Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde;

“Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.” hükmü yer almaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinde;

“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.

…

(4) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaraları esastır.”

Aynı Yönetmelik'in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44'üncü maddesinde ise;

“Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” denilmektedir.

Dolayısıyla muhasebe kayıtları yapılan işlemlere, kayda geçirildikleri tarih esas alınarak yevmiye tarih ve numarası verilmesi gereklidir.

İdarenin 2019 yılı yevmiye defterinde geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapılan işlem sayısı 19’dur. Yevmiye numaraları 1188-1201’e kadar olan 14 adet kaydın yevmiye tarihinin 1187 yevmiye numaralı kaydın tarihinden önce olduğu; 6996- 6997-6998 yevmiye numaralı 3 kaydın tarihinin 6995 numaralı kaydın tarihinden önce olduğu; 8127 ve 8439 yevmiye numaralı 2 adet kaydın yevmiye tarihlerinin ise kendilerinden önce gelen yevmiyelerin tarihlerinden önce olduğu tespit edilmiştir.

Geçmiş tarih verilmek suretiyle geriye dönük yevmiye kaydı yapılabilmesi, muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu yazılım ortamında kayıtların geçmişe dönük yapılabildiği ve manipüle edilebileceği anlamına gelmektedir. Bu da kayıtların doğruluğu, güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk oluşturmaktadır.

Kullanılan yazılım üzerinde gerekli önleyici kontrollerin oluşturulması ile kayıtların geçmişe dönük yapılabilmesinin engellenmesi ve yazılımın geriye dönük yevmiye kaydı oluşturacak şekilde işlem yapmaya izin vermemesinin sağlanması gerekir.