Karar Künyesi
2018 yılı Faaliyet Raporunda yer alan bazı performans göstergelerine ilişkin gerçekleşmelerin güvenilir bilgi içermediği görülmüştür.
Bilindiği üzere stratejik yönetim anlayışına göre kurumlar performans programları ile hedefler belirleyerek bu hedefleri yıl içinde izler ve hesap verebilirlik ilkesi gereği faaliyet raporlarında bu hedef gerçekleşmelerini raporlar. Performans Programı Hazırlama Rehberine göre performans göstergeleri; kamu idarelerince performans hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını ya da ne kadar ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan ve sayısal olarak ifade edilen araçlar olarak tanımlanmıştır. Bu nedenle performans göstergeleri, performans hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını ölçebilmeli ve güvenilir veri sunacak nitelikte olmalıdır.
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğe göre; faaliyet raporları mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır. Doğruluk ve tarafsızlık ilkesi gereğince, faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması, tutarlılık ilkesi gereğince de faaliyet raporlarının yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanması zorunludur.
Yapılan incelemelerde; ayrıntısı aşağıdaki tablodan da görüleceği üzere, bazı performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşmelerini ölçmeye ilişkin bir veri kayıt sisteminin bulunmadığı, performans göstergelerine ilişkin gerçekleşmelerin doğrulanamadığı dolayısıyla gerçekleşmelerin güvenilir bilgi içermediği görülmüştür. Bu durum, performans yönetimi sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, analiz edilip bilgi üretilmesini ve risk değerlendirilmelerinin yapılmasını olanaksız kılmaktadır.
Tablo 4: Performans Gerçekleşmeleri Güvenilir Bilgi İçermeyen Bazı Performans Göstergeleri
Performans Hedefi | Performans Göstergesi | Veri Kayıt Sistemi Mevcudiyeti |
1.2.1. Fiziki yapının hizmet kalitesi ve verimliliğini maksimize edecek şekilde revize edilmesi. | Tefrişat tamamlanma oranı | Göstergeyi ölçecek bir veri kayıt sistemi olmadığı için faaliyet raporunda yer alan gerçekleşmeler güvenilir değildir. |
3.1.1. Başıboş hayvanlara yönelik önlemler almak | Sokak hayvanlarının toplanması işi | Göstergeyi ölçecek bir veri kayıt sistemi olmadığı için faaliyet raporunda yer alan gerçekleşmeler güvenilir değildir. |
1.1.3. Kurum personelinin motivasyonunu artıracak düzenlemeler yapmak | Başkanlıkça personel özel günleri kutlama sayısı (kişi başına /yıl) | Göstergeyi ölçecek bir veri kayıt sistemi olmadığı için faaliyet raporunda yer alan gerçekleşmeler güvenilir değildir. |
1.1.4. Halkla ilişkilerin geliştirilmesi, halkın karar alma süreçlerine katılımının sağlanması | Dilekçe cevap verme süresi (gün) | Göstergeyi ölçecek bir veri kayıt sistemi olmadığı için faaliyet raporunda yer alan gerçekleşmeler güvenilir değildir. |
3.2.1. İlçemizin doğal, tarihi ve kültürel mirasını bilinir ve görünür hale getirerek gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak | İlçemiz sınırlarındaki tarihi ve kültürel mirasın envanterinin yapılması işi oranı | Veri kayıt sistemi bulunmamaktadır. |
Bu itibarla, güvenilir bir şekilde performans bilgisinin üretilmesi ve raporlanması için gerekli çalışmaların yapılması gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; konu hakkında Mali Hizmetler Birimi başta olmak üzere ikili görüşmeler ve birimlerden alınan yazılar ile değerlendirmelerin oluşturulduğu, performans değerlendirme sisteminin Bilgi İşlem Birimi tarafından oluşturulacak düzeyde olmadığı ve ayrıca dışarıdan alınacak programların ise çok maliyetli olması, istenilen düzeyi vermemesi nedeniyle İdarece tercih edilmediği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak kamu idaresi cevabında performans değerlendirme sisteminin Bilgi İşlem Birimi tarafından oluşturulacak düzeyde olmadığı ve dışarıdan alınacak programların ise çok maliyetli olması, istenilen düzeyi vermemesi nedeniyle idarece tercih edilmediği belirtilmiştir.
Ancak bulguda değinilen husus, bazı performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşmelerini ölçmeye ilişkin bir veri kayıt sisteminin bulunmadığı ve bu nedenle de performans göstergelerine ilişkin gerçekleşmelerin doğrulanamadığına ilişkindir. Örneğin; yine bulguda yer verildiği üzere, kamu idaresinin Performans Hedefi; 1.1.4. Halkla ilişkilerin geliştirilmesi, halkın karar alma süreçlerine katılımının sağlanması iken, buna ilişkin Performans Göstergesi; Dilekçe cevap verme süresi (gün) şeklindedir. Söz konusu göstergeye ilişkin gerçekleşmelerin, İdareye intikal eden dilekçelerin işleme alındığı tarih ile dilekçe muhabatına cevap verildiği tarihinin takip edilmesi ile ölçülmesi ve yıl sonunda doğrulanması
mümkündür.
Kaldı ki, bulguda ifade edilen veri kayıt sisteminden, dışarıdan temin edilecek bir program kastedilmemiştir. Veri kayıt sistemi, performans hedef ve göstergeleri belirlenirken bunlara ilişkin gerçekleşmelerin nasıl ölçüleceği, takip edileceği ve raporlanacağına ilişkin süreçlerin belirlenmesi olup karmaşık bir bilişim sistemi değildir.
Sonuç itibariyle, performans programında belirlenen hedef ve göstergelerin ölçümünün nasıl takip edileceğinin belirlenmesi gerekmektedir.