Karar Künyesi
İdare tarafından taşınır sayım ve döküm cetvelinin hazırlanmadığı, tüketim malzemeleri defteri ve dayanıklı taşınır defterinin tutulmadığı, dayanıklı taşınırlara sicil numarasının verilmediği, taşınır mal yönetim hesabının hazırlanmadığı görülmüştür.
Bahsi geçen eksikliklere yönelik yapılan değerlendirmelere aşağıda yer verilmiştir:
Sayım Kurulunun Oluşturulmayarak Yıl Sonu Sayımının Yapılmaması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin Hazırlanmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımlarının yapılacağı; taşınır sayımlarının harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından gerçekleştirileceği; sayım kurulunun, ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmeyen ve kayıtları yapılmadığı belirlenen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlayacağı; sayım tutanağının “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütununun, defter kayıtları esas alınarak doldurulacağı ve ambarlardaki taşınırların fiilen sayılarak bulunan miktarların sayım tutanağının “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedileceği; akabinde oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların dayanıklı taşınırlar listeleri esas alınarak sayılacağı ve sayım sonuçlarının sayım tutanağında gösterileceği; kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanması ile sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin düzenleneceği, bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturacağı ifade edilmiştir.
Taşınır hesaplarına ilişkin yıl sonu işlemleri üzerinde yapılan incelemelerde; taşınır kayıt yetkilisinin de arasında olacağı sayım kurulunun oluşturulmadığı, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmayarak taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanmadığı ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.
Yukarıda yer alan mevzuat hükmü ve yapılan açıklamalar gereği yıl sonlarında taşınır sayım çalışmalarının yapılması gerekmektedir.
Tüketim Malzemeleri Defteri ve Dayanıklı Taşınır Defterinin Tutulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde;
“Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulacak defterler şunlardır.
Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek: 1): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.
Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek: 2): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılır. Her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı yapılır.
…” denilmek suretiyle taşınırların özelliklerine göre tutulacak defterler sayılmıştır.
Yönetmelik’te belirtilen bu defterlere, yıl içerisinde satın alma veya başka suretle edinilen taşınırların giriş kayıtlarının, taşınırların özelliklerine göre tüketime veya kullanıma verilmeleri sebebiyle çıkış kayıtlarının yapılması gerekmektedir. Elektronik ortamda da tutulabilen bu defterlerin şekilleri Yönetmelik ekinde yer almaktadır.
Yapılan incelemede; İdarenin tüketim malzemeleri ve dayanıklı taşınırlara ilişkin bu defterleri 2021 yılı için Yönetmelik’te belirtildiği şekliyle düzenlemediği tespit edilmiştir. Taşınır işlemlerinin daha sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için bu defterlerin mevzuata uygun olarak tutulması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numarası Verilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, fiziki veya kullanım özellikleri
nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede; Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların birçoğu için sicil numarası verilmediği ve taşınırlar üzerinde ilgili numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükmünden anlaşılacağı üzere, dayanıklı taşınırlara ilişkin sicil numarasının verilmemesi ve taşınır üzerinde yaygın olarak kullanıldığı şekliyle etiket yapıştırılmaması hususu taşınırların sağlıklı bir şekilde takip edilememesine yol açmaktadır.
Taşınır Mal Yönetim Hesabının Hazırlanmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince hazırlanması gereken taşınır mal yönetim hesabının hazırlanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu belirtilmiştir. Ayrıca harcama yetkilerinin taşınır kayıtlarının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği ifade edilmiştir.
Mezkûr Yönetmelik’in “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; taşınır mal yönetim hesabının, 5018 sayılı Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğunun kontrol edilerek imzalanacağı hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca maddenin devamında taşınır mal yönetim hesabının; yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim
Hesabı Cetveli, yılsonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanaktan oluştuğu belirtilmiştir.
Yukarıda belirtildiği üzere; harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri kamu kaynağı niteliğinde olan taşınırlara ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesi ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesinden ortak olarak sorumludurlar. Bahsi geçen yetkililerin mevzuatta öngörülen görev ve sorumluluklarını koordineli bir şekilde yerine getirmeleri ve taşınır mal yönetim hesabını hazırlamaları gerekmektedir.
Yapılan incelemede; İdare tarafından görevlendirilen taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin Taşınır Mal Yönetim Hesabına ilişkin Yönetmelik’te belirtilen görev ve sorumluluklarını yerine getirmedikleri, harcama yetkilileri ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasında koordineli bir çalışmanın olmadığı anlaşılmıştır. Zira yılsonlarında taşınır sayımları yapılmadığından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenmemekte, bu cetvele dayanılarak düzenlenmesi gereken Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenmemekte, dolayısıyla harcama yetkilisince taşınır mal yönetim hesabını onaylanamamaktadır.
Özetle, yılsonu sayımlarının yapılmaması; taşınır mal yönetim hesabının Yönetmelik’te belirtildiği şekilde oluşturulamamasına, defter kayıtlarının, sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanamamasına, taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtmamasına ve bilançoda yer alan taşınır hesaplarının doğru ve güvenilir bilgi üretmemesine neden olmuştur.
Yukarıda yer alan denetim tespitleri üzerine, İdare tarafından, bulgu konusu hususların yerine getirilebilmesi amacıyla personel görevlendirildiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, taşınır mal yönetim sisteminin mevzuat hükümleri doğrultusunda sağlıklı bir şekilde yürütülmesi ve taşınır kayıtlarının fiili durumu yansıtması için gerekli çalışmaların başlatılması gerekmektedir.