Düzenlenen ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerinin üzerlerinde, düzeltme işlemlerinin yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere,

yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği belirtilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin Gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde; giderlerin gerçekleştirilmesinin harcama yetkililerince belirlenen gerçekleştirme görevlileri tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı ifade edilmiştir.

Söz konusu Kanun’un “Mali Hizmetler Birimi” başlıklı 60’ıncı maddesinin birinci fıkrasının (f) bendinde ise; genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütme görevinin mali hizmetler biriminin görevleri arasında olduğu belirtilmiştir.

Aynı Kanun’un “Muhasebe Hizmeti Ve Muhasebe Yetkilisinin Yetki ve Sorumlulukları” başlıklı 61’inci maddesinde ise; idarelerin tüm mali işlemlerinin kayıt altına alınmasının ve raporlanmasının muhasebe hizmeti kapsamında olduğu, söz konusu madde kapsamında muhasebe yetkilisinin, muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacağı belirtilmiştir. Diğer yandan madde kapsamında muhasebe yetkilisinin ödeme aşamasındaki kontrol görevleri tahdidi olarak sayılmış olup, maddi hata bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü olduğu düzenlenmiştir. Ayrıca sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapılamayacağı ve belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgelerinin düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç bir iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderileceği ve hataların düzeltilmesi veya eksikliklerin giderilmesi halinde ancak ödeme yapılabileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, harcama birimlerinin muhasebe işlemlerinin konusuna göre ilgili muhasebeleştirme belgelerini düzenlemesi gerektiği, söz konusu belgelerde hata veya eksiklik olması halinde ise mali hizmetler müdürlüğü tarafından belgelerin ilgili harcama birimine geri gönderileceği ve söz konusu hata ve eksiklikler giderilmeden ödeme yapılmaması gerektiği anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, harcama birimlerince düzenlenen muhasebeleştirme belgelerine ilişkin olarak mali hizmetler müdürlüğü tarafından tespit edilen hataların ve eksikliklerin, düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine geri gönderilmek yerine, gerekli düzeltme işlemlerinin ilgili belge üzerine doğrudan yapıldığı veya elektronik olarak muhasebe sistemine düzetilerek kaydedildiği ancak belge üzerinde düzeltilmediği tespit edilmiştir. Bu kapsamda

hesap adlarına ilişkin hatalı kayıtların düzeltme işleminin mali hizmetler müdürlüğünce, söz konusu muhasebeleştirme belgeleri üzerinde hatalı hesap adının üzeri çizilerek doğru hesap adının yazılması suretiyle yapıldığı veya hiç düzeltme yapılmayarak doğru hesap adıyla elektronik muhasebe sistemine giriş kaydının yapıldığı görülmüştür.

Muhasebeleştirme belgelerindeki hata ve eksikliklerin mali hizmetler müdürlüğünce düzeltme işlemi yapılmaksızın, ilgili harcama birimine gerekli düzeltmelerin yapılmak üzere geri gönderilmesi ve muhasebe kaydı ve ödeme işleminin ancak söz konusu düzeltme işleminden sonra yapılması gerekmektedir.