Karşıyaka Belediyesinin 2018 yılı mali iş ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde; bazı muhasebe kayıtlarının geçmiş tarih verilerek geriye dönük olarak muhasebe kaydı yapıldığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali yönetim ve Kontrol Kanununun;

“Muhasebe sistemi” başlıklı 49'uncu maddesinde,

“Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını

sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde kurulur ve yürütülür. Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmiş,

“Kayıt zamanı” başlıklı 50'inci maddesinde,

“Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin;

“Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde,

“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır. (2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Gerçekleşen işlemler, hesaplara ait “hesabın işleyişi” bölümlerinde belirtilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu Yönetmelikte belirtilen hesapların niteliğine uygun bir biçimde kaydedilir. Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her zaman borç alacak eşitliği bulunur. …” denilmiş,

“Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503'üncü maddesinde;

“Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri de dikkate alındığında ödeme emri belgesi veya muhasebe işlem fişi girişlerinin geçmişe dönük yevmiye tarihi verilerek yapılmaması gerekmektedir.

Karşıyaka Belediyesinin kayıtlarının incelenmesi sonucunda aşağıdaki tabloda

numaraları verilen yevmiyelerin kendisinden önceki en büyük numaraya sahip yevmiyeden daha önceki tarihte işlem gördüğü, diğer bir deyişle bu yevmiyelerle geçmiş tarihli işlem yapıldığı tespit edilmiştir.

Tablo 7: Geçmiş Tarihlerle İşlem Yapılan Yevmiyeler*

Tabloya alınan geçmiş tarihlerde işlem yapılan yevmiyeler Karşıyaka Belediyesinin kullanmış olduğu muhasebe programında manuel işlem yapılabildiğini, bu yönde kontroller olmadığını yahut varsa da devre dışı bırakılabildiğini, özetle belediye tarafından yevmiyeye müdahalede bulunulabildiğini göstermektedir. Belediyenin bu türlü durumlara tevessül etmemesi gerektiği, harcamalara ilişkin evrakları harcamanın yapıldığı tarihe uygun olarak temin etmeye ve buna uygun şekilde muhasebe kaydı tutmaya özen gösterilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; "Karşıyaka Belediyesinin 2018 yılı iş ve işlemlerin tespit edilen geçmiş tarih verilerek geriye dönük olarak muhasebe kaydı yapıldığı tespit edildikten sonra geçmiş tarihli Muhasebe kayıtları geçmiş tarihli iş ve işlem yapılmamaktadır." denilmektedir.

Sonuç olarak İdare tarafından bulguda tespit edilen hususlara iştirak edilmiş olup takip eden denetim dönemlerinde muhasebe kayıtlarının geçmiş tarih verilerek yapılmaya devam edilip edilmediğinin izlenmesi gerekmektedir.