Van Yüzüncü Yıl Üniversitesinde iç kontrol sistemine ilişkin yapılan denetimler neticesinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Güncellenmemesi

   
   

   Üniversite İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının güncel olmadığı tespit edilmiştir.

   5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin

   
   

   gözetilmesi, izlenmesi ve Kanun’da belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.

   Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır.

   İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi sorumluluğu esas olarak üst yöneticilere ait olup, bu çerçevede, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarının üst yönetici onayıyla başlatılması gerekmektedir.

   Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği hükümlerine göre idarelerin iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere bir eylem planı oluşturması öngörülmüştür. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi’nin 7’nci maddesine göre bu eylem planları, iki yılı geçmeyecek şekilde idareler tarafından belirlenen dönemler itibariyle hazırlanmalıdır.

   İdare tarafından en son hazırlanan eylem planı 2017 tarihli olup yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde Üniversite Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının güncellenmesi gerekmektedir.

2. İç Kontrol Sisteminin Yılda En Az Bir Kez Değerlendirilmemesi

   
   

   İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi çalışmalarının yapılmadığı tespit edilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nin “5. İZLEME STANDARTLARI” kısmında;

   “İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.

   Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

   
   

   İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.”

   
   

   denilmek suretiyle İdarelerin, iç kontrol sistemini sürekli izlemesi ve/veya en az yılda bir kez özel bir değerlendirmeye tabi tutması, bu çalışmaya, tüm birimlerin yönetici ve

   
   

   çalışanlarının katılımını sağlaması, gerektiğinde iç ve dış denetim raporlarından istifade edilmesi, izleme ve değerlendirme sonuçlarının raporlanması ve buna göre bir eylem planı hazırlanması gerekmektedir.

   İdarenin anılan Tebliğ’in yukarıda belirtilen hükmü doğrultusunda, iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmesi gerekmektedir.

3. Kurumsal Risklerin Belirlenmemesi ve Değerlendirilmemesi

   
   

   İdarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi çalışmalarının yapılmadığı tespit edilmiştir.

   Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nin “2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI” bölümünde yer verilen 6 No.lu Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Standardında idarelerin sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmesi ve alınacak önlemleri belirlemesi gerektiği düzenlemesi bulunmaktadır.

   Tebliğ’de bu standart için gerekli genel şartlar:

   
   

   -İdarelerin, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelisi,

   -Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkilerini yılda en az bir kez analiz etmeleri ve

   -Risklere karşı alınacak önlemleri belirleyerek eylem planları oluşturmaları, Olarak sıralanmıştır.

   Kamu İç Kontrol Rehberi’nin “Risk Yönetimi” başlıklı 2’nci Bölümünün “Risk Yönetimi Süreci” başlıklı 7’nci kısmında ise tespit edilen risklerin ilgili Rehber ekinde yer alan “Risk Kayıt Formu” ve “Konsolide Risk Raporları” düzenlenmek suretiyle kayıt altına alınması öngörülmüştür.

   Anılan hükümler çerçevesinde idarelerin hedeflerine ulaşmasını engelleyen veya zorlaştıran riskleri, önceden tanımlanmış yöntemlerle belirlemesi, gruplandırması ve güncellemesi, kayıt altına alması ve bu risklere karşı alınacak önlemleri belirleyerek eylem planları oluşturmaları gerekmektedir.

   
   

   Bu kapsamda İdarenin risklerini belirlemesi ve Kamu İç Kontrol Rehberi ekinde yer alan “Risk Kayıt Formu” ve “Konsolide Risk Raporları” düzenlemek suretiyle risklerini kayıt altına alması gerektiği değerlendirilmiştir.

   ç) Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmemesi

   
   

   Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmediği tespit edilmiştir.

   
   

   Kamu İç Kontrol Rehberi’nde; Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazılarının, diğer görevlerle kıyaslandığında, gerek doğası gerekse de idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkarılması ve benzeri yönlerden çok daha büyük önem taşıdığı, bu yüzden idarelerde hassas görevlerin belirlenmesi gerektiğinden bahsedilmiştir.

   Belirlenen kriterlere göre hassas görevler tespit edilmeli, tanımlanan risklerin etkisini azaltmak için özel kontrol mekanizmaları (rotasyon, yedek personel görevlendirme vb.) geliştirilerek risk seviyesinde meydana gelen değişiklikler gözden geçirilmelidir.

4. İç Denetçi İstihdam Edilmemesi ve İç Denetim Faaliyetinin Olmaması

Kurumda, iç kontrolün önemli bir unsuru olan iç denetimi gerçekleştirecek personelin istihdam edilmediği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun, “İç kontrolün tanımı” başlıklı 55’inci maddesinin birinci fıkrasında iç kontrolün ne olduğu açıklanmış ve iç denetimin de malî ve diğer kontroller bütününün bir unsuru olduğu belirtilmiştir.

Adı geçen Kanun’un “Kontrolün yapısı ve işleyişi” başlıklı 57’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu,

“İç denetim” başlıklı 63’üncü maddesinde ise iç denetim faaliyetinin ne olduğu ve nasıl yapılacağı düzenlenmiş ve kamu idarelerinin yapısı ve personel sayısı dikkate alınmak suretiyle, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun uygun görüşü üzerine, doğrudan üst yöneticiye bağlı iç denetim birimi başkanlıkları kurulabileceği ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede; İdarede iç denetim biriminin kurulduğu ve 3 adet iç denetçi kadrosunun bulunduğu anlaşılmış, ancak 2021 yılında 1 denetçinin naklen başka kuruma geçişi ve 2022 yılında 1 denetçinin istifası nedeniyle mevcut durumda kadroların boş olduğu tespit edilmiştir. Dolayısıyla boşalan kadrolara atama yapılmaması nedeniyle iç denetim faaliyetleri

yapılamamaktadır.

İdarenin iç denetçi çalıştır maması, iç kontrol bileşenlerinden İzleme Standartlarına ait 18 No.lu “İç denetim” standardının gerekliliği olan idarenin fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyeti sağlama yükümlülüğünü yerine getirmemesine sebep olmaktadır.

Kamu İdaresi cevabında, iç kontrol sistemine ilişkin bulgumuzda yer verilen eksikliklerin tamamlanacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, Kamu İdaresi tarafından Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının güncellemesi, iç kontrol sisteminin yılda en az bir kez değerlendirilerek İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna raporlanması, hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi, risklerin belirlenerek Kamu İç Kontrol Rehberi ekinde yer alan “Risk Kayıt Formu” ve “Konsolide Risk Raporları” aracılığıyla kayıt altına alınması, ayrıca iç denetçi istihdamının sağlanması gerektiği değerlendirilmiştir.