İdare tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında mevzuatta öngörülen muayene ve kabul işlemlerinin gerçekleştirilmediği ve muayene kabul komisyonlarının işin uzmanı olmayan kişilerden oluşturulduğu görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinin birinci fıkrasında; teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemlerinin idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı belirtilerek mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe, bunlara ilişkin muayene ve kabul işlemlerinin yapılamayacağı hüküm altına alınmıştır.

Aynı Kanun’un “Görevlilerin ceza sorumluluğu” başlıklı 28’inci maddesinde ise muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanacağı ifade edilmiştir.

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “Muayene ve kabul komisyonlarının kuruluşu” başlıklı 5’inci maddesinde;

“Muayene ve kabul komisyonları, yetkili makam tarafından, biri başkan olmak üzere en az üç (3) kişiden oluşturulur. İşin önemi ve özelliği dikkate alınarak komisyonun üye sayısı, toplam sayı tek olmak üzere yeteri kadar arttırılabilir.

Bu komisyonlarda görevlendirilecek olanların tamamının işin uzmanı olması zorunludur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebilir.

İşin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyeleri, muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev alamaz. Ancak, kontrol teşkilatı üyelerinin muayene ve kabul komisyonu ile birlikte işyerinde, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yerde hazır bulunması zorunludur” denilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Muayene ve kabul komisyonlarının görevleri” başlıklı 6’ncı maddesinde ise;

“Muayene ve kabul komisyonu, 8 inci maddede belirtilen hükümlere göre kurulduğu tarihten itibaren, on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44 - 49 uncu maddelerine göre inceler, muayene eder ve işin niteliğinin ihtiyaç göstermesi halinde gerekli gördüğü kısımların incelemesini ve gerekli görürse işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kabule engel bir durum bulunmadığı takdirde, işin kabulünü yapar” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen Kanun ve Yönetmelik hükümlerine göre mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde muayene ve kabul işlemlerinin, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılması; muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının veya taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanması gerekmektedir.

Ayrıca Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği'nde yer verilen düzenlemelere benzer şekilde Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik ile Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği'nde de yer verilmiştir. Buna göre hizmet alımı, mal alımı ve yapım işlerinin muayene ve kabul işlemlerinde görevlendirilecek personelin işin uzmanı olması gerekmektedir. İdarede işin uzmanı personel bulunmaması durumunda ise 4734 sayılı Kanun kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşlarından uzman veya teknik eleman görevlendirilebilecektir.

Muayene ve kabul komisyonları yapılan alımın ihale mevzuatı, sözleşme ve şartnamelerde yer verilen hükümler doğrultusunda gerçekleşip gerçekleşmediğini bu düzenlemelerde yer verilen hükümler çerçevesinde incelemek ve kontrol etmekle sorumludur. Ayrıca muayene ve kabul işlemlerinin yapılması ilgili yönetmeliklerde düzenlenen sürelerde gerçekleştirilmelidir.

Yapılan incelemede, İdare tarafından yapılan bazı alımlarda ilgili muayene ve kabul komisyonlarının işin uzmanı kişiler tarafından oluşturulmadığı ve bazı harcama birimleri tarafından (Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Fen İşleri Genel Müdürlüğü, Sosyal Destek Müdürlüğü, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü, Bilgi İşlem Müdürlüğü ile Park ve Bahçeler Müdürlüğü) yapılan alımlarda işle ilgili yeterliliği ve bilgisi olmayan kurum kadrosunda işçi olarak görev yapan kişiler tarafından muayene ve kabul işlemlerinin gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.

İdare kadrolarında, mühendis, mimar, tekniker, teknisyen gibi unvanlarda personel bulunmasına rağmen uzmanlık ve teknik yeterliliği olmayan işçi kadrosundaki aynı kişiler birbirinden farklı uzmanlık gerektiren işlerde muayene ve kabul komisyonlarında görevlendirilmiştir. Ayrıca uzmanlık ve teknik yeterliliği olmayan kişilerce yapılan muayene ve kabul işlemlerinde yeterli kontrol sağlanması mümkün olmadığından kabul tutanaklarının sadece imzalanmak suretiyle prosedüre uygun hale getirildiği, gerekli kalite ve kontrol süreçlerinin gerçekleştirilemediği değerlendirilmektedir.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından; bulgu konusuna iştirak edildiği, bulguda belirtilen 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan alımlarda muayene ve kabul işlemlerinin Belediyenin muhtelif birimlerinde yeterli sayıda teknik personel bulunmamasından dolayı işçi kadrosunda olan kişilerden oluşturulduğu, bundan sonra 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan alımlarda muayene kabul işlemlerinin mevzuat esasları çerçevesinde yapılmasının ve usulüne uygun olarak işlem tesis edilmesinin sağlanacağını ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, muayene ve kabul komisyonunun oluşturulmasında ve muayene kabul işlemlerinin yapılmasında yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilmesi gerekmektedir.