Karar Künyesi
Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminde aşağıda sayılan eksikliklerin olduğu tespit edilmiştir:
Üniversitenin 2019 yılını da içeren Stratejik Planının olmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinin (n) bendinde; stratejik plan, kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan olarak ifade edilmektedir.
Stratejik plan, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Malî saydamlık” başlıklı 7’nci maddesine göre, kamu kaynağının kullanılmasının genel esaslarından biri olan mali saydamlığın sağlanabilmesi için hazırlanması zorunlu olan bir plandır.
Aynı Kanun’un “Stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme” başlıklı 9’uncu maddesine göre;
“Kamu idareleri; kalkınma planları, Cumhurbaşkanı tarafından belirlenen politikalar, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.
Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar…”
Yine aynı Kanun’un “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesine göre, üst yöneticilerin idarelerinin stratejik planlarının hazırlanmasından ve uygulanmasından sorumlu oldukları, hükme bağlanmıştır.
Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte ise Stratejik
planların hazırlanmasına, kamuoyuna duyurulması ve kamu idarelerinin internet sitelerinde yayınlanması ilişkin düzenlemeler getirilmiş ve Üst yöneticilerin idarelerinin stratejik planlarının hazırlanmasından, uygulanmasından ve izlenmesinden bakana, mahalli idarelerde ise meclislerine karşı sorumlu olacakları belirtilmiştir.
Belirtilen mevzuat hükümlerine göre; Üniversitenin Stratejik Planını mezkûr Kanun ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlayıp internet sitesinde yayınlaması gerekmekte olup, Stratejik plan, bir kurumun misyon ve vizyonunu, stratejik amaçlarını ve hedefleri ile bunların izlenmesini sağlayan göstergeleri içeren bir belgedir. Ayrıca kurumlar, kaynak tahsislerini stratejik planlarına dayandırmak zorundadırlar.
Sonuç olarak 5018 sayılı Kanun’un II sayılı cetvelinde sayılan bir idare olan Üniversitenin stratejik planını hazırlaması gerekmektedir.
Üniversitenin 2019 yılı Performans Programının olmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kanun’un “Stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme” başlıklı 9’uncu maddesine göre,
“…Kamu idareleri, yürütecekleri faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlar.
Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlarlar. Kamu idarelerinin bütçelerinin stratejik planlarda belirlenen performans göstergelerine uygunluğu ve idarelerin bu çerçevede yürütecekleri faaliyetler ile performans esaslı bütçelemeye ilişkin diğer hususlar Cumhurbaşkanı tarafından belirlenir.
Cumhurbaşkanı tarafından ilgili kamu idaresi için uygun görülen performans göstergeleri, kuruluşların bütçelerinde yer alır. Performans denetimleri bu göstergeler çerçevesinde gerçekleştirilir…”
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik’te performans programlarının hazırlanmasına ilişkin düzenlemeler getirilmiş ve Üst yöneticilerin performans programlarının bu Yönetmelikte ve Performans Programı Hazırlama Rehberinde belirlenen esas ve usullere uygun olarak hazırlanmasından, uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların performans hedefleri ve hizmet gereklerine uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli şekilde kullanılmasından ilgili Bakana; mahalli idarelerde ise
meclislerine karşı sorumlu oldukları belirtilmiştir.
Belirtilen mevzuat hükümlerine göre; göre idareler, hazırladıkları stratejik plana dayanarak bir performans programı hazırlamalıdır. Bu programın hazırlanmasının ardından idareler, bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlamalıdırlar.
2019 yılında performans programı hazırlanmadığı için performans esasına dayalı bir bütçe de hazırlanamamıştır.
Mali kontrolü sağlayacak bir iç kontrol sistemi tesis edilmemiştir.
Üniversitenin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince, iç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi aşamalarında eksikler olduğu tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde tanımlandığı üzere mali kontrol, kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri ifade eder.
Bu bağlamda mali kontrolü sağlayacak bir kontrol süreci, yöntem ve süreçlerin belirlenmesi gerekmektedir.
İç kontrol sisteminin ne olduğu, amacı, yapısı ve işleyişi 5018 sayılı Kanun’un beşinci kısmında, 55 ile 67’nci maddeler arasında belirlenmiştir. Buna göre, Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin yapısını aşağıda belirten unsurlar oluşturmaktadır:
Harcama birimleri,
Muhasebe ve malî hizmetler
Ön malî kontrol
İç denetim
Temel unsurları bu olan iç kontrolün işleyişi ile ilgili ayrıntılı hükümler, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’da belirlenmiştir.
İlgili Kanun ve alt düzenlemeler incelendiğinde kamu idarelerinde mali kontrolün
harcama birimlerinde yapılan süreç kontrolünden, ön mali kontrolden ve mali hizmetler biriminin yerine getirdiği kontroller ile iç denetimden oluştuğu görülmektedir.
2019 yılında Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesinde, mali işlemlerin, mali hizmetler birimi ve harcama birimlerinde süreç kontrolünü sağlayacak yapıların oluşturulmadığı, ön mali kontrol yapmak için görevlendirilmelerin yapılmadığı, iç denetim biriminin bulunmadığı tespit edilmiştir.
Söz konusu kurumsal yapıların oluşturulması gerektiği, yapı oluşturulduktan sonra mali kontrol ve iç kontrolle ilgili mezkur mevzuatta bahsi geçen görev ve sorumlulukların (iç kontrol eylem planının hazırlanması, iş süreçlerinin belirlenmesi, süreç akış şemalarının hazırlanması, görev ve yetkilerin tanımlanması gibi…) yerine getirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
Görevler ayrılığı ilkesi dikkate alınmamıştır.
Üniversitede faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevlerinin personel arasında paylaştırılmadığı görülmüştür.
İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Görevler ayrılığı ilkesi”
başlıklı 15’inci maddesinde: görevler ayrılığı ilkesi;
“…Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar.” şeklinde tanımlanmıştır.
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nin 9’uncu standartına göre de hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Bu standart için gerekli olan genel şartlar ise; her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi ve personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticilerinin risklerin farkında olup gerekli önlemleri almaları olarak
belirlenmiştir.
2019 yılında Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesinde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı görevlerini Üniversite Genel Sekreteri’nin vekâleten yürüttüğü görülmüştür.
Söz konusu görevlerin aynı kişi tarafından yürütülmesi hem mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tâbi mali karar ve işlemlerinin kontrol edilmesi hem de söz konusu mali karar ve işlemlerin yapılması görevlerinin aynı kişide birleşmesine neden olmuştur. Çünkü malî hizmetler biriminde ön malî kontrol yetkisi malî hizmetler birim yöneticisine aittir. Aynı zamanda söz konusu daire başkanlarının hiyerarşik amiri durumunda olan genel sekreterlik görevi ile daire başkanlığı görevlerinin aynı kişide olması yöneticilerin iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu kontrol etmelerini ortadan kaldırmaktadır.
Sonuç olarak her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi gerekmektedir.
Taşınırların kaydı ile muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularının belirlenmemiş olması
Üniversitenin harcama birimlerinde taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin, kurumsal düzeyde ise taşınır konsolide görevlilerinin belirlenmediği görülmüştür.
5018 sayılı Kanun’un “Taşınır ve taşınmaz işlemleri” başlıklı 44’üncü maddesinde;
“Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince, taşınır ve taşınmaz edinilmesi, yönetilmesi, trampası, elden çıkarılması, ecrimisilin tahsil ve takibinde izlenecek yöntem, Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki yerlerin yönetimi ve korunması, işgalli malların tahliyesi gibi hususlar ilgili kanunlarında düzenlenir. (Değişik ikinci cümle: 22/12/2005- 5436/10 md.) Bu malların kaydı ile taşınırların muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin usûl ve esaslar, Cumhurbaşkanı tarafından çıkarılan yönetmeliklerle belirlenir….” hükmü mevcuttur.
Bu hükme göre taşınırların kaydı ile muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularının belirlenmesine ilişkin esaslar yönetmelikle belirlenir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde yetki ve sorumluluklar belirlenmiş olup, “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde söz konusu yetkililer şunlardır:
Taşınır kayıt yetkilisi
Taşınır kontrol yetkilisi
Taşınır konsolide görevlisi
Adı geçen mevzuatta tanımlanan taşınır kayıt yetkililerinin ve taşınır kontrol yetkililerinin belirlenmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince, mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi aşamalarındaki mevcut eksiklerin giderilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.