İdare tarafından gerçekleştirilen Ulaşım Planlama Şube Müdürlüğünde çalışacak personelin temin edildiği doğrudan hizmet alımı işinde edinilen taşınırların demirbaşlar hesabı yerine gider hesaplarına kaydedildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin maddi duran varlıklara ilişkin 186’ncı maddesinde, bu hesap grubunun kurumca faaliyetlerinde kullanılmak üzere edinilen ve tahmini yararlanma süresi bir yıldan fazla olan fiziki varlıklar ile bunlara ilişkin birikmiş amortismanların izlenmesi için kullanılacağı hükmü yer almaktadır.

Aynı Yönetmeliğin 198’inci maddesinde, kurum faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların 255-Demirbaşlar Hesabına kaydedileceği belirtilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 13’üncü maddesinde, taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedileceği belirtilmiştir. Maddenin devamında giriş ve çıkış kayıtlarının taşınır işlem fişine dayanılarak yapılacağı, giriş ve çıkış kayıtlarında satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli ile kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, satın alma suretiyle edinilen faydası bir yıldan fazla olan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi taşınırların teslim alındığı tarih itibari ile taşınır işlem fişi düzenleneceği ve 255-Demirbaşlar Hesabına maliyet bedeli ile kayıt yapılacağı, devir, bağış satılma veya tüketime verilmesi durumunda çıkış kayıtlarının yapılacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, doğrudan hizmet alımı suretiyle gerçekleştirilen Ulaşım Planlama Şube Müdürlüğü Doğrudan Hizmet Alımı işinde 15 adet masaüstü bilgisayar yükleniciden, yapılan hizmet alımı sözleşmesi kapsamında KDV dâhil toplam 469.650,00 TL bedelle alınmıştır. Ancak alınan taşınırlara ilişkin taşınır işlem fişlerinin taşınırlar teslim alındığında düzenlenmediği, 5 ay sonra düzenlendiği ve bilgisayarların 255-Demirbaşlar Hesabı yerine direk 630-Giderler Hesabına kaydedildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine İdare tarafından özetle; hizmet alımı kapsamında temin edilen malzemelerin, kullanılan programa hizmet alımı olarak girilmesinden kaynaklı olarak 630-Giderler Hesabının kullanıldığı, daha sonrasında yapılan hatanın muhasebe işlem fişi ile düzeltildiği belirtilse de herhangi bir kanıtlayıcı evrak gönderilmemiştir. Bununla beraber gerekli düzeltme kaydı yapılmış olsa dahi yılı geçtikten sonra yapılan düzeltme kaydı 2023 yılı mali tablolarını değiştirmeyecektir.

Sonuç olarak; satın alma suretiyle edinilen taşınırların 630-Giderler Hesabında izlenmesi sonucu 255-Demirbaşlar Hesabı ile 630-Giderler Hesabının bilançoda hatalı göründüğü değerlendirilmektedir.