Yozgat Bozok Üniversitesinin sözleşmeye bağladığı yapım işlerinde; işyerinde yapılan işlerle ilgili tutanakların tutulmadığı, yapılan işleri bütün ayrıntıları ile gösteren şantiye defterlerinin bulunmadığı ve imalatlarda kullanılan malzeme numunelerinin geçici kabule kadar saklanmadığı anlaşılmıştır.

Yapım işleri Genel Şartnamesi’nin “Ataşmanlar ve ilgili diğer defterler” başlıklı 28’inci maddesinin 1’inci fıkrasında; “İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.” denilmekte “Yapı denetim görevlisinin yetkileri” başlıklı 15’inci maddesinin 2’nci fıkrasında; yüklenicinin kullanacağı her türlü malzemeyi yapı denetim görevlisine gösterip iş için elverişli olduğunu kabul ettirmeden iş başına getiremeyeceği, 4’üncü fıkrasında ise; yapı denetim görevlisince kabul edilen malzemelerden mümkün olanların örneklerinin mühürlenerek işin geçici kabulüne kadar saklanacağı hükümleri yer almaktadır.

İdarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatı bir parçası olan Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10’uncu maddesinin “Şantiye defteri” başlıklı 10.18.1’inci bendinde; şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve numarası ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususların yazılarak yapı denetim görevlisi ile müteahhidin birlikte imzalamaları gerektiği belirtilmiştir.

Aynı maddenin “Tutanaklar” başlıklı 10.18.4’üncü bendinde ise; sözleşme eki şartnameler gereğince, müteahhitle birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak koşulu ile bedelleri ödenecek imalat miktarları yapıldığı veya kullanılacak yerlerle, nicelik ve niteliğini açık bir şekilde belirtilerek yapı denetim görevlisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhit ile birlikte düzenlenir ve imzalanır denilmektedir.

Şartname ve Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, işin yürütülmesi sırasındaki bütün süreçler tutanaklar ve şantiye defterleri ile kayıt altına alınmalıdır. Hakedişlere girecek imalat miktarı ve cinslerinin tespitinde de de bu tutanaklar ve defterler esas alınacaktır. Bununla birlikte kullanılacak malzemeler için yazılı olarak onay alınmalı ve malzemelerin numunesi mühürlenerek geçici kabule kadar muhafaza edilmelidir. Böylelikle, İdare ve yüklenici arasındaki anlaşmazlıklarda söz konusu kayıtlar ve numuneler kanıt teşkil

edecektir. İdarenin kontrol teşkilatı dışındaki paydaşları da bu sayede etkin bir inceleme ve kontrol yapabilecektir.

İdarece, devam eden veya geçici kabulü yapılan yapım işlerinde şantiye defteri tutulmadığı, imalatların tutanaklarının dosyasında yer almadığı ve numune örneklerinin hazırda bulunmadığı görülmüştür.

Kurum tarafından bulgu konusu hususa iştirak edilmiş olup, yapım işlerinde defter ve tutanakların usulüne uygun olarak mevzuatta belirtilen hususları içerecek şekilde tutulmasına, etkin bir inceleme ve kontrol mekanizması oluşturulmasına dikkat edileceği belirtilmiştir.

Açıklanan nedenlerle, yapım işlerinde defter ve tutanakların usulüne uygun olarak mevzuatta belirtilen hususları içerecek şekilde tutulması, etkin bir inceleme ve kontrol mekanizması oluşturulması gerektiği değerlendirilmiştir.