Taşınır işlemlerine ilişkin olarak tutulan kayıtlar ile harcama birimlerine ait bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların bulunduğu tespit edilmiştir.

Adı geçen Yönetmelik’in “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasında; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerektiği açıklanmıştır.

Söz konusu Yönetmelik’in “Devir işlemleri” başlıklı 33’üncü maddesinin dördüncü fıkrasında; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar, buralarda asılı Dayanıklı Taşınırlar Listesinde gösterilen miktarlar esas alınarak sayılmak ve listedeki ilgili bölüm imzalanmak suretiyle yeni sorumluya devir ve teslim edileceği hüküm altına alınmıştır.

Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı belirtilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in “Harcama birimi ve ambarların kodlanması” başlıklı 38’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde ise; harcama birimlerinin bünyesinde bulunan ambarlara harcama yetkililerince bir düzeyli ve iki karakterden oluşan kod verileceği, bu kodun aynı harcama birimine bağlı ambarların sayısını göstereceği, ambarın, bağlı olduğu harcama biriminin koduyla birlikte tanımlanacağı ifade edilmiştir.

Karamanoğlu Mehmet Bey Üniversitesi birimleri içinde en yüksek stok ve işlem hacmine sahip olan Diş Hekimliği Fakültesi, İdari Mali İşler Dairesi ve Yapı İşleri Dairesi Ambarlarında örnekleme sondaj usulü ile yapılan fiziki denetimde;

• Diş Hekimliği Fakültesinde malzeme türleri için farklı farklı kayıtlar tutulduğu bunları konsolide eden bir kayıt sistemi kullanılmadığı, bazen kullanıma verilen malzemenin kayıtlardan düşülmediği için sayımda noksan görüldüğü, bazen de satın alınan malzemelerin ambar giriş kaydı yapılmadığı için sayımda fazla görüldüğü tespit edilmiştir. Bu kapsamda Diş Hekimliği Ambarında sondaj usulü tespit edilerek sayımı yapılan altı cins malzemeden bir cins malzemenin kayıtta yer alan miktardan daha fazla adette stokta bulunduğu, iki cins malzemenin ise kayıtta hiç yer almadığı halde stokta olduğu, üç cins malzemenin ise kayıtta yer alan sayıdan daha az miktarda stokta olduğu tespit edilmiştir.

• İdari ve Mali İşler Ambarında sondaj usulü tespit edilerek sayımı yapılan iki tür malzemenin kayıtta yer alan miktardan daha az miktarda stokta olduğu, bir tür malzemenin ise kayıtta yer alan miktardan daha fazla miktarda stokta olduğu tespit edilmiştir.

• Yapı İşleri Dairesi ambarında yine sondaj usulüyle tespit edilerek fiziki sayımı yapılan altı malzemeden beş adedinin kayıtta olan miktardan daha az tutarda stokta olduğu, bir malzeme cinsinin ise stok kaydından daha fazla sayıda ambarda bulunduğu tespit edilmiş, yapılan sayımlar tutanağa bağlanmıştır.

Üniversitede taşınır mal yönetimi konusunda eksiklikler bulunmakta olup tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda kurumsal bir çalışma yapılması gerektiği düşünülmektedir.

Kamu idaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak fiili fiziki sayım ile taşınır kayıtları arasındaki gerekli denklik işlemlerinin yıl bitiminde yapıldığı belirtilmiş, ancak herhangi bir belge gönderilmemiştir.

Sonuç olarak; üniversitede taşınır mal yönetimi konusund a tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımında anılan yönetmelik hükümlerine uyulması, fiili fiziki sayım ve stok kayıtlarında yıl içinde gerekli denkliğin sağlanması gerektiği düşünülmektedir.