Belediye tarafından taşınırların etkili, ekonomik ve verimli kullanımını sağlayacak bir kontrol ortamı geliştirilemediği, taşınır işlemlerinin ve taşınırlara ilişkin sorumlulukların izlenebilmesini sağlamak üzere mevzuata uygun bir şekilde yürütülemediği görülmüştür.

Kamu kaynakları arasında sayılan taşınırların, gerek hesap verme sorumluluğu kapsamında gerekse 5018 sayılı KMYKK’nın 48’inci maddesinde yer alan düzenlemeler uyarınca hukuka uygunluk ve etkililik, ekonomiklik, verimlilik ilkeleri çerçevesinde yönetilmesi ve muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.

Taşınır işlemlerinin tabi olduğu hükümler Taşınır Mal Yönetmeliği’nde ayrıntılı olarak yer almaktadır. Medeni Kanun’a göre taşınırın zilyetliği, mülkiyetine karine kabul edilmektedir ve kamu taşınırları tasarruf eden harcama birimlerinin hesaplarında bulunarak bunların yönetimine ilişkin süreçler harcama yetkilisi tarafından kurulur ve yerine getirilir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesinde ise; harcama yetkililerinin bu sorumluluğu, kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği hüküm altına alınmıştır. Dolayısıyla işlemlerin sağlıklı yürütülebilmesi için her bir harcama birimi için sorumluluğu paylaşan bu üç yetkilinin de yetki ve sorumlulukları konusunda yeterli hassasiyeti göstermesi gerekmektedir.

Yapılan incelemelerde; Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde, kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevlerinin aynı kişide birleşemeyeceği açıkça ifade edilmiş olmasına rağmen;

• Kontrol ve kayıt yetkilisi görevlerinin aynı personelce yerine getirildiği,

• Bazı harcama birimlerinde kayıt ve kontrol yetkilisinin yanı sıra bir ya da iki personelin depo sorumlusu adıyla mevzuatta yeri olmayan bir görev yürüttüğü,

• Mali hizmetler biriminde görevli kayıt yetkilisinin inisiyatif alarak konsolide yetkilisi görevini de yürüttüğü,

• Bir personelin iki ayrı harcama biriminde taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlerini bir arada ifa ettiği görülmüştür.

Bu durum aynı zamanda, taşınır yönetiminde etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasına da engel teşkil edecek niteliktedir. Gerek kişinin inisiyatif alması gerekse şifahi olarak görevlendirilmesi personelin taşınır işlemlerini asli görevlerinin yanında tali bir iş olarak görmesine neden olacağı gibi, bu kişilere taşınır mevzuatı hakkında yeterli eğitim desteğinin de sağlanmadığı göz önüne alındığında taşınır işlemlerinin anılan Yönetmelik’e uygun olarak yürütülmesinde en önemli unsur olan insan kaynağı ile yetki sorumluluk mekanizmasının yeterince güçlü kurulamayacağı açıktır.

Taşınırların takibini sağlamak üzere öngörülen bir diğer mekanizma, Yönetmelik’in 36’ncı maddesinde yer alan dayanıklı taşınırların numaralandırılmasına ilişkin düzenlemedir. Madde hükmü gereğince, dayanıklı taşınırlara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde sicil numarası verilmesi gerekmektedir. Ancak Belediyede mevzuatta öngörülen ve cins taşınırların birbirinden ayrılması ile takibini sağlayan bu önemli mekanizmanın dayanıklı taşınırlar için kurulmadığı görülmüştür.

Personelin kullanımına verilen taşınırlara ilişkin sorumluluk ise; Yönetmelik’te öngörülen taşınır teslim belgesi, dayanıklı taşınırlar listesi gibi belgeler üzerinden takip edilebileceğinden bu belgelerin mevzuatta öngörüldüğü şekilde düzenlenmesi önem arz etmektedir. Taşınır teslim belgesi, münhasıran bir kişinin kullanımına verilen taşınırlarda ilgili personelin sorumluluğunu ortaya koyan bir belge niteliğinde iken dayanıklı taşınırlar listesi, ortak kullanıma verilen taşınırlara ilişkin bilgi sunmakta olup tüm sorumluluğun imzalayan kişiye yüklenmesine sebep olacak nitelikte değildir. Dolayısıyla iki belgenin sorumluluk açısından muhatabı ve kapsamı farklılık arz etmektedir. Ancak bu ayrımın Belediye tarafından yeterince gözetilmediği, ortak kullanıma verilen taşınırlar için taşınır teslim belgesinin düzenlendiği bir kişinin kullanımına verilen taşınırlar için ise herhangi bir belge düzenlenmediği görülmüştür.

Bunun yanı sıra taşınırların belirli aralıklarla kontrol edilmesi amacıyla Yönetmelik’in 32’nci maddesinde öngörülen yılsonu sayımlarının da fiili olarak yapılmadığı görülmüştür. Bu durum, kayıtların fiili durumu doğru ve tam olarak yansıtmasını sağlayacak kontrollerin yeterince yapılmaması anlamına geldiğinden taşınır mal yönetim hesabının güvenilir bilgi sunması noktasında da zafiyet oluşturmaktadır. Nitekim ambarda yapılan incelemelerde de taşınır mevcudu ile kayıtların birbiriyle tutarlı olmadığı görülmüştür. Taşınır mevcudu ile kayıtlar arasındaki uyumsuzluğu giderecek sayımların sağlıklı bir şekilde yapılması, kayıtların güvenirliğine katkı sunacaktır.

Bu itibarla, kamu kaynağı niteliğindeki taşınırların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde edinilmesini, muhafazasını ve yönetilmesini sağlamak üzere; taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtır şekilde yapılması, harcama birimleri ile kullandıkları kaynaklar arasında yetki sorumluluk dengesinin sağlıklı şekilde kurulması ve sorumluların taşınır mevzuatına ilişkin bilgilendirilmesini sağlayacak eğitimlerin düzenlenmesi gerekmektedir.

Taşınır mal yönetimi kayıt ve belge düzeni, yönetim süreçleri, yetki ve sorumlulukların izlenmesinde eksikliklerin giderilmesi için konsolide yetkilisi görevlendirildiği ifade edilmiş olmakla birlikte tespit edilen eksiklikler 2020 yıl sonu itibariyle devam etmektedir.