İdare tarafından 15 Aralık-15 Ocak dönemi maaş ödemesine ilişkin olarak yapılan muhasebe işleminde kullanılmaması gereken 161-Personel Avansları Hesabı ile 165- Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı kullanılmakta ve ertesi yıla ödenek devri yapılmaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 161-Personel Avansları Hesabı’na ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 127’inci maddesinde, bu hesabın, mevzuatı uyarınca verilen sürekli ve geçici görev yolluğu avansları ile ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücret ödemeleri karşılığı verilen avansların izlemesi için kullanılacağı belirtilmiştir.

Söz konusu Yönetmelik’in 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 136’ncı maddesinde bu hesabın, bütçedeki ödeneğine dayanılarak verilen avans ve kredilerden mahsup dönemine aktarılan tutarların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiş ve “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 137’nci maddesinde ise özetle; iş avansları, personel avansları ve kredilerden harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyen veya belgeleri verildiği halde mali yılsonuna kadar incelenemeyenlerin saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılacağı ifade edilmiştir.

Ertesi yıl bütçesinden karşılanmak üzere verilen personel avanslarında ise 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı’nın kullanılacağı bahse konu Yönetmelik’in’na 130’uncu

maddesinde belirtilmiştir. Ayrıca “Hesaba ilişkin işlemler” 131’inci maddedesinin birinci fıkrasının (b) bendinde; Aralık ayının 15’inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinin ertesi yıl 01-

14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlarının bu hesapta izleneceği, yeni mali yılda bu tutarların, düzenlenecek ödeme emri ile bütçe giderleri hesabına aktarılacağı, bu tutarların yeni yıl bütçesi ödeneklerinden karşılanacağından, avans olarak verildiği yıldan herhangi bir ödenek devri yapılmayacağı hüküm altına alınmıştır.

İdarenin hesap ve işlemlerinin incelendiğinde; Aralık ayının 15’inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinin ertesi yıl 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlarının müdürlük bazında ayrı ayrı 161- Personel Avansları Hesabı’na kaydedildiği, farklı bir yevmiye ile söz konusu hesapta biriken bu tutarların 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı’na devredildiği, daha sonra ise yine farklı bir yevmiye kaydı ile 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı’nın kapatılarak 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı’na aktarıldığı anlaşılmıştır. Ayrıca 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlara ilişkin olarak 906-Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı borç, 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabı alacak çalıştırılarak ertesi yıla ödenek devri yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılması gereken kayıt şu özetle şekilde olmalıdır: 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlar 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı’da izlenilmeli, bu tutarlar yeni yıl bütçesi ödeneklerinden karşılanacağından, avans olarak verildiği yıldan herhangi bir ödenek devri yapılmamalı 1 Ocak tarihinde ise söz konusu 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı kapatılarak ilgili mali yılın bütçesine gider ve bütçe gideri olarak kaydedilmelidir.

Denetim tespitine binaen, İdare tarafından; bundan sonra bulguda belirtilen hususlar doğrultusunda işlem yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, bulguda belirtilen hatalı muhasebeleştirme nedeniyle, İdarenin 2020 yılı mali tablolarında; 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı 2.898.865,77 TL eksik tutarla, 165- Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı aynı tutarda fazla olarak yer almış, 906- Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı ile 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabında ise 2.898.865,77 TL fazla kayıt oluşmuştur.