Kamu İdaresi tarafından yapılan ihalelerde isteklilerden alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt Zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde; bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirileceği düzenlenmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabı’na ilişkin “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 435’inci maddesinde teminat olarak teslim edilen değerlerin alınıp verilmesinde düzenlenecek belgelere yönelik ayrıntılı düzenlemeler yapılmıştır. Söz konusu madde kapsamında, muhasebe birimleri veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları ve diğer mevzuat hükümleri gereğince teminat ve depozito olarak teslim edilen belgeler karşılığında ilgilisine alındı belgesi verileceği belirtilmiştir.

Bu kapsamda, teminat olarak alınan değerlerin teslim alındığında, ilgilisine geri verilmesi veya paraya çevrilmesi gerektiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek hesaplara kaydedileceği düzenlenmiştir. Teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edileceği ve her mali yıl sonunda teminata ilişkin belgeler hakkında kontrol işlemlerinin yapılacağı ifade edilmiştir.

Ayrıca, muhasebe birimlerine geçici, kesin, ek kesin ve avans teminat mektubu olarak verilen teminat mektuplarının, kamu ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler doğrultusunda incelendikten sonra kabul edileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, ekonomik değer ifade eden ve mali işlem niteliğinde olan geçici teminat mektuplarının Kamu İdaresi tarafından teslim alınması halinde muhasebe kaydının yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

Kamu İdaresine ait ihale işlem dosyalarının incelenmesi sonucunda; ihale mevzuatı gereği isteklilerden alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarının yapılmadığı, sadece nakden alınan geçici ve kesin teminatlar ile kesin teminat mektuplarına ilişkin muhasebe kayıtlarının yapıldığı anlaşılmıştır.

Kamu İdaresi cevabında; ihalelerin, elektronik ihale ile yapıldığı, geçici teminatlara ilişkin verilerin de elektronik ihale sisteminde takasbankta saklandığı, somut olarak ilgili müdürlüklere ulaştırılamadığı ve bundan dolayı Mali Hizmetler Müdürlüğüne muhasebe kaydı yapılması için gerekli evrakların gönderilemediği ve muhasebe kaydının yapılamadığı belirtilmiştir. Ancak, İdare tarafından elektronik ortamda yapılmayan ihalelerde de ilgili müdürlükler tarafından teslim alınan geçici teminat mektupları muhasebe kayıtlarına alınmamaktadır. İdare, aldığı bu teminat mektuplarını muhasebe kayıtlarında izlemelidir.

Kamu İdaresinin, yapmış olduğu ihaleler kapsamında aldığı geçici teminat mektuplarını 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabı’nda izlemesi gerekmektedir.