Akaryakıt ihalesi kapsamında satın alınarak, Şirketin Alibeyköy ve Kurnaköy depolarından araçların kullanımına sunulan akaryakıta ilişkin bedellerin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeden doğrudan giderleştirildiği görülmüş, ayrıca, Şirketin Kurnaköy yerleşkesinde bulunan akaryakıt deposundan yapılan kullanımlara ilişkin sağlıklı veri elde edilememiştir.

(1) seri no.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde; üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak üzere işletmede bulundurulan hammadde, yardımcı madde, işletme malzemesi, ambalaj malzemesi ve diğer malzemelerin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izleneceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemelerde, 2021 yılı içinde Şirketin depolarına alınarak tüketime pey der pey sunulan akaryakıta ilişkin bedelin, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydı yapılmadan doğrudan giderleştirildiği tespit edilmiştir. Söz konusu uygulama neticesinde Şirketin 2021 yılı bilançosunda 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı hatalı görünmekte, ayrıca dönem sonunda depoda bulunan fiili akaryakıt miktarının muhasebe sistemi aracılığıyla anlaşılması mümkün olmamaktadır.

Diğer yandan, Şirketin Kurnaköy yerleşkesindeki deposundan kullanılan akaryakıta ilişkin tutulan kayıtlarda bulunan eksiklikler nedeniyle sağlıklı bir denetim yapılamamıştır.

Buna göre, tespit edilen hususlar şu şekildedir:

-2015 yılında satın alınan tankın satın alma bilgileri sunulamadığı gibi kaç litre yakıt aldığına ilişkin bilgi verilememiştir (Denetim esnasında dış yüzeyinden yapılan ölçümlere göre yaklaşık hacim/litre hesabı yapılmıştır).

-Yukarıda yer verilen husus neticesinde ise depoya alınan yakıtın litre/hacim bilgileri yakıt alınan firmanın sayacına göre yapılarak kontrol mekanizması işletilememekte, yakıt alınan firma tarafından sunulan litre/hacim bilgileri kabul edilmektedir.

-Depo sorumluluğu verilen personele yazılı bir bildirimde bulunulmamıştır.

-2021 yılı Şubat ayında sorumlu değişikliği yapılmış fakat devir-teslim tutanağı düzenlenmemiştir.

-Depodan yakıt kullanımlarını kurumsal yönetim ilkelerine aykırı olarak sorumluların kendi formatına göre takip etmesi nedeniyle, ocak-şubat ayları için farklı formatta, nisan- aralık ayları için ise farklı formatta takip evrakının tutulması neticesinde sağlıklı bir kontrol mekanizmasının işletilmediği anlaşılmıştır.

-Deponun dış yüzeyinden yapılan ölçümlere göre yaklaşık hacim/litre hesabı çıkarıldıktan sonra sunulan bilgi ve belgelerin incelenmesi neticesinde; Tankın 2020 yıl sonu stok durumu farklı şekillerde ele alınmasına rağmen olağan akışa uygun olmayacak birçok husus tespit edilmiştir. Şöyle ki, sunulan belgelerden tankın 2021 yılı başlangıç stok durumuna göre aylık dolum ve kullanımlar incelenmiş, tankın alabileceği yakıt kapasitesine göre fazla yakıt doldurulduğu ya da eksi bakiye verecek şekilde durumların oluştuğu görülmüştür. Gerek 2021 yılı stok başlangıcı gerekse diğer farklı alternatifleri ele alacak şekilde birçok senaryo oluşturulmuş, bilgi ve belgeler incelenmiş fakat sağlıklı bir sonuca ulaşılamamıştır. Daha sonra şifahen ve mail yoluyla alınan bilgiler neticesinde imzasız ve evrak düzenlenmeden araçlara yakıt kullandırılması nedeniyle söz konusu durumla karşılaşıldığı ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen bilgiler itibariyle, depolara alınan akaryakıt ve buradan kullanımlara ilişkin önemli düzeyde takip-kontrol zafiyeti olduğu görülmektedir. Bu nedenle, depolara alınan akaryakıta ilişkin stok takibinin profesyonelce yapılması, oluşabilecek suiistimalleri önlemek adına gerekli takip sistemlerinin kurulması ve diğer alınacak önlemlerle birlikte oluşturulacak sistem önem arz etmektedir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, Şirket tarafından; 2022/421137 ihale kayıt numaralı “Akaryakıt Tüketim Otomasyon Sistemi (ATOS) ile Akaryakıt Alımı” ihale sürecinin devam etmekte olduğu, ilgili ihalenin teknik şartnamesinin 9’uncu maddesinin Pendik ilçesinde bulunan fidanlığa (Kurnaköy) mobil akaryakıt tankı kurulmasına ilişkin olduğu, bunun sonucunda yeni kurulacak tank ile oluşabilecek takip-kontrol zafiyetlerinin önüne geçilmiş olacağı,

Alibeyköy ve Kurnaköy yerleşkesinde bulanan akaryakıt istasyonlarında sorumlu personel görevlendirilmesi için gerekli işlemlerin yapılacağı,

Kullanmakta olunan ERP sistemine “Mazot” stok kartı açılarak, Alibeyköy ve Kurnaköy yerleşkelerinde bulunan yakıt tanklarına alınan yakıtların kayıtlarının girileceği ve 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı üzerinden giriş çıkış kayıtlarının sağlanacağı,

Depolardan verilen yakıtların Şirketin entegre yönetim sisteminde bulunan “FR- DHMD-020 Araç Yakıt Tüketimi Takip Formu” ile takip edilmesi noktasında sorumlu personele bilgi verilerek ilgili formun kullanıma alındığı,

01.01.2022 itibariyle her aybaşında depolarda bulunan yakıtın ölçülerek kayıt altına alınmaya başlandığı ve takip eden aya devir yapıldığı belirtilmiştir.

Sonuç olarak, Şirket yönetimi tarafından kurumsal yönetim anlayışına uygun önlemler alınarak gerekli takip-kontrol mekanizmasının kurulması gerekmektedir.