Üniversite bünyesinde bulunan beş birimde yapılan fiziki ambar denetimleri sonucunda; tüketim malzemeleri ile makine, teçhizat ve demirbaşların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetiminde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu Kanun’un 44’üncü maddesine dayalı olarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı hususlar tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre

saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde ise Taşınır Kayıt Yetkilileri ile Taşınır Kontrol Yetkililerinin görev ve sorumluluklarına ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Üniversite Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS)’ne kayıtlı ambar ad ve kodları, tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme sicil raporları, ambar tespit raporları, kişilere verilen taşınır teslim belgeleri, ortak kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar listesi ile fiziki ambar sayımları esas alınarak Üniversite’nin yirmi bir biriminde yürütülen denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıda yer almaktadır.

A-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde Spor Bilimleri ve Diş Hekimliği Fakültelerinde ihtiyaç fazlası çok sayıda elektronik cihaz ve demirbaş malzeme bulunduğu ve bu taşınırların uzun süredir ambarlarda bekletildiği tespit edilmiştir.

Üniversitenin birimlerinde bulunan ihtiyaç fazlası taşınırların birimler arasında devri mümkün olmakla birlikte Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi gereğince; kayıtlara alınış tarihi itibariyle beş yılını tamamlamış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırların, bu taşınırlara ihtiyaç duyan idarelere de bedelsiz devri Yönetmelik gereği mümkündür.

Kamu idaresi mevzuat hükümlerine göre işlem yapılmakta olduğunu belirtmişse de tespitlere yönelik herhangi bir çalışma sunulmamıştır.

B-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde temizlik ve genel sarf malzemelerinin çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiği tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasında; taşınır kayıt yetkililerinin ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olacakları belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in 27’nci maddesinin birinci fıkrasında; tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da

yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı üçüncü fıkrasında ise; birinci fıkrada belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak 5’inci madde hükmüne göre işlem yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Üniversitenin nakit akışının olumsuz yönde etkilenmemesi ve kamu kaynaklarının etkin kullanılması amacıyla, tüketim malzemeleri için (kullanım devir hızıyla orantılı şekilde) optimal stok seviyesi belirlenerek ihtiyacın üzerinde tüketim malzemesi satın alınmasının önüne geçilmesi ve teslim alınan tüketim malzemelerinin ise miat kontrollerinde özenli davranılması gerekmektedir.

Kamu idaresi birim ambarlarında saklama koşullarının uygun olduğunu ifade etmişse de Spor Bilimleri Fakültesinde ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde yapılan fiziki tespitlerin sonrasında demirbaş ve sarf ambarlarında saklama koşullarının düzeltildiğine dair bir evrak sunulmamıştır.

C-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde Spor Bilimleri ve Diş Hekimliği Fakültelerinde muhtelif demirbaş ve tüketim malzemelerinin KBS kayıtlarında yer almadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesi gereğince taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek taşınır kayıt yetkilisinin görevleri kapsamındadır.

Kamu idaresi cevabında bulgudaki hususlarda çalışmaların devam etmekte olduğunu ifade etmiştir.

D-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen fiziki sayımlar sonucunda KBS kayıtları ile mevcut sayım miktarlarında uyumsuzluk olduğu; Spor Bilimleri ve Diş Hekimliği Fakültelerinde bazı kalemlerde yüksek miktarda noksan ve/veya fazlalık tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesi gereği taşınır kayıt yetkilisi, ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur. Yönetmelik’in 27’nci maddesi gereğince ise malzemelerin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma,

kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırların ölmesi halinde, “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” ve “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında bulgudaki hususlarda çalışmaların devam etmekte olduğunu ifade etmiştir.

E-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde tüm birimlerde raf tertip ve düzenin bulunmadığı, malların ambar olma özelliği taşımayan mahallerde ve uygun olmayan şartlarda muhafaza altına alındığı, otomatik söndürme sistemi bulunmayan taşınır ambarlarında yangın tüpü bulunmadığı ya da olan yangın söndürme tüplerinin düzenli şekilde kontrol ve bakımının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesi gereğince kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.

