Kurum tarafından teminat olarak alınan mektuplardan süresi geçmiş ve işlevi bitmiş olanların muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletildiği ve muhasebe kayıtlarından düşülmediği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 434, 435 ve 436’ncı maddelerinde 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabının niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi açıklanarak teminat mektuplarının hangi hallerde alınacağı ve ne şekilde muhasebeleştirileceği izah edilmiştir.

Anılan maddelerde teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığının, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edileceği ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınacağı ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgelerin ilgilisine veya ilgili bankaya iade edileceği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, mali hizmetler birimi uhdesinde bulunan kayıtlı teminat mektuplarının 992 adedinin süresinin geçmiş olduğu, bu teminat mektuplarının toplam tutarının 21.950.552,78 TL olduğu görülmüştür.

Kamu İdaresi cevabında, teminat mektupları hesaplarında izlenen teminat mektuplarından süresi geçmiş olanlar kayıtlardan çıkarılarak bankalara iade edilmek üzere ilgili birimlerden talep edildiği ve Belediye ile ilişiği kalmayan teminat mektuplarının kayıtlardan çıkarılarak iade edildiği ifade edilse de 2021 yılı içerisinde teminat mektupları için ilgili birimlerle yapılan yazışmalardan bir sonuç alınmadığı ve iade edilen teminatların ise 2022 yılında muhasebe kayıtlarından çıkarıldığı görülmüştür. Dolayısıyla 2021 yılı mali tablolarında hata devam etmektedir.

Süresi geçmiş teminat mektuplarının muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesi bilanço dipnotlarında hataya yer verilmesine, mali tabloların muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinden uzaklaşmasına sebep olmaktadır.