İdarenin yapmış olduğu ihalelerin bazılarında istekliler tarafından verilen geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarında takip edilmediği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 434’üncü maddesinde, 910- Alınan Teminat Mektupları Hesabının, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi ve garantiye ilişkin belgeler ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenlerin izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.

Yönetmelik’in “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 435’inci maddesinin (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde;

“Teminata ilişkin belgeler üzerinde muhasebe birimlerince yapılacak incelemeler

1. Kuruma teslim edilen teminata ilişkin belgeler ilgili kanun hükümleri ve getirilen düzenlemeler çerçevesinde incelendikten sonra kabul edilir.

2. 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca alınan teminat mektupları: Muhasebe birimlerine geçici, kesin, ek kesin ve avans teminat mektubu olarak verilen teminat mektupları, kamu ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler doğrultusunda incelendikten sonra kabul edilir.”,

   “Hesabın işleyişi” başlıklı 436’ncı maddesinde ise;

   
   

   “(1) Alınan teminat mektupları hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

   1. Borç

      
      

      1. Teminat ve depozito olarak muhasebe birimlerine teslim edilen belgeler bu hesaba borç, 911- Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabına alacak kaydedilir.

      2. Teminat ve depozito olarak muhasebe birimlerine teslim edilen teminat ve garanti mektuplarından paraya çevrilmek üzere bankaya gönderilenler bu hesaba borç ve alacak kaydedilir.” düzenlemeleri yer almaktadır.

         Mezkûr mevzuat hükümlerine göre, İdarece teslim alınan geçici, kesin ve ek kesin teminatlar ile avans teminat mektuplarının 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabına kaydedilmesi gerekmektedir.

         Yapılan incelemede, İdarenin yapmış olduğu ihalelerin tamamında, istekliler tarafından sunulan geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınmadığı tespit edilmiştir.

         Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; Kamu İhale Kurumunun 18.05.2022 tarihli ve 31839 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmelik değişikliği ile 03.10.2022 tarihinden sonra ihalelerin elektronik ortamda (e-ihale) gerçekleştirilmesi zorunlu hale getirilmiş olup, bu zorunluluk sonrasında teminat mektuplarının Takasbank vasıtasıyla elektronik ortamda verilmesi hüküm altına alındığı, dolayısıyla istekliler tarafından elektronik

         
         

         ortamda sunulan ve iadesi de elektronik ortamda yapılan ve fiziki olarak teslim edilemeyen geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınmasının mümkün olmadığı belirtilmiştir. Ayrıca fiziki ortamda teslim alınabilse dahi muhasebe kayıtlarına alınması kuruma herhangi bir fayda sağlamayacağı gibi, ihale yapıldıktan sonraki iade işlemlerinde idareye ek iş yükü getirecek, isteklilerin teminatlarını daha geç almalarına sebep olabilecek, dolayısıyla istekli ile idare arasında sıkıntılara sebebiyet verebileceği ifade edilmiştir. Ancak Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 402’nci maddesinde nazım hesapların, varlık, kaynak, gelir ve gider hesaplarının dışında, muhasebenin sadece bilgi verme görevi yüklediği işlemlerin kayıt altına alınacağı ifade edilmiş bu kapsamda teminat mektuplarının 910-911 no’lu hesaplarda izleneceği belirtilmiştir. İdare her ne kadar e-teminatın muhasebe birimine teslim edilmediğinden kaynaklı kayıt altına almadıklarını söylese de elektronik ortamda verilmeyen geçici teminat mektuplarının da muhasebe kayıtlarında yer almadığı görülmüştür. Ayrıca muhasebe kayıtlarına fiziki alınan mektuplarının idareye ek iş yükü getireceği belirtilmiş ve muhasebe kayıt altına alınmasının bir fayda sağlamayacağı belirtilse İdarenin yasal mevzuatla kayıt altına alınması belirtilmiş bir husus hakkında takdir yetkisi bulunmamakta ve yasal mevzuatları uygulama noktasında kurallara riayet etmesi gerekmektedir.

         Sonuç olarak, İdarenin yapmış olduğu ihaleler kapsamında almış olduğu geçici teminat mektuplarını 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabında izlemesi gerekmektedir.