Kamu İdaresinin muhasebe kayıtlarında Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı olarak geçmişe yönelik kayıtların yer aldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, maddenin dördüncü fıkrasında ise muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas olduğu düzenlenmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak Defterler ve Kayıt Düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter şeklinde tanımlanmıştır.

Mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, İdare tarafından gerçekleştirilen işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilmesi, geçmişe yönelik herhangi bir kayıt yapılmaması gerekmektedir.

Yapılan incelemede, yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, geçmişe yönelik kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Şöyle ki; yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan, yani kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 4959 adet yevmiye kaydı bulunmaktadır.

Kamu idaresi cevabında; yevmiye kayıtlarındaki rakamsal/parasal hataların düzeltme kaydı ile düzeltildiği, yevmiye kayıtlarında ‘’isim, soy isim, firma unvanı, tarih, açıklama’’ gibi veri girişlerinde yapılan parasal olmayan hataların daha sonra güncellendiği ve geçmişe yönelik kayıtların bu şekilde yapılan güncellemelerden kaynaklandığının düşünüldüğü belirtilmiş olmakla birlikte cevap eklerinde kanıtlayıcı bir belge sunulmamıştır. Kamu İdaresi geçmişe yönelik kayıtların parasal olmayan hataların güncellenmesinden kaynaklandığını belirtse de yevmiye kayıtları Yönetmelik hükümlerine uygun olarak müteselsil yevmiye tarih ve numarasıyla maddeler halinde düzenlenmelidir.

Kamu İdaresinin muhasebe kayıtlarını/yevmiye kayıtlarını Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yapması gerekmektedir.