Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki tüm araçların takibini yapmak için oluşturulmuş AYS (Araç Yönetim Sistemi)’ye bazı araçların kayıtlı olmadığı ve araç envanterinin gerçek durumu yansıtmadığı görülmüştür.

Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına bağlı Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğüne, Belediye çatısı altında hizmet veren tüm resmi ve kiralık araçların takibi görevi verilmiştir. Bu kapsamda Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü tarafından oluşturulan AYS üzerinden araçların takibi yapılmaktadır. Belediye bünyesinde yer alan araçların AYS dışında kalmaması için belirli kurallar belirlenmiştir. Örneğin; araçların Belediye’ye ait akaryakıt istasyonlarından yakıt alabilmesi için AYS’ye kayıtlı olma zorunluluğu getirilmiştir.

Yapılan incelemelerde, 113 şube müdürlüğünden bünyesinde bulunan kiralama yoluyla edinilen araçlara ilişkin sayı istenmiş olup gelen cevaplar doğrultusunda İBB bünyesinde toplam 4.616 araç olduğu ifade edilmiştir. Ancak Araç Yönetim Sistemi’ne (AYS) kayıtlı araç sayısının 4.517 olduğu tespit edilmiştir. Müdürlüklerden gelen araç listesi ile AYS’de yer alan araç listesinde meydana gelen 99 adet araç farkının tespiti amacıyla araç listelerinin ayrıntısına bakıldığında, Müdürlükler bünyesinde yer alan, ancak Araç Yönetim Sisteminde bulunmayan 642 araç olduğu; söz konusu 642 aracın hizmet alımı ihaleleriyle temin edildiği; ancak Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bildirilmediği anlaşılmıştır. Ayrıca, AYS’de yer alan ancak Müdürlüklerin göndermiş olduğu listede yer almayan 495 araç olduğu görülmüştür. Söz konusu bu 495 aracın temin edildiği ihalelerinin bazılarının geçmiş yıllarda bittiği bazı araçların yenisi ile değiştirildiği tespit edilmiştir. Bunun yanında, bazı hizmet ihalelerinde öngörülen araçlar ne AYS’de ne de müdürlüklerin göndermiş olduğu listede bulunmamaktadır. Belediyede yer alan araçların tamamının en azından listelerin birinde olduğu varsayılsa dahi iki liste arasında 1137 (642+495) araçlık fark oluştuğu görülmektedir.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; 18.01.2024 tarih ve 42791 sayılı yazı ile tüm birimlerden uhdelerindeki kiralık, resmi ve ihale yolu (KHK, yapım işi vs) ile temin edilmiş araç bilgilerinin, Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğüne gönderilmesinin talep edildiği, araçlara ait bilgilerin güncellenerek sistemle uyumlu hale getirildiği, ayrıca akaryakıt sistemi yakıt çipi ve STAWİZ programı ile takip edildiğinden yakıt ile ilgili oluşan bütün değişikliklerin anlık olarak sisteme girildiği belirtilmiştir. İdare tarafından her ne kadar araç yönetim sistemi ile birim araç envanterlerinin uyumlu hale getirildiği belirtilse de 2023 yılı denetimlerinde envanter ile araç yönetim sistemi arasında fark olduğu tespit edilmiş ve araç envanteri yeni yapılan ihale veya biten ihaleler sebebiyle değişebilmektedir. Bu sebeple envanter ile araç yönetim sistemi programının uyumlu hale getirilip getirilmediği izleyen denetim döneminde takip edilecektir.

Sonuç olarak; Belediye bünyesinde bulunan araçların sayısı tam olarak tespit edilememektedir.

Yukarıda yer alan açıklamalar neticesinde;

-AYS’de kayıtlı ancak müdürlük listelerinde yer almayan ihale yoluyla edinilmiş araçların ihalesi bitiği halde bu araçların AYS’den silinmesi yapılmağı için Belediye akaryakıt istasyonlarından yakıt alma riski bulunduğu,

-Belediye bünyesinde kaç adet aracın bulunduğunun bilinmemesi bu sebeple ihtiyaç fazlası araç temin edilme riskinin bulunduğu,

-Listede ki farklılığa sebep olan araçların kamu hizmetinde olup olmadığı tespit edilemediğinden suiistimale açık olduğu ve risk oluşturduğu düşünülmektedir.