İdare tarafından tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzemelerin henüz tüketilmemesine rağmen taşınır işlem fişi ile çıkış kayıtlarının yapıldığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden ve kayıtların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu, bu sorumluluklarını taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir.

Aynı yönetmeliğin 13’üncü maddesinde; taşınırların edinilme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş kaydının; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında, hurdaya ayrıldığında veya kaybolduğunda çıkış kaydının yapılacağı belirtilmiştir. 22’inci maddesinde ise; tüketim malzemelerinin Taşınır İstem Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği, bu belge düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamayacağı, çıkış işlemlerinin ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak “ilk giren-ilk çıkar” esasına göre yapılacağı ifade edilmiştir.

Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliği’nin “150 İlk madde ve malzeme hesabı” başlıklı 115’nci maddesinde; kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanmak ya da tüketmek amacıyla edindiği varlıkların izlenmesi için bu hesabın kullanılacağı, devam eden 116’ncı maddesinde ise; satın alınan varlıkların maliyet bedeli ile bu hesaba borç, tüketildiğinde ise alacak kaydının yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

İdare ambarlarının yerinde incelenerek fiili-fiziki sayımı neticesinde tüketim malzemesi olarak alınan bazı malların taşınır işlem fişi ile kayıtlara alındığı gün çıkış kayıtları yapılarak envanter listesinden çıkarıldığı ancak bu malların ambarlarda fiilen yer aldığı tespit edilmiştir.

Yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri gereğince, tüketilmek üzere edinilen malzemeler çeşitli nedenlerle ambarlardan çıktığı takdirde taşınır işlem fişi ile kayıtlarından çıkarılmalı ancak henüz tüketilmeyen malzemeler için ise herhangi bir işlem yapılmamalıdır. Bu sayede ambarlarda fiili olarak yer alan tüm malzemeler envanter listesinde güncel olarak yer alacak ve herhangi bir suiistimale mahal verilmeyecektir.