Karar Künyesi
Üniversitesinin taşınır hesabına yönelik yapılan incelemelerde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir;
Ambarda Kayıtlı Taşınırların Fiilen Ambarlarda Bulunmaması ve Ambarlarda Fiilen Bulunan Bazı Taşınırların Ambar Kayıtlarında Yer Almaması
Taşınır mevcuduna ilişkin yapılan fiziki denetimde ambar kayıtlarının fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nde ambar, “kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer” şeklinde tanımlanmıştır. Buna göre bizzat kişilere veya birimlerin kullanımına verilen taşınırların kesinlikle ambarlarda fiili olarak bulunmaması, bu taşınırların ilgililere Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu madde kapsamında düzenlenecek belgelerle teslim edilmesi ambarlara iade edilenlerin ise, iade
sonrasında ilgili kişiler üzerinden kaydının alınması gerekmektedir. Yani bu taşınırlardan fiili olarak ambarda bulunmayanların sayım tutanağı kayıtlarında “ambarda” şeklinde gözükmemesi gerekmektedir.
Anılan Yönetmeliğin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde “Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur…” denildikten sonra harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği belirtilmiştir. Mezkûr Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları maddeler hâlinde sayılmış olup, taşınır kayıt yetkililerinin taşınırların ambar veya sahada muhafazası ve kontrolüne ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir.
Üniversite taşınırlarına ilişkin fiziki denetim kapsamında yapılan incelemede;
Taşınır Kayıt Yönetim Sistemine göre İdari ve Mali İşler Dairesinin ambarında gözüken bazı taşınırların aslında farklı ambarlarda bulunduğu (temizlik malzemeleri, vantilatör, ısıtıcılar, ad-blue, yangın söndürme cihazları vb.)
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının ambarlarında kayıtlı gözüken bazı dayanıklı taşınırların (zemin süpürme makineleri, endüstriyel iş gözlükleri, akıllı kalemler, all in one tümleşik bilgisayarlar sabit telefonlar, webcam kamera, yazıcı, matkap makineleri, duvar tipi klima, IP telefonlar vb.) ambarda mevcut olmadığı,
Ambar kayıtlarında bulunması gereken taşınırdan daha fazla sayıda taşınırın ambarda bulunduğu, (sandalyeler, büro ve tefrişat ürünleri, dolaplar ve masalar)
Kullanılmadığı hâlde taşınır kayıtlarından çıkışı yapılan boya ve yapı ürünlerinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının ambarında yer aldığı,
Hibe olarak alınan maske, dezenfektan, kolonya vb temizlik ürünleri için taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlara alınmadığı,
Ambarlarda kayıtlı olmasına rağmen fiili sayımda bulunmayan taşınırların, kişilerin veya ortak kullanım alanlarının kullanımına verildiği ancak ambar kayıtlarından düşülmediği
(zemin yıkama ve süpürme makineleri, kart okuyucular, fijutsu led monitör, bulaşık, çamaşır ve kahve makineleri, modem ve erişim cihazları, DJI Osmo pocket 2 kreator combo dijital kamera, kolçaklı sandalyeler,
Taşınırların ambarda muhafaza edilmesi ve takip edilmesinde risk ve zafiyetlerin oluştuğu,
Ambar kayıtlarında gözüken taşınırların fiilen kullanıma verildiği hâlde ambar kayıtlarından düşülmediği gibi kullanıma verilmesine ilişkin taşınır teslim belgesinin düzenlenmediği,
tespit edilmiş olup, taşınırların yönetimi ve muhafazasına ilişkin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerinin uygulanmasına dair sayım ve sorumluların tespiti başta olmak üzere zorunlu tedbirlerin bir an önce alınması gerekmektedir.
Ortak Kullanım Alanlarına Verilen Taşınırlar İçin Dayanıklı Taşınırlar Listesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddesine göre ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için düzenlenmesi gereken listenin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Mezkûr Yönetmelik’in 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; “Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır….”
Aynı Yönetmeliğin 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında; “Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.”
denilmektedir.
Personelin özel kullanımında olmayan, genelde ortak alanlarda olan veya oda, büro mobilyaları gibi taşınırlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmez, bunlar için dayanıklı taşınır listesi düzenlenir.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, Üniversite tarafından ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerinin oluşturulmadığı anlaşılmıştır. Bu listelerin düzenlenmemesi hangi taşınırın hangi mahalde bulunduğu ve hangi birimin sorumluluğunda olduğu tespitini güçleştirmektedir.
Üniversitenin ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerini oluşturması gerekmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmeden Kullandırılması
Taşınır mal yönetimine ilişkin yapılan fiziki denetim kapsamında dayanıklı taşınırların taşınır teslim belgesi düzenlenmeksizin kullandırıldığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinin 1’inci fıkrasının c bendinde, “Dayanıklı taşınırlar: Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen tesis, makine ve cihazlar ile taşıtlar ve demirbaşları,” ifade etmektedir. Anılan Yönetmeliğin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin (b) bendinde, “ Taşınır Teslim Belgesi (Örnek: 6; 6/A):
… Demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde ise 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir.” hükmü yer almaktadır. Anılan Yönetmelik’in “Dayanıklı Taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde, “ (1) Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir… (4)Taşınır Teslim Belgesine dayanılarak Dayanıklı Taşınırlar Defterine gerekli kayıtlar yapılır. Fişin birinci nüshası dosyasında saklanır. İkinci nüshası Taşınır Teslim Belgesiyle taşınır teslim edilen görevlilere verilir.” hükmü düzenlenmiştir.
Buna göre her bir dayanıklı taşınırın kullanıma verilmesinde ilgili personel üzerine taşınır teslim belgesi düzenlenmesi gerekmektedir. Yapılan fiziki incelemede Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından, Genel Sekreterlik ve Özel Kalem Birimlerine verilen dayanıklı taşınırlara ilişkin olarak taşınır teslim belgesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Dolayısıyla dizüstü bilgisayar, tümleşik bilgisayar, telefon, web-cam, yazıcı vb. gibi dayanıklı taşınırların kişilerin kullanımına verilmesinde dayanıklı taşınır teslim belgesinin mutlaka düzenlenmesi gerekmektedir. Aksi takdirde kişisel kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle kırılan ya da kaybolan dayanıklı taşınırlar için sorumluluk atfedilecek durum ortadan kalkmakta, risk ve zafiyet oluşmaktadır.
Üniversite bulguya iştirak etmekle birlikte, bu gibi risk ve zafiyetlerin oluşmaması adına taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak kullanılmasında görevli ve sorumlu bulunanların belirtilen mevzuat hükümlerine uygun işlem tesis etmeleri gerekmektedir.