İdarenin 2023 Yılı Gençlik Kampı ve Sportif Organizasyonlar Hizmeti Alımı işi kapsamında bulunan “İstanbul Gençlik Oyunları Kayıt Hizmeti” iş kalemine ilişkin teknik şartnamede yazılı tarife uyulmadığı, yüklenicinin 39 ilçede bulunan okullarda İstanbul Gençlik Oyunlarına katılmak isteyen öğrencilerin kayıtlarının alınması hizmetinde kendi personelini kullanması gerekirken, bu hizmetin yüklenici ve idare personelinden oluşan karma ekipler tarafından yerine getirildiği, kayıt hizmeti işinin teknik şartnamede yazılı kurallar çerçevesinde gerçekleşmediği, tüm bunlara rağmen işin teknik şartnameye uygun bir şekilde yapıldığına ilişkin hakedişler düzenlenerek ödeme yapıldığı görülmüştür.

Başakşehir Belediyesi ile İl Milli Eğitim Müdürlüğü ve Gençlik Spor İl Müdürlüğü arasında 2023 yılı içerisinde İstanbul ili genelinde düzenlenecek olan gençlik oyunları projesinin iş birliği protokolü imzalanmıştır. Mezkûr protokol hükümleri uyarınca İdare, İstanbul’un 39 ilçesi kapsamında İstanbul Gençlik Oyunları düzenleme ve bu oyunlara katılmak isteyen öğrencilerin kayıtlarının bulundukları okullarda alınması işini üstlenmiştir.

Söz konusu işin yerine getirilebilmesi adına İdare tarafından 2022/1187199 ihale kayıt numaralı 2023 Yılı Gençlik Kampı ve Sportif Organizasyonlar Hizmeti Alımı işi 23.12.2022 tarihinde ihale edilmiş ve ekonomik açıdan en avantajlı teklif sunan istekli ile 19.01.2023 tarihli ve 24.499.600,00 TL bedelli sözleşme imzalanmıştır. Söz konusu sözleşme bedelinin yaklaşık

%21,31’lik kısmını ise toplam 5.220.000,00 TL (43.500,00 TL birim fiyat x 120 adet) bedelle “Gençlik Oyunları Kayıt Hizmeti” iş kalemi oluşturmaktadır.

İhaleye ilişkin teknik şartnamenin 2023 yılı İstanbul Gençlik Oyunları’nın kayıt hizmetlerine ilişkin tariflerinin yapıldığı maddesinde;

“6.31. İSTANBUL GENÇLİK OYUNLARI KAYIT HİZMETİ:120 ADET”

1. STANT: 200x90x35 cm ölçülerinde plastikten imal edilmiş, 90x180 cm yüzey baskısı ve 85x20 cm alınlık ölçülerinde folyo baskı yapılıp uygulaması yapılacaktır. Stantlar Taşıma çantasında muhafaza edilmiş olacaktır. Toplam 15 adet stant olacaktır.

2. SANDALYE: 200 kg taşıma kapasiteli, beyaz renkli, 2mm alüminyum malzemeden üretilmiş olacak şekilde napolyon sandalye olacaktır. Toplam 60 adet sandalye olacaktır.

3. LAPTOP BİLGİSAYAR VE İNTERNET: Windows 10 Pro işletim sistemine sahip, 4 GB ekran kartı hafızasına sahip, 32 GB Ram, intel core İ5 işlemci tipi olan, 15,6 inç ekran boyutunda olan en az bu veya üzerinde özellikleri olan Laptop bilgisayarlar ve İstanbul içinde yüksek çekim hızı olan taşınabilir olan, kota sınırı bulunmayan 16 mbps hızı olan internet sağlayıcı hizmeti alınacaktır. Laptop bilgisayarlar ve İnternet cihazları özel çantalarında muhafaza edilmiş olacaktır. Toplam 60 adet laptop bilgisayar ve internet sağlayıcı mobil modem olacaktır.

4. OPERASYON: İdare tarafından belirlenecek olan okul listesine göre, İstanbul Avrupa ve Anadolu yakası olmak üzere il genelinde bulunan 15 adet okula, her okula 1 adet stant, 4 adet sandalye, 4 adet laptop ve 4 adet internet modemi nakliyesi, kurulumu ve gün sonunda kaldırılması ve yüklenici bünyesinde depolanması yüklenici tarafından yapılacaktır. Sabah 10:00 da malzemelerin taşınması ve kurulumu tamamlanmış olmalı ve saat 16:00 da sökümü yapılarak depoya kaldırılması sağlanacaktır.

5. ÖĞRENCİ KAYIT: Okullarda kurulan stantlarda ve gerekli ekipman kurulumu yapıldıktan sonra İstanbul Gençlik Oyunlarına Katılımcı kayıtları yüklenici tarafından alınacaktır. Kayıt İşlemleri okullarda Sabah 10:00 ile 16:00 saatleri arasında yapılacaktır. Yemek, nakliye, araç vb. tüm giderler yüklenici tarafından karşılanacaktır. Bir gün içindeki tüm operasyon ve hizmetler 1 adet olarak değerlendirilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

   Teknik şartnamede yer alan gençlik oyunları kayıt hizmeti işinin tarifinde; yüklenici personelinin İstanbul’un 39 ilçesi genelinde yapacağı kayıt hizmeti kapsamında her gün İdarenin belirleyeceği 15 adet okula gideceği, her bir okula 1’er stant kurularak 4’er tane laptop ve internet sağlayıcısı ile hizmet verilerek, gün içerisinde 10:00 ile 16:00 saatleri arasında gidilen okullarda kayıt hizmetinin sağlanacağı belirtilmiştir. Her gün 15 okula gidilerek 10:00 ile 16:00 saatleri arasında bu okullarda 4’er laptop ile hizmet verileceğinden hareketle her bir kayıt ekibinin 4 kişiden oluşacağı ve 1 günde yüklenici tarafından 60 kayıt personeli çalıştırılması gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Bir diğer ifadeyle, yüklenici 4’er kişiden oluşan 15 grup halinde toplam 60 personeli ile kayıt hizmeti vererek, 15 farklı grubun gittiği her bir okulda

   10:00 ile 16:00 saatleri arasında hizmet vermesi karşılığında teklif ettiği birim fiyatı hakedecektir.

   Yapılan incelemede, kayıt işlemlerinde görevli olan personelin tümünün yüklenici personeli olması gerekirken bazı İdare personelinin de bu iş kapsamında çalıştırıldığı, yükleniciye yapılacak ödemelerin 4’er kişiden oluşan 15 kayıt ekibinin birer okulda bir tam gün (10:00 ile 16:00 arası) kayıt hizmeti vermesi karşılığında yapılması gerekirken, ödemelerin ekiplerin gün içinde bulundukları okul sayısın göre yapıldığı, buna göre her bir ekibin günün ilk yarısını (10:00 ile 12:00 arası) bir okulda, kalan kısmını (14:00 ile 16:00 arası) ise başka bir okulda geçirmesi karşılığında hizmetin iki defa yapıldığı kabul edilerek 10:00 ile 16:00 saatleri arasında yapılan iki okula gidilmesi işinin teknik şartname hükümlerine aykırı bir şekilde iki farklı hizmet olarak değerlendirildiği ve ödemelerin buna göre yapıldığı tespit edilmiştir.

   Söz konusu iş kapsamında düzenlenen hakedişler ve eki belgelerin incelenmesi sonucunda;

   • Söz konusu ihalenin 24.499.600,00 TL olan sözleşme bedelinin iş artışları sonucu iş sonu itibarıyla 29.399.520,00 TL olarak gerçekleştiği, Gençlik Oyunları Kayıt Hizmeti iş kaleminin de ihale öncesi 120 adet olarak öngörülen toplam miktarının iş boyunca yapılan eksik işlere rağmen işin sonunda iş artışı ile birlikte 152 olarak gerçekleştiği, 29.399.520,00 TL olan işin toplam maliyetinin 6.612.000,00 TL’lik kısmının bu iş kaleminden oluştuğu,

   • Kayıt ekiplerinde görevlendirilen personelin 1 numaralı hakedişte %41,75’inin, 2 numaralı hakedişte %42,17’sinin, 3 numaralı hakedişte %42,33’ünün ve 4 numaralı hakedişte ise %16,15’inin İdare personelinden oluştuğu,

   • Ödemeye esas alınan gün sayılarının ise öğleden önce ve öğleden sonra kayıt ekiplerinin gittikleri okul sayıları esas alınarak her bir okula gidişin 1 tam günlük çalışmaya karşılık geleceği varsayımı ile hesaplandığı; buna göre ödemeye esas gün sayısının 1 numaralı hakedişte 21 gün olması gerekirken 42 gün olarak, 2 numaralı hakedişte 22 gün olması gerekirken 43 gün olarak, 3 numaralı hakedişte 14 gün olması gerekirken 15 gün olarak ve 4 numaralı hakedişte 50 gün olması gerekirken 52 gün olarak değerlendirildiği, bu suretle toplamda 45 çalışılmayan gün için de ödemede bulunulduğu, anlaşılmıştır.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulguya ilişkin gerekli incelemelerin yapıldığı, bahse konu 2023 yılı Gençlik Kampı ve Sportif Organizasyonlar Hizmet Alımı kapsamındaki gençlik oyunları kayıt hizmeti iş kaleminde sehven yapılan hesap hatasının tespit edildiği, teknik şartnameye göre yapılan yeniden hesaplama sonucunda ortaya konulan fazla ödemenin ilgili firmadan tahsilinin istenerek, söz konusu tutarın Belediyenin banka hesabına nakden yatırılmasının sağlandığı, bundan sonraki süreçte bulguda tespit edilen hususlar ve yasal mevzuat uyarınca işlem tesis edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yüklenicinin sorumluluğunda bulunan bazı işlerin kamu kaynakları kullanılmak suretiyle gerçekleştirilmesi yüklenici lehine bir durumun ortaya çıkmasına sebep olmaktadır. Bununla birlikte, istekli olabilecek firmalar ihale dokümanını inceleyerek ihaleye katılım gösterip göstermeyeceklerine karar vermekte; katılım gösterenler de dokümandaki şartların tamamını göz önünde bulundurarak tekliflerini sunmaktadırlar. Bu yüzden teknik şartnamede belirtilen hususların eksiksiz olarak gerçekleştirilmesi, rekabet ilkesinin sağlanması açısından da önem arz etmektedir.