İdarenin gerçekleştirdiği ihale süreçleri üzerinde örnekleme yapılan incelemede yaklaşık maliyetin hazırlanması, teknik şartnamenin oluşturulması, istekli yeterliliğinin belirlenmesi ve ihale süreci kaynaklı bazı eksiklik ve rekabete aykırı uygulamalar tespit edilmiştir.

A- Yaklaşık Maliyetin Tespitinde bir Önceki İhale Fiyatının Esas Alınmaması

2019/511577 İhale Kayıt Numaralı İstanbul Üniversitesi 2020 yılı Personel Taşıma Hizmet İhalesi ihale dokümanları incelenmiştir. Yaklaşık maliyetin tespitinde alınan tekliflerin ortalamasının esas alınması, buna karşın ağırlıklı veya aritmetik ortalamaya bir önceki yılın ihale bedelinin güncellenmek suretiyle dikkate alınmaması sonucunda yaklaşık maliyetin piyasa değerinden daha yüksek belirlenmesine neden olduğu değerlendirilmektedir.

Yeni ihalede servis güzergâhlarının sayısı ve araç kapasiteleri değiştiğinden önceki ihaleye yansıyan fiyatlar dikkate alınmadığını ifade edilmiştir. Oysa servis güzergâhları ve araç kapasiteleri aynı kalan hatların yaklaşık maliyetinin tespitinde bu fiyatların de dikkate alınması uygun olacaktır.

İhale Uygulama Yönetmelikleri gereğince İdare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise bu alımlarda ortaya çıkan sözleşme bedelleri, endeks veya Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan ilgili endekslerden uygun olanı kullanmak suretiyle güncelleyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

B- İhalede İstenmesi Zorunlu Olmayan Belgenin İstenmesi

2019/511577 İhale Kayıt Numaralı İstanbul Üniversitesi 2020 yılı Personel Taşıma Hizmet İhalesi ihale dokümanlarının incelenmesinde rekabeti sınırlayan belge istendiği tespit edilmiştir. İlgili ihaleye teklif veren isteklilerden yeterlilik kapsamında Büyükşehir Belediyesinden alınmış servis taşımacılığı yetki belgesi ile birlikte istenmesi zorunlu olmayan Bakanlık Servis Taşımacılığı Yetki Belgesi de ayrıca istendiği görülmektedir.

İdarece İstanbul gibi büyük bir metropolün her bölgesine servis hizmeti yapabilme kapasitesi olan, belli bir ölçek seviyesine sahip istekli ile hizmet alabilmek adına, kapasite büyüklüğünün ölçülmesi ile ihalelerde yeterliliğin sağlanması hedeflendiğinden Bakanlıktan alınan yetki belgesi istenerek yeterlilikleri tespit edilmeye çalışıldığı belirtilmiştir. Oysa İstanbul Büyükşehir Belediyesi bu belgeyi zaten büyük bir metropolün her bölgesinde servis hizmeti yapabilme kapasitesi olan ve belli bir ölçek seviyesine sahip isteklilere bu belgeyi vermektedir.

Sonuç olarak servis hizmeti büyükşehir belediyesi sınırları içinde yapılacağından Büyükşehir Belediyesi’nden alınmış Servis Yeterlik Belgesi istenmesinin yeterli olduğu değerlendirilmektedir. En uygun teklif veren firmanın Bakanlıktan Alınan Servis Taşımacılığı Yetki Belgesi sunmadığı için değerlendirme dışı tutulması nedeniyle sözleşmenin çok daha yüksek bir bedelle imzalandığı tespit edilmiştir.

C- Birimler Arasındaki İhtiyaçların Birleştirilerek Toplu İhaleye Çıkılmaması

Farklı birimlere ait aynı nitelikteki ihtiyaçlar birleştirilerek, toplu şekilde ihaleye çıkılmadığı tespit edilmiştir.

Harcama birimlerinin kullandıkları sarf malzeme ve cihaz çeşitliliğinin olması, mali durumları ve ödeme sürelerinin farklılık arz etmesi nedeniyle yaklaşık maliyet ve ihale fiyat tekliflerinin farklı olacağı göz önünde bulundurularak ortak alım gerçekleştirilemediği ifade edilmiştir. Bilakis toplu alım yoluyla ödeme avantajı ve mali durumları farklı olan birimlerin aynı ve benzer ihtiyaçlarını daha uygun bedel üzerinden karşılanması mümkündür. Bulgunun farklı malzeme ve cihaz ihalelerinin birleştirilmesi için değil, idarelerin farklı birimlerindeki aynı nitelikteki ihtiyaçları için yazıldığı açıktır.

Sonuç olarak toplu alımın getireceği pazarlık avantajından yararlanmak için bir idarenin birden fazla birimin aynı mahiyetteki ihtiyacını birleştirerek ihaleye çıkması mümkün olduğu gibi, farklı idarelerin aynı nitelikteki ihtiyaçları için birlikte ihaleye çıkılması da mümkündür. 4734 sayılı Kanunun Ek 7’nci maddesi gereğince birden fazla idarenin ortak ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik mal ve hizmet alımları ile bakım ve onarım işlerine ilişkin, 4734 sayılı Kanunda yer alan ihale usulleri uygulanarak tek bir ihale yapılabilir.

Örnek olarak farklı harcama birimlerinin akaryakıt ihtiyaçları için farklı birimlerce ayrı ayrı ihaleye çıkıldığı ve bu ihalelerin kırımsız sonuçlandığı görülmektedir. Bununla beraber SKS Daire Başkanlığının açtığı akaryakıt ihalesine tek istekli katılmıştır. Harcama birimlerinin akaryakıt ihtiyacı birleştirilerek toplu şekilde ihaleye çıkılması ihaleye teklif veren istekli sayısını artıracaktır.

İdarenin farklı birimlerinin aynı ihtiyacı için toplu şekilde ihaleye çıkması rekabeti tesis edecek, kamu kaynaklarının daha etkin ve tasarruflu kullanılmasını sağlayacaktır.

D- Yeterlilik Kriteri Olarak Yüzde 30 Oranında Kendi Malı Olma Şartı Aranması

27.10.2020 tarihinde ihalesi yapılan ve 06.11.2020 tarihli İhale Komisyon kararıyla karara bağlanan 2020/491435 kayıt numaralı İstanbul Üniversitesi Personel taşıma hizmet alımı ihalesinde yeterlilik kriteri olarak, rekabete sınırlayıcı şekilde, ihaleye girecek isteklilerde servis hizmetinde kullanılacak araçların % 30 nispetinde kendi malı olma şartı aranması sonucu sahiplik sınırı bu oranın altında kalması nedeniyle çok daha uygun teklif sunan başka bir istekli ile sözleşme imzalanması fırsatının kaçırıldığı tespit edilmiştir.

İhale onay ve ilan tarihinde yürürlükte olan Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 41’inci maddesinde konuya ilişkin olarak “İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.” denilmektedir.

30.9.2020 tarih ve 31260 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklikle adı geçen Yönetmelik’in 41’ince maddesi “İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin bilgilere sözleşme tasarısında yer verilir. Ancak, söz konusu makine, teçhizat ve diğer ekipman yeterlik kriteri olarak belirlenemez.” Denilmiştir.

Her ne kadar ihale onay ve ilan tarihinde yeterlilik kriteri olarak makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olma şartı aranmayacağı hükmü bulunmuyor olsa bile ihale tarihinde (27.10.2020) ve ihale komisyonu karar tarihinde (6.11.2020) bu hükmün değiştiğinin bilinmesi ve yürürlükte olması karşısında ilan halindeki ihale iptal edilerek yeni düzenlemeye uygun şartname hazırlanarak rekabete açık şekilde yeni bir personel taşıma hizmet ihalesine çıkılması veya ilk ihalede “Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.” düzenlemesine uyarlı şekilde kendi malı olma şartının düşük tutulması halinde kamu kaynaklarının etkin ve tasarruflu kullanılacağı düşünülmektedir.

Yapılacak 2022 Yılı Personel Taşıma Hizmet Alımı ihalesinde, bulgu önerisi doğrultusunda işlem yapılacağı belirtilmiştir.