Kamu idaresi bu hususta gerekli çalışmaların tamamlandığını ifade etmiştir.

F-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde birimlerde dönem sonu ve görevlilerin değişmesinde fiili ve fiziki olarak mevzuatın öngördüğü biçimde sayım yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 32’nci maddesi gereği kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması; taşınır sayımlarının harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılması ve sayım sonucunda tespit edilen eksik ve fazlalıklarının kayıt altına alınması gerekmektedir.

Kamu idaresi bu hususta sayımların fiziki olarak gerçekleştirildiğini ifade etse de daha önceki başlıklarda işaret edilen kayıt işlemleri tamamlanmadan sağlıklı fiziki sayımların yapılamayacağı aşikardır.

G-Üniversite genelindeki taşınır ambarlarında gerçekleştirilen denetimlerde birimlerde “Dayanıklı Taşınırlar Listesi”nin düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 23’üncü maddesinin beşinci fıkrası gereği taşınırların; oda,

büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle teslim edilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlendiğini ifade etmişse de cevabında birimlerden alınan listeler bulunmamaktadır.

H- Bilimsel Araştırma Projelerini yürütme aşamasında kendilerine fiilen teslim edilen taşınırlara ilişkin “Taşınır Teslim Belgesi”ni imzalamadıkları ve proje bitiminde taşınırları teslim etmedikleri tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 10’uncu maddesinin beşinci fıkrası gereği Demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeli ve bu belge bir başka görevli değil teslim alan tarafından imzalanmalıdır.

Üniversitenin Bap Yönergesi gereği proje kapsamında alınan teçhizatlar ayniyat kaydını müteakip ilgili birimin ayniyat mutemedine zimmetlenmesi gerekmektedir. BAP Komisyonunca desteklenen projeler kapsamında alınan cihazlar, proje süresince proje yürütücüsünün kullanımında olup, BAP komisyonu proje bitiminden sonra cihazların yeni bir projede kullanılmak üzere başka birime devrine karar verebilir, ya da cihazın bulunduğu yerde, başka proje yürütücülerinin kullanımına açılmasını isteyebilir. Proje kapsamında alınan cihazlar, yürütücünün bağlı olduğu bölüm veya Anabilimdalında yapılan çalışmalarda kullanılmayacak özelliklere sahip ise, cihazlar BAP komisyonunca alınıp, başka bir birime veya İleri Teknoloji Araştırma ve Uygulama Merkezine aktarılarak herkezin kullanımına açılmasını sağlayabilir. Ancak yapılan denetimlerde taşınırların proje bitiminde ayniyat kayıtlarında görünmesine rağmen fiilen proje yürütücü ve diğer katılımcıların kullanımında olmaya devam ettiği görülmüştür.

Kamu idaresi cveabında özetle mevzuat hükümlerine göre işlem yaptığını belirtmişse de bitmiş olan projelerdeki taşınırlara yönelik iş ve işlemlere dair kanıtlayıcı belge sunmamıştır.

I- Üniversitede Spor Bilimleri ve Diş Hekimliği Fakültelerinde sergi alanı bulunmaktadır. Ayrıca üniversitede müze mevcut olduğu halde, sergilenmek üzere bulunan taşınırların kayda alınmadığı ve müzede bulunan taşınırlar için “Müze Defteri”nin tutulmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 9’uncu maddesinin c fıkrası gereğince müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için müze defteri tutulmalı ve her bir taşınır için ayrı kayıt yapılmalıdır. Ayrıca aynı yönetmeliğin 21’inci

maddesi uyarınca sergilenen taşınırların da değerlerinin bir komisyon marifetiyle tespit edilip kayda alınması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında sergilenmek üzere bulunan taşınırların kayıt altına alındığına yönelik bir evrak ya da Müze Defteri ibraz etmemiş bu hususta bir açıklama sunmamıştır.

Sonuç olarak; Kamu İdaresinde stok ve taşınır mal yönetimi konusunda eksikliler bulunmakta olup tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda kurumsal bir çalışmanın başlatılması gerekmektedir.