İstanbul Büyükşehir Belediye Meclisi tarafından alınan karar uyarınca ilçe belediyelerinin sorumluluğundaki yolların bakımında ve onarımında kullanılmak üzere Büyükşehir Belediyesi (İBB) tarafından yapılan asfalt hibesinin kabulüne ve kullanımına ilişkin herhangi bir tevsik edici belge düzenlenmediği ve söz konusu bu hibe asfaltların muhasebe kayıtlarına alınmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde, alınan bağış ve yardımların kamu geliri olduğu ifade edilmiş olup 40’ıncı maddesinde ise kamu idarelerine yapılan her türlü bağış ve yardımın gelir kaydedileceği ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde, kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu belirtilmiş ve önceki yıllardan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırların miktar ve değer olarak kayıtlarda yer alması gerektiği; Yönetmelik’in 13’üncü maddesinde ise taşınır giriş ve çıkışlarının Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılacağı, bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırların bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer üzerinden kayıtlara alınacağı; düzenlemelerine yer verilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Bağış ve yardımlar” başlıklı 17’nci maddesinde; alınan her türlü bağış ve yardımların gelir kaydedileceği, alınan şartlı bağış ve yardımların, üst yöneticinin onayı ile gelir bütçesinde bağış ve yardımlar bölümüne gelir yazılacağı ve gider bütçesinde bu hizmetin ödeneği varsa bu ödeneğe ekleneceği, yoksa bütçede öngörülen tertibe ödenek yazılarak tahsis amacına uygun harcanacağı,

Aynı Yönetmelik’in 15-Stoklar hesap grubu ile ilgili 114’üncü maddesinde; Bağış veya hibe olarak edinilen stokların varsa bilinen değeri, yoksa ilgili mevzuatına göre değerlemesi yapıldıktan sonra tespit edilen değeri üzerinden hesaplara alınacağı,

150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının niteliğine ilişkin 115’inci maddesinde; bu hesabın, kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı,

150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının işleyişine ilişkin 116’ncı maddesinin birinci fıkrasının (a/2) alt bendinde; bağış ve yardım şeklinde bedelsiz olarak edinilen stokların tespit edilen değerleri üzerinden bu hesaba borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydedileceği,

İfade edilmiştir.

Yine söz konusu Yönetmelik'in 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının niteliğine ilişkin 204’üncü maddesinde; bu hesabın, yapımı süren maddi duran varlıklar için yapılan her türlü madde ve malzeme ile işçilik ve genel giderlerin; geçici ve kesin kabul usulüne tabi olan hallerde geçici kabulün yapıldığını gösteren tutanağın idarece onaylandığı tarihte, diğer hallerde işin fiilen tamamlandığını gösteren belgenin düzenlendiği tarihte, ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılıncaya kadar izlenmesi için kullanılacağı düzenlemesi bulunmaktadır.

Yapılan incelemede; İBB tarafından İdareye yapılan asfalt hibesinin kabulüne ve kullanımına ilişkin herhangi bir tevsik edici belge düzenlenmediği ve söz konusu bu hibe asfaltların muhasebe kayıtlarına alınmadığı tespit edilmiştir.

İdareye İBB tarafından bağışlanan asfalt hibesine ilişkin, asfalt taşıma irsaliyeleri dışında idare tarafından düzenlenmiş herhangi bir belge bulunmamaktadır. Dolayısıyla söz konusu hibe asfaltın kullanımına ilişkin herhangi bir kanıtlayıcı belgeye rastlanılmamış, söz konusu hibe asfaltın muhasebeleştirilmemesi sonucunda idare mali tablolarında 251-Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı ve 600-Gelirler Hesabı hatalı sonuç vermiştir.

Hibe asfalt, İdare tarafından kabul edildiği zaman 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının borcu karşılığında 600-Gelirler Hesabının alacağına kaydedilerek muhasebeleştirilmeli, daha sonra söz konusu asfaltın serim aşamasında serilen kısım kadar stok hesabından çıkış yapılarak 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının borcuna kaydedilmeli ve iş tamamlandığında ise 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabından 251-Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabına aktarılması gerekmektedir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından özetle; asfalt hibesinin kullanımına dair mahal listesi, asfalt fiş takip listesi ve asfalt irsaliyeleri ve fotoğrafların gönderildiği, söz konusu hibe asfaltın taşınır işlem fişi ile kayda alındığı ve muhasebeleştirildiği, söz konusu hibe asfaltın yapılmakta olan yatırımlar hesabında takibine ilişkin yapılan işlemlerdeki eksikliğin en kısa sürede düzeltileceği ifade edilmiştir.

İdare tarafından hibe asfaltın kaydına ilişkin gönderilen muhasebe işlem fişi ve taşınır işlem fişinin 2024 yılı içerisinde düzenlendiği anlaşılmış olup, 2023 yılı hatalı kayıtlara ilişkin bir düzeltme bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, hibe alınan asfaltın mevzuatında belirtilen şekilde alımına ve kullanımına ilişkin tevsik edici belgelerin düzenlenmesi ve muhasebe kayıtlarına alınarak mali tablolara yansıtılması gerekmektedir.