Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Herhangi bir performans hedefi veya göstergeye ilişkin gerçekleşmenin ölçülmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün nasıl yapılacağının belirlenmiş olması gerekir. Veri kayıt sistemi performansın ölçümüne yönelik belirlenmiş bir yazışma süreci olabileceği gibi, ilgili göstergeye yönelik gerçekleşme sonuçlarını gösteren detaylı bir bilişim programı da olabilir.

Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik’in 5’inci maddesinde faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olmasının zorunlu olduğu belirtilmektedir. Doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız bilgiye ise ancak sağlıklı işleyen ve güvenilir bir veri kayıt sistemi ile ulaşılabilir.

Giresun Belediyesi performans yönetim sistemi ve onun bir parçası olan faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve raporlanması iş ve işlemlerinin koordinasyonunu Strateji Geliştirme Müdürlüğü yürütülmektedir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü, faaliyetlerle ilgili olarak belirlenen göstergelerin gerçekleşmeleri ile ilgili bilgileri ilgili birimlerden alarak konsolide etmekte ve idare faaliyet raporunu hazırlamaktadır. Birimlerde performans bilgilerini yoplamakla görevli kişiler bulunmakla birlikte, bu kişiler yazı ile görevlendirilmiş değildir. Esasen tüm bu veri

kayıt sisteminin unsurları ve yapılacak iş ve işlemler yazı ile belirlenmemiş olup sözlü olarak yürütülmektedir.

Ancak her hedef ve göstergenin tanımı yani ölçülecek unsurların nelerden oluştuğu, ölçme yönteminin ne olacağı, kim tarafından hangi sıklıklarla ölçüleceği, ölçülen verilerin analiz ve değerlendirmelerinin nasıl yapılacağı, ölçülen verilerin kim tarafından kontrol edileceği, ölçüm sisteminin risklerinin değerlendirmesinin kim tarafından yapılacağı, tespit edilen risklere ilişkin olarak hangi prosedürlerin izleneceği ve ölçülen verilerin ilgili birime hangi sıklıkla ve yöntemle bildirileceği gibi hususların yazılı olarak belirlenmediği görülmüştür.

Sonuç olarak, Giresun Belediyesinde performans ölçümü için gerekli olan performans bilgisinin oluşturulmasını sağlamak üzere hangi verilerin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi aralıklarla bu verilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına ilişkin öngörülere dayalı bir veri kayıt sistemi oluşturulması gerektiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; "Belediyemiz tarafından kullanılan bilgisayar yazılım sisteminde Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe ve Faaliyet Raporlarının bir bütün içerisinde entegrasyonunu sağlayacak bir veri kayıt sistemi bulunmamaktadır. Yapılan analiz ve sonuçlar tamamen manuel olarak takip edilmektedir. Bulgu konusu ile ilgili Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gerekli talimatlar verilmiş olup Performans Ölçümüne Yönelik Sağlıklı ve Güvenilir bir veri kayıt sisteminin oluşturulması için çalışmalara başlanılmıştır." denilmektedir

Sonuç olarak Performans Ölçümüne Yönelik Sağlıklı ve Güvenilir bir veri kayıt sisteminin oluşturulması için yapılan çalışmalar daha sonraki denetimlerde değerlendirilecktir