Karar Künyesi
Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe kayıtlarında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı olarak yevmiye defterinde boş yevmiye kayıtlarının bulunduğu, çok sayıda kaydın geriye dönük şekilde yapıldığı ve bazı kayıtların sonradan silindiği tespit edilmiştir.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 57’nci maddesinde;
“Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında “1”den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır…"
“Kullanılacak defterler” başlıklı 58’inci maddesinde;
“Bu Yönetmeliğin uygulanmasında muhasebe birimlerinde aşağıdaki defterler kullanılır:
Yevmiye defteri (Örnek:3); kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarihi ve müteselsil numara sırasıyla ve maddeler hâlinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye
defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.
Büyük defter (Örnek:4); yevmiye defterinde kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. İşlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine kaydedildikten sonra, aynı yevmiye tarih ve numarası ile her bir hesap için açılan büyük defterin ilgili sayfalarına tasnifli olarak kaydedilir…"
"Defterlerde kayıt düzeni" başlıklı 61'inci maddesinde;
"(1) İşletmelerce kayda geçirilmesi gereken işlemler, düzenli ve okunaklı bir şekilde defterlere yazılır.
(2) Gerçekleşen işlemlerin kullanılan defterlere kaydı sırasında aşağıdaki hükümler göz önünde bulundurulur.
a) Defter kayıtları; kazımak, çizmek ve silmek yoluyla okunamaz hâle getirilemez…"
“Defterlerde kayıt süresi” başlıklı 62’nci maddesinde;
“İşletmelerce yürütülen faaliyetlerin özelliğine uygun olarak gerçekleştirilen işlemlerin, muhasebe sistemindeki düzeni bozmayacak bir süre içinde defterlere kaydedilmesi esastır. Ancak gerçekleşen işlemlerin defterlere kaydı, izinsiz ve geçerli bir nedene dayanmaksızın on günden fazla geciktirilemez.”
"Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi" başlıklı 40'ıncı maddesinde:
"(1) İşletmelerin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1”den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir."
hükümleri yer almaktadır.
Kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki işlemlerin tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Bunu sağlamak amacıyla mali tabloların esasını oluşturan muhasebe işlemlerinin temel muhasebe ilkelerine
uygun olarak kaydedilmesi gereklidir. İlgili mevzuatta tanımlanan, kamu idaresi tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayda geçirilmesi ile ilgili temel ilkeler şu şekilde özetlenebilir:
Kayıtlar, hesap dönemi başında (1)'den başlamak üzere sıralı ve birbirini takip eder şekilde numaralandırılmalıdır,
Kayıtların düzeltilmesi yeni kayıt ihdas edilmesi suretiyle yapılmalıdır,
Kayıtlarda silme yapılmamalıdır,
Kayıtlar arasında boşluk bırakılmamalıdır,
Geriye dönük kayıt yapılmamalıdır,
Kayıtların yapılması geciktirilmemelidir.
Ancak kurumda yapılan incelemelerde, söz konusu ilkelere aykırı çok sayıda işlem yapıldığı görülmüştür:
21 adet yevmiye numarası sonradan silinmiş ve boş bırakılmıştır.
Toplamda 37 adet yevmiye numarası boş bırakılmıştır.
5625 kaydın yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, bu kayıtların geçmişe dönük olarak yapıldığı tespit edilmiştir. Söz konusu kayıtlar, 59 güne varan sürelerde geç kaydedilmiş, ancak kaydedildiği güne ait tarih verilmek yerine geçmişe dönük tarihle kayıt altına alınmıştır. Toplam yevmiye sayısı 20.552 olup, bunların %27,4'ü geriye dönük kaydedilmiştir. Yevmiyelerin geriye dönük kaydında söz konusu süreler şu şekildedir.
1-10 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 2214 yevmiye 11-20 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 942 yevmiye 21-30 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 967 yevmiye 31-40 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 620 yevmiye 41-50 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 440 yevmiye 51-59 gün geriye dönük yapılan kayıtlar: 442 yevmiye
Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta, İdare tarafından sehven yapılan az sayıda hata bulunduğu, çok sayıda yevmiye kaydında görünen hataların ise Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü mali işlemlerinin takibinde kullanılan Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğüne ait Döner Sermaye Muhasebe İşletme Sistemi (DMİS)'ten kaynaklandığı belirtilmiştir.
Sonradan silinmiş veya boş bırakılmış görünen 21 adet yevmiye numarasına ilişkin olarak, İdare tarafından kayıtların yapıldığı DMİS üzerinde yevmiye silme işleminin yapılamadığı, İdare tarafından sistem üzerinde sorgulama yapıldığında bu kayıtların hiç birinin görünmediği bildirilmiştir. 2021 yılı içerisinde zaman zaman yevmiye numaralarının DMİS tarafından mükerrer verildiği, bazen de numara atlandığı, söz konusu sorunun Bakanlığa aktarıldığı, Eylül ayında DMİS üzerinde atlayan yevmiye numaraları üzerinde yapılan çalışma ile numaralarda kayma meydana geldiği belirtilmiş, bu kaymanın düzeltilmesi için yapılan teşebbüslerin sonuca ulaşmadığı ifade edilmiştir. İdare tarafından Sayıştay Başkanlığı'na gönderilen muhasebe bilgilerinde yer alan bir çok yevmiye kaydının sonradan silinmiş olarak görünmesinin, DMİS'te atlayan numaraların Bakanlık tarafından silinmesinden ve yevmiye numaralarında kayma oluşmasından kaynaklandığı belirtilmiştir.
Boş bırakılmış görünen 37 adet yevmiye numarasına ilişkin olarak, 4 adet kaydın DMİS'te oluşan çeşitli hatalardan kaynaklandığı ve ilgili işlemlerin düzeltildiği, 1 adet kaydın ise bilgi girişinde yapılan hata sebibiyle iptal edilmiş olduğu, geriye kalan 32 adet kaydın ise DMİS'te oluşan hata nedeniyle atlayan yevmiye numaralarından kaynaklandığı, bu numaralar karşılığında herhangi bir işlem bulunmadığı ifade edilmiştir.
Yevmiye numaraları ile yevmiye tarihleri arasında uyumsuzluk bulunan ve geçmişe dönük olarak yapılmış görünen 5625 adet yevmiye kaydının ise, İdare tarafından bir iş günü öncesine kaydedilen 156 adet işlemden kaynaklandığı belirtilmiştir. Kayıtların, esasen İdare tarafından yasal süresi olan on gün içinde yapıldığı, zaman zaman hatalar sebebiyle düzeltmeler yapıldığı, ancak yapılan tarih düzeltmelerinin kendinden sonraki tüm yevmiyelerin sırasını etkilediği ifade edilmiştir. Buna göre, DMİS'te ödeme emri onaylanırken sehven yanlış satır seçilerek onay yapıldığında alınan yevmiye numarası, hata fark edip o anda onay kaldırılmasına rağmen değişmemektedir. Bu, önceki yevmiye numarası ile yevmiyeleşen işlemin, tamamlandığında tarih sırasına uygun olmamasına yol açmaktadır. Toplamda sadece 4 adet yevmiyenin hatalı tarih bilgisi ile kaydedildiği bildirilmiştir. Sonuç olarak, bir iş günü öncesine
kaydedilen toplam 156 adet işlemin ve bunların içinde yer alan 4 adet hatanın, 5625 adet yevmiye kaydının hatalı görünmesine sebep olduğu belirtilmiştir.
Muhasebe işlemlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülmesini temin etmek amacıyla, Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından DMİS'in gözden geçirilmesi, hatalı raporlamaya yol açan sorunların giderilmesi, ilgili İdare tarafından da muhasebe kayıtlarının zamanında, sıralı ve birbirini takip eder şekilde, arada boşluk bırakılmadan numaralandırılması, geriye dönük kayıt yapılmaması gerekmektedir.