlarda bu verilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına ilişkin öngörülere dayalı kurumsal bir veri kayıt sistemi oluşturulmamıştır.

Belediyenin, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmış bir izleme ve değerlendirme sistemi kurması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; "Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunun hazırlandığı, Süreç Analiz ve Performans Arttırma sistemi (SAVPA), birimlerde veri temin eden görevli kişilerce kullanılmaktadır. Aynı kişilerin görev ve sorumlulukları da belirlenmiştir. Ayrıca, mevcut veri kayıt sisteminin güvenilir veri üretmesi konusunda çalışmalar yapılacaktır." ifadesi yer almaktadır.

Sonuç olarak Kamu idaresi bulgumuza iştirak etmiş olup, takip eden denetim döneminde, yapılan işlemlerin mevzuata uygun hale getirilip getirilmediği izlenecektir.