Şirket tarafından yapılan bazı hizmet alımlarında denetim, muayene ve kabul işlemlerini yapan muayene ve kabul komisyonlarının işlemlerinde önemli eksiklikler bulunduğu görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun, “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı, yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamayacağı hükümlerine yer verilmiştir.

Kanun’un “Görevlilerin ceza sorumluluğu” başlıklı 28’inci maddesine göre ise; Muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır.

Muayene ve Kabul komisyonu esas olarak yüklenici tarafından yapılan hizmetin işin sözleşmesinde ve teknik şartnamesinde belirtilen şartlara uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini inceleme görevi bulunmaktadır.

Yapılan incelemede, bazı hizmet alımlarına ilişkin teknik şartname hükümlerinde soyut ve belirsiz ifadelere yer verilmesi nedeniyle, yüklenici tarafından sunulan hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediğinin somut bir şekilde tespiti mümkün olamamaktadır. Bu itibarla, yapılan muayene ve kabul işlemlerinin soyut ve dayanaksız olduğu görülmüştür.

Örneğin; Terra madre fuarı işbirliği alımı işinde; teknik şartnamede sosyal medya fenomenlerinden sosyal medya paylaşımı hizmeti alınacağı belirtilmiş ancak alınacak hizmetin kapsamı, içeriği, miktarı gibi somut kriterler belirlenmemiştir. Bu durumda şartname/sözleşme hükümlerinde alınacak hizmetin somut özellikleri ve teslimine ilişkin kriterleri belirlenmediğinden, işin kabulü sırasında muayene ve kabul komisyonunca hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediği net bir şekilde tespit edilememektedir.

Aynı hususta, 03.10.2022 tarih ve 315 nolu yevmiye eki belgelerde görüldüğü üzere Şirket ile yüklenici (D. Gürbüz) arasında imzalanan sözleşme gereğince M. Keskin isimli sosyal medya fenomeninin İEF fuar alanından yapacağı (2) iki adet paylaşım için 100.000 TL bedel karşılığı anlaşılması; ancak bahse konu kişi sözleşmeye aykırı olarak fuar alanından paylaşım yapmadığı halde hizmetin gereği gibi yerine getirildiği kabul edilerek hizmet işleri kabul tutanağının düzenlenmesi ve faturanın kabul edilmesi bir başka örnek olarak tespit edilmiştir.

Aynı şekilde, 24.08.2022 tarihinde imzalanan SAM-2022/126 sayılı sözleşme ile “91.İEF ve 8. İzmir İş Günleri için uluslararası strateji oluşturma, planlama ve iletişim hizmeti” alımı yapılmıştır. İşin teknik şartnamesine bakıldığında, yüklenici yükümlülükleri özetle, iletişim stratejisi oluşturmak, paydaş analizi yapmak, fuar ve kongrelere ilişkin metin içerikleri oluşturmak, iletişim için hedef kitleler belirlemek gibi ifadeler yer almaktadır. Bahse konu işin Teknik Şartnamesinin 5.5.’inci maddesine göre 91.İEF ile ilgili iletişim stratejisi ve planlanmasına ilişkin işin süresi sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren (5) beş gün olarak belirlenmiştir. Muayene ve kabul komisyonunca düzenlenen hizmet işleri kabul tutanağında işin sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamlandığı onaylanmış, 27.12.2022 tarih ve GİB2022/02 nolu fatura kabul edilmiştir. Ancak kabul tutanağı ve hakediş raporu ekinde işin sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirildiğine ilişkin herhangi bir kanıtlayıcı belge bulunmadığından, muayene kabul komisyonunca yapılan işlemlerin dayanaksız olduğu görülmüştür.

Şirket ihtiyaçlarının tespiti aşamasında öncelikle ihtiyaç konusu hizmet somut kriterler belirtilerek ayrıntılı olarak tanımlanmalıdır. Daha sonra denetim, muayene ve kabul işlemlerinin yapılmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek muayene ve kabul komisyonlarınca yapılacak işlemlerde işin sözleşme/şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda hangi kanıtların elde edilerek kabul tutanağına ekleneceği açıkça belirlenmeli ve kabul tutanakları bunlara dayalı olarak düzenlenmelidir.