Yevmiye kayıtlarının incelenmesi sonucunda; Kurum muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde işlenmediği, yevmiye numarasının atlandığı görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nin "Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları" başlıklı 5'inci başlıklı maddesinde;

"(1) Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.

(2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında “1” den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır."

"Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni" başlıklı 6 'ncı maddesinde ise;

“…

a) Yevmiye defteri (Örnek:3); kayda geçirilmesi gereken işlemlerin, yevmiye tarih ve müteselsil numara sırasıyla, maddeler hâlinde düzenli olarak kaydedildiği defterdir. Açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak bu deftere kaydedilir.

…” denilmektedir.

Buna göre yevmiye defteri tarih itibariyle müteselsil sıra takip eden yevmiye numaralarından oluşmalıdır. Yevmiye numaralarında, tarih kayıtlarına uygun sıra takip edilmemesi Yönetmeliğin amir hükümlerine aykırıdır.

Buna rağmen Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesinde yevmiye numaralarının tarih kayıtlarına uygun sıra takip etmediği, yevmiye kayıtlarında ise 7044 numaralı yevmiye maddesinin boş olduğu görülmüştür.

İdare cevabında, 7044 numaralı yevmiye maddesinin boş olmasının, Muhasebat Genel Müdürlüğü muhasebe sistemi olan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sisteminden kaynaklandığı ve kullanılmaktadır. KBS çağrı merkezi tarafından da ilgili konuya cevap verildiği ifade edilmiştir.

Kamu idaresinin üretmiş olduğu mali rapor ve tabloların güvenilirliği ve doğruluğu, muhasebe sistemindeki yevmiye numaralarının tam ve doğru kayıtları göstermesine bağlıdır. Dolayısıyla da mali tablolara esas oluşturan muhasebe işlemlerinin temel muhasebe ilkelerine uygun olarak kaydedilmesi, yevmiye numaralarının işlemin yapıldığı tarihi gösterecek şekilde birbirini takip etmesi ve sistem hatalarına maruz kalmamak için sistem üzerinde zaman zaman kontrollerin yapılması ğerektiği değerlendirilmektedir.