Satın alınıp 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 153 Ticari Mallar Hesabı’na kaydedilen malların, kullanıma verilme veya tüketilme zamanlarına bakılmaksızın, aynı yevmiye kaydında veya aynı gün içinde giderleştirilerek hesaplardan çıkıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı” başlıklı 116’ncı maddesinde, satın alınan ilk madde ve malzemelerin 150 numaralı hesabın borcuna ve ilgili hesabın alacağına kaydedileceği; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin 150 numaralı hesaba alacak, 630 Giderler Hesabı’na borç kaydedileceği belirtilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in “153 Ticari Mallar Hesabı” başlıklı 118’inci maddesinde, ticari mal niteliğinde bir mal alındığında 153 numaralı hesabın borcuna ve ilgili hesabın alacağına kaydedileceği; kullanılmak veya satılmak üzere ambardan çıkışı yapılan ticari malların 153 numaralı hesaba alacak, 630 Giderler Hesabı’na borç kaydedileceği ifade edilmektedir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri uyarınca satın alınan malların ilgili stoklar hesabına kaydedilmesi; kullanıldığında, tüketildiğinde veya satıldığında hesaplardan çıkışının yapılması gerekmektedir. Buna göre dönem içinde envanterde bulunan malların sürekli olarak takip edilmesi ve dönem sonunda envanterde kalan mal tutarlarının mali tablolara kaydedilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede satın alınıp 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 153 Ticari Mallar Hesabı’na kaydedilen malların; kullanılma, tüketilme veya satılma zamanları dikkate alınmaksızın, aynı yevmiye kaydında veya aynı gün içinde hesaplardan çıkılarak gider kaydedildiği görülmüştür.

Yapılan hatalı kayıt sonucu, envanterde bulunan mallar muhasebe sisteminde doğru olarak izlenememektedir. Mevcut durumda yapılan bu işlem mevzuata aykırı olmasının yanında yüksek düzeyde risk barındırmaktadır. Zira alınan ve henüz kullanılmamasına rağmen kullanılmış gibi muhasebe kaydı yapılan taşınır malzemelerin gerçekten kullanılıp kullanılmadığının ve kullanılmamış ise stoklarda bulunup bulunmadığının tespiti oldukça güç olacaktır. Bunun yanında stokta taşınır malzemelerin görünmemesi ihtiyaç duyulandan daha fazla ve gereksiz mal alımlarına da neden olabilecektir. Bu risklerin önüne geçilebilmesi için taşınırların hesaplardan ve stoklardan çıkışı için tüketilmesi, ekonomik ömrünü tamamlaması ya da mevzuatta belirtilen diğer unsurların gerçekleşmesi beklenmelidir.

Sonuç olarak, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 153 Ticari Mallar Hesabı’na kaydedilen malların, kullanıma verilme veya tüketilme tarihlerine uygun olarak muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.