Karar Künyesi
Balçova Termal Turizm ve Otelcilik AŞ’ye ait her türlü taşınır mal ve malzemenin kullanımı, muhafazası sayımı ve raporlanmasıyla ilgili yapılan incelemeler sonucunda; 31.10.2017 tarih ve 3107/24 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile çıkarılmış bulunan Ambar Yönetmeliği’nde hüküm bulunmasına rağmen, bu hükümlere uygun bir iç kontrol sisteminin kurulmadığı, taşınır mal ve malzemelerin yönetimi ile ilgili yönetmelik hükümlerinin uygulanmadığı görülmüştür.
Şirket tarafından çıkarılmış bulunan Ambar Yönetmeliği’nde, işletmeye ait her türlü taşınır mal ve malzemenin tanımı yapılmış, tanımı yapılan mal ve malzemenin işletmeye girişi, işletme birimleri arası transfer işlemleri, işletmeden çıkış usulleri, muhafaza, kontrol ve sayım işlemleri ile bu işlemler nedeniyle hazırlanacak belge ve tutanaklar ayrıntılı bir şeklide belirtilmiştir. Böylece, yönetmeliğin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde tanımlanmış bulunan demirbaş, hurda, makine/cihaz, tesis, tüketim malzemesi gibi taşınır mal ve malzemelerin kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabı oluşturulmasını içeren bir iç kontrol sistemi öngörülmüştür. Yönetmelikte öngörülen bu iş ve işlemler ile ilgili olarak yerinde yapılan incelemeler sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiş
İşletmeye ait tüm taşınır mal ve malzeme için depolama ve kullanıma verme düzeninin oluşturulmaması;
Yerinde yapılan incelemeler ile işletmede mevcut bir ambar ve stok yönetim ve kontrol
sisteminin bulunduğu, ancak mevcut sistemin ambardan kullanım birimlerine verilen demirbaş ile makine ve cihazları kapsamadığı görülmüştür. Ambar yönetmeliğinin “Ambar Çıkış İşlemleri” başlıklı 19 uncu maddesinin birinci fıkra (b) bendinde kullanıma verilen dayanıklı mallar ilgili olarak aynen;
“ Dayanıklı malların kullanıma verilmesi: (1) Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı Mal “Dayanıklı mallar Listesi’’ (Ek 10) düzenlenmek suretiyle talep edilir. (4) Mal Teslim Belgesine dayanılarak Dayanıklı Mallar Defterine gerekli kayıtlar yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası "Dayanıklı Mallar Listesi (Ek 10) Belgesiyle malzeme teslim edilen görevlilere verilir. Dayanıklı mal, malzeme: oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Mallar Listesi (Ek 10) düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.” Denilmektedir. Buna göre kullanım birimine verilme sürecinin uygulanmadığı ve hazırlanması gereken belgelerin düzenlenmediği görülmüştür.
Ambar görevlilerinin değişikliği veya izin veya işten çıkarılma durumlarında Ambar Yönetmeliğinde yer alan devir teslim işlemlerinin uygulanmadığı ve tutanaklarının düzenlenmediği görülmüştür.
Ambar Yönetmeliği’nin 7 inci maddesinde devir teslim ile ilgili olarak;
“(1) Ambar personeli sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan her türlü mal ve malzemeleri ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar Yeni görevlendirilen ambar personeli de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır.
Ambarlardaki her türlü mal ve malzemelerin ve ambar işlemlerine ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen ambar personeli sorumluluğundaki her türlü mal ve malzemeler ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni ambar personeline devir ve teslim edilir. Devir kurulu Genel Müdür tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, ambar personelinin de bulunduğu en az üç kişiden oluşur
Ambarların devri Ambar Devir Teslim Tutanağı (Ek 5 ) düzenlenerek yapılır.
Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan her türlü mal ve malzemeler buralarda asılı Dayanıklı mallar Listesinde (Ek 10)
gösterilen miktarlar esas alınarak sayılmak ve Listedeki ilgili bölüm imzalanmak suretiyle yeni sorumluya devir ve teslim edilir.” denilmektedir. Buna göre ambar personel değişikliği ya da dayanıklı mallardan sorumlu personel değişikliği olduğu durumlarda yeni görevlendirilen personelin önceki personelden bu devir belgelerini araması gerekmektedir. Şirkette ambar ve birim sorumlularının değişiklik olmasına rağmen söz konusu belge ve tutanakları düzenlemedikleri görülmüştür. Benzer durumun kullanım birimine verilen dayanıklı taşınır mallar için de devir teslim işlemi gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.
Hurda Malzemenin tespit ve işletmeden çıkış işlemlerinin Yönetmeliğe uygun olmaması;
Şirket ait muhasebe kayıtlarının incelenmesi neticesinde 2018 yılında hurda malzeme satışı yaptığı ancak Yönetmeliğin 19’uncu maddesi birinci fıkra (f) bendinde belirtilen usule uygun bir süreç izlenmediği, burada belirtilen belgelerin hazırlanmadığı yerinde yapılan inceleme sonucunda anlaşılmıştır. Dönem sonu Sayımlarının yapılmaması ve Yılsonu Hesabının oluşturulmaması
Ambar Yönetmeliğinin Kasa ve Ambar sayımı başlıklı 8’inci maddesinde; şirketin yılsonlarında ambarlarda sayım yapması, sayım sonucunda Yönetmelik ekinde belirtilen cetvel ve tutanakların düzenlenmesi gerektiği belirtilerek bu cetvel ve tutanaklara yıl içindeki ambar giriş ve çıkış fişlerinin eklenmesiyle yılsonu hesabının oluşacağı ifade edilmektedir. (Bulgu…) Yılsonunda yönetmelikte belirtildiği şekilde sayım yapılmadığı ve ilgili belgelerin de uygun bir biçimde düzenlenmediği görülmüştür.
İşletmede envanter defterinin tasdik edilmesine rağmen fiilen envanter çalışmasının son üç yıllık dönemde yapılmamış olması
Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunu gereği tutulması zorunlu olan envanter defterinin noter tasdiklerinin yapılmış olmasına rağmen defter olarak dökümü yapılmamıştır. Envanter defterine kaydedilmesi gereken bilgiler ile ilgili bir çalışmanın son iki yıllık dönemde yapılmadığı yerinde yapılan incelemeler neticesinde anlaşılmıştır.
Yukarıda yer verilen tespitler neticesinde; Şirketin taşınır mal ve malzemelerinin kaydı, muhafazası, kullanımı ve çıkışı için detaylı bir yönetmeliği bulunmasında karşın şirket uygulamalarının yönetmelikte öngörülen biçimde olmadığı, dolayısıyla yönetmelikte tarif edilen iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde çalışmadığı değerlendirilmektedir.
Sonuç itibariyle, Balçova Termal Turizm ve Otelcilik A.Ş yönetim kurulunca çıkarılmış bulunan Ambar Yönetmeliğinin şirkete ait taşınır mal, malzeme, demirbaş, makine ve cihazların kaydı, muhafazası, sayım ve çıkış işlemlerinde uygulanması gerektiği düşünülmektedir.
Kamu idaresi cevabında; ‘‘Yönetim Kurulu Kararı ile çıkarılmış olan Ambar Yönetmeliğinde; işletmeye ait her türlü mal ve malzemenin tanımı yapılmış, tanımı yapılan mal malzemenin işletmeye girişi, işletme birimleri arası transfer işlemleri, işletmeden çıkış usulleri, muhafazası, kontrol ve sayım gibi işlemleri ile düzenlenecek belge düzenine uyulması konusunda azami gayret ve çaba sarf edilmektedir. Ancak işletmede yaşanan işten ayrılmalar ve diğer nedenlerden dolayı kısmen sehven bazı hususlara ilgili personel tarafından yeterince nüfuz edilememiştir. Yönetmelikte belirtilen işlemler ile belge düzeni kâğıt ortamından çıkarılmış olup tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. İşletmeye alınan yeni muhasebe yazılım programı ile; işletmeye ait her türlü mal ve malzemenin işletmeye girişi, işletme birimleri arası transfer işlemleri, işletmeden çıkışı ve belge düzenine ilişkin tüm işlemler program ortamına taşınmış ve bu ortamda yürütülmektedir. Dolayısıyla yönetmelikte belirtilen genel hükümlerin dışında kalan hükümlerin uygulama olanağı kalmamıştır. İşletme de her ay sonu envanter yapılmakta ve tespit edilen sayım sonuçları programa elektronik ortama aktarılmakta ve uyumsuzluk olması halinde eksiklik veya aksaklık derhal giderilmektedir. Bu suretle işletmede bulunan taşınır mal malzeme, demirbaş, makine ve cihazların kaydı, muhafazası, sayım ve çıkış işlemleri etkin bir şekilde yürütülmektedir.’’ Denilmektedir
Sonuç olarak Şirketin yönetim kurulunca çıkarılmış olan Ambar Yönetmeliğinin uygulanması konusunda azami gayret sarf edildiği, buna karşın personel yönetimindeki zafiyetler nedeniyle eksiklikler olduğu, yeni yazlım programı ile envanter çalışmalarının daha etkin bir süreç içinde yürütüldüğü belirtilmektedir.
Bulguda ve raporda yer alan diğer bulgularda şirket bünyesinde envanter yapılmadığı, taşınır, taşınmaz ve banka muhasebe hesaplarının gerçek durumu yansıtmadığı, Şirket yönetim kurulunca çıkarılan Ambar yönetmeliğinin birçok maddesinin uygulanmadığı belirtilmektedir. Tüm bu tespitler bir bütün olarak şirketin iç kontrol sisteminin etkin çalışmadığını ortaya koyduğu düşünülmekte ve söz konusu yönetmeliğin bir bütün olarak kullanılması gerektiği değerlendirilmektedir.