Karar Künyesi
Ödeme Belgelerinin Hatalı Olarak Düzenlenmesi
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin Gerçekleştirilmesi” başlıklı 33 üncü maddesinde; giderlerin gerçekleştirilmesinin, harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı; gerçekleştirme görevlilerinin ise işlemlerin tamamlanarak ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütecekleri,
Aynı Kanun’un “Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları” başlıklı 61 inci maddesinde; muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde; yetkililerin imzasını, maddi hata bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü oldukları,
ifade edilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43 ncü maddesinin üçüncü fıkrasında; bütçeden nakden veya mahsuben yapılan harcamaların “ödeme emri belgesi” (Örnek-32), diğer işlemlerin ise “muhasebe işlem fişi” (Örnek-33) ile muhasebeleştirileceği belirtilmiştir.
Belediyenin 2018 yılı hesapları incelendiğinde, iki farklı ödeme belgesi düzenlenerek harcama evrakı arasına konulduğu görülmüştür. Birinci ödeme belgesi gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisince imzalanmış olup, muhasebe kayıtları ve diğer bilgiler açısından eksik ve hatalıdır. Elektronik ortamda düzenlenen ikinci ödeme belgesinin ise kayıt ve bilgiler açısından doğru olduğu ancak gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisince imzalanmadığı görülmüştür.
Bazı Ödeme Emri Belgelerinin Gerçekleştirme Görevlisi Sıfatıyla Belediyenin Şirketinde İşçi Statüsünde Çalışanlar Tarafından Düzenlenmesi
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun “Giderin Gerçekleştirilmesi” başlıklı 33 üncü maddesinin ilk fıkrasının son cümlesi ve takip eden fıkrada aynen;
“…Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.”
denilmektedir.
Aynı Kanuna dayanılarak hazırlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın 3 üncü bölümü “Ön Mali Kontrol” hususunu düzenlemiştir. Anılan bölümde yer verilen 12 nci maddenin üçüncü fıkrasında “Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. Bu gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan kontrol sonucunda, ödeme emri belgesi üzerine ‘Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür’ şerhi düşülerek imzalanır.” denilmektedir. Yine aynı bölümde yer alan 14 üncü maddenin son fıkrasında harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol görevinin ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirileceği hükme bağlanmıştır.
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4 üncü maddesinin ilk fıkrasında da; kamu hizmetlerinin; memurlar, sözleşmeli personel, geçici personel ve işçiler eliyle gördürüleceği ifade edilmiştir.
Yukarıda açıklanan mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, gerçekleştirme görevlileri harcama yetkililerince, yardımcılarından veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından görevlendirilmelidir. Ayrıca belirlenen gerçekleştirme görevlilerinin harcama birimlerindeki ön mali kontrol görevini yerine getirmekle yükümlü
olmaları sebebi ile bu görevin gerektirdiği mali mevzuat bilgisine sahip olmaları gerekmektedir.
İdarenin muhtelif harcama yetkililerince belirlenen bazı gerçekleştirme görevlileri, harcama yetkililerinin yardımcıları veya hiyerarşik olarak yakın bir üst kademe yöneticisi olmamakla birlikte görevin gerektirdiği mali mevzuat hususunda yeterli bilgileri olmayan, Belediye şirketinin işçi statüsünde olan personelidir. Bahsedilen personelin, gerçekleştirme görevini yürütmekle görevlendirilmesi mümkün görülmemektedir.
Kamu idaresi cevabında; (A) fıkrası ile ilgili “Harcama birimlerinden ön kontrol birimine gelen ödeme emri belgeleri 5018 sayılı kanunda ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde bahsedilen tüm kontroller yapıldıktan sonra emanete alınarak muhasebeleştirilmektedir. Harcama birimlerinde belgeleri düzenlemekle görevli gerçekleştirme görevlileri bütçe hesapları konusunda yeterli bilgiye sahip olmadıklarından ödeme emri üzerinde sadece 830-835-900-905 bütçe hesaplarının tutarları yer almamaktadır. Damga vergisini de hatalı kesmemeleri için ödeme emri üzerinde vergi matrahını ve KDV’ yi ayrı göstermektedirler. Faturanın toplam tutarı, kesilecek vergiler ve diğer kesintiler, net ödeme tutarı doğru hesaplanmış ve yazılmışsa Muhasebe Yetkilisi de belgeyi imzalayarak muhasebe kaydı yapılır ve programda muhasebesi yapıldığına dair döküm alınarak ödeme emrinin üzerine iliştirilir ve arşivlenir. Harcama birimlerinden gelen ödeme emri belgesi ve muhasebe programından alınan dokümanın arasında yukarıda sayılan bütçe hesapları dışında bir fark bulunmamaktadır. Gerçekleştirme görevlilerin bu konuda bilgiye sahip olmaları uzun bir süreç gerektireceğinden yazılımda yapılabilecek değişiklikler varsa araştırılacak ve yazılımcılarla görüşülerek sistemde gerçekleştirme görevlilerin de kullanabileceği şekilde düzenleme yapılacaktır.”
(B) fıkrası ile ilgili “Bazı harcama birimlerinde memur, sözleşmeli personel ve kadrolu işçi bulunmadığı durumlarda gerçekleştirme görevlisi olarak belediye şirketinde işçi statüsünde çalışan kişiler ödeme emri belgelerini düzenlemek zorunda kalmaktadır. Bundan sonraki görevlendirmelerde şirket işçisi olmamasına dikkat edilecektir.” denilmektedir.
Sonuç olarak kamu idaresi tarafından bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte ve gereğinin yapılacağı belirtilmektedir. Ancak her bir harcama için mükerrer düzenlenen ödeme emri belgelerinden muhasebe kayıtları doğru olanların imzasız olması mevzuata aykırıdır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.