Bilgi ve belge güvenliğinin sağlanmasına yönelik her türlü önlemin alınmadığı; ihalelere ilişkin belge ve dosyalarının gizlilik ilkesine uygun olarak muhafaza edilmediği; yaklaşık maliyetin gizliliğinin risk altında olduğu görülmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun;

"Temel ilkeler" başlıklı 5'inci maddesinin birinci fıkrasında, idarelerin, bu Kanun’a göre

yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu oldukları;

"İhale işlem dosyası" başlıklı 7'nci maddesinde, bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunacağı;

"Yaklaşık maliyet" başlıklı 9'uncu maddesinde, yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmeyeceği, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanamayacağı,

"Bilgi ve belgeleri açıklama yasağı" başlıklı 61'inci maddesinde ise, bu Kanun’un uygulanmasında görevliler ile danışmanlık hizmeti sunanların; ihale süreci ile ilgili bütün işlemlere ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgelerle işin yaklaşık maliyetini ifşa edemeyecekleri; kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamayacakları;

Yönünde hükümler yer almaktadır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun "Kamu idarelerinin sorumluluğu" başlıklı 76'ncı maddesinde, malî karar ve işlemlere ilişkin her türlü kayıt, bilgi ve belgelerin, kamu idareleri tarafından düzenli olarak muhafaza edilmesi gerektiği vurgulanmıştır.

17.12.2011 tarih ve 28145 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Belgelerin Sayıştay’a Gönderilmesi, İadesi, Saklanması ve Yok Edilmesine İlişkin Yönetmelik’in “Koruma yükümlülüğü” başlıklı 11’inci maddesinde ise, kamu idarelerinin, saklamakla yükümlü oldukları her çeşit belge ve bilgiyi mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla yükümlü oldukları; kamu idarelerinin üst yöneticisinin saklamakla yükümlü oldukları her çeşit belge ve bilgileri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliği’nin ilgili maddelerinde belirtilen şartlarda saklamakla yükümlü oldukları; üst yöneticilerin, elektronik bilgilerin güvenli olarak korunması ve arşivlenmesi için gereken depolama, yedekleme, yenileme ve erişim sistemlerinin oluşturulmasından sorumlu oldukları belirtilmiştir.

İhale işlem dosyalarının incelenmesi sonucunda, ihale onay belgelerinde yaklaşık maliyetlerin belirtilmediği görülmüş olup, harcama yetkililerince bunun gerekçesi "İhale işlem dosyalarına kolaylıkla ulaşılabildiği, arşivlerin açık olduğu, ihale işlem dosyalarının dışarıya karşı korumasız olduğu, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması için ihale onay belgesine yaklaşık maliyetin yazılmadığı" şeklinde açıklanmıştır. İhale onay belgesine kolaylıkla

ulaşılabiliyorsa, yaklaşık maliyet hesap cetveli ile eki belgelere de kolaylıkla ulaşılabilir. Nitekim, mülkiye müfettişlerince hazırlanan 2019 yılı teftiş raporunda, "Hizmet binalarında mesai bitimi sonrası ve hafta sonlarında çalışan olmamasına rağmen bütün odaların kapılarının açık olduğu görülmüştür." denilmektedir. Buna göre, onay belgesi ekinde yer alan yaklaşık maliyet risk altındadır.

Yaklaşık maliyetin önceden öğrenilmesi rekabeti bozacak bir durum olacağından, bununla ilgili bilgi ve belgelerin önceden ulaşılabilir olmaması önemlidir. Yaklaşık maliyetler, verilecek tekliflerin değerlendirilmesinde önemli bir ölçü olduğundan doğrudan tekliflerle ilgilidir. 4734 sayılı Kanun’un 9'uncu maddesindeki düzenlemeyle yaklaşık maliyetin önceden öğrenilerek tekliflerin buna göre verilmesini önlemek ve piyasa şartlarında rayicin oluşumunu sağlamak istenmiştir.

İhalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlama sorumluluğu çerçevesinde, bilgi ve belge güvenliğinin sağlanmasına yönelik her türlü önlemin alınması; ihalelere ilişkin belge ve dosyalarının gizlilik ilkesine uygun olarak muhafaza edilmesi; yaklaşık maliyetin gizliliğine ilişkin risklerin ortadan kaldırılması gerekmektedir